Een adviseur exporteert een conceptrapport naar pdf om het naar de opdrachtgever te sturen. Het rapport zelf is af. In de kantlijn stonden nog drie opmerkingen van een collega, waaronder één die begint met "dit klopt niet, maar dat vertellen we ze niet".
Bij de meeste exports was er niets aan de hand geweest. Bij deze stond markup aan.
Exporteren is omzetten, niet opschonen
Dit is de gedachtefout. "Opslaan als pdf" voelt als een afronding: het document wordt definitief, dus wat er niet in hoort valt eraf.
Wat er feitelijk gebeurt, is een omzetting. Het programma tekent wat het zou afdrukken, en wat het afdrukt hangt af van hoe het document op dat moment wordt weergegeven en welke opties er aanstaan.
Dat betekent dat het resultaat verschilt per keer. Twee mensen die hetzelfde bestand exporteren, kunnen twee verschillende pdf's krijgen.
Per programma
Word. Opmerkingen en bijgehouden wijzigingen zitten in het bestand tot ze zijn opgelost. Of ze in de export belanden, hangt af van de weergave-instelling en of je exporteert met markup. De veilige route loopt niet via de exportinstellingen maar via het bronbestand: accepteer of verwijder alles voordat je exporteert.
Excel. Verborgen rijen en kolommen worden niet afgedrukt en komen dus meestal niet in de pdf. Het echte risico zit bij het delen van het werkblad zelf, want daar is verborgen één klik van zichtbaar. Let daarnaast op verborgen werkbladen en op formules die naar een extern bestand verwijzen: zo'n verwijzing bevat een pad, en een pad bevat vaak een gebruikersnaam.
PowerPoint. Sprekersnotities komen mee zodra je exporteert in een indeling die notities bevat. Bij een gewone dia-export blijven ze weg. Het gaat mis bij de collega die behulpzaam de notities meestuurt.
Uit een systeem. Exports uit een zaak- of dossiersysteem bevatten soms interne verwijzingen, sjabloonnamen en gebruikers-id's die op de pagina niet zichtbaar zijn.
En daarbovenop de metadata
Elke export schrijft nieuwe documenteigenschappen weg: de auteur uit de programma-instellingen, de gebruikte software, een aanmaakdatum, en bij sommige routes het volledige pad van het bronbestand.
Belangrijk detail: dit gebeurt ook als je eerder netjes de metadata hebt opgeschoond. Schoonmaken en daarna opnieuw exporteren betekent opnieuw schoonmaken. Zie wat er in een pdf achterblijft als je alleen de tekst weghaalt.
De controle die alles vangt
Er zijn veel exportinstellingen en ze verschillen per versie en per besturingssysteem. Onthouden welke waar staat, is niet realistisch.
Wat wel werkt, is één controle achteraf die onafhankelijk is van hoe je hebt geëxporteerd:
- Open de pdf.
- Selecteer alles, kopieer, plak in een lege tekstverwerker.
- Lees wat daar staat. Dat is de tekstlaag, en dat is wat een ontvanger of een AI-tool eruit haalt.
- Open de documenteigenschappen en kijk naar auteur, titel en pad.
Twee minuten, en het maakt niet uit welk programma je gebruikte of welke vinkjes er stonden.
Deze controle is ook de enige die werkt bij het uploaden naar een AI-tool, want daar is er niemand die het per ongeluk over het hoofd ziet: de tool leest de tekstlaag uit zoals hij is. Zie wat gebeurt er als je een pdf uploadt naar een chatbot.
