Een document anonimiseren voordat je het deelt
Haal gevoelige gegevens uit een pdf voordat je die deelt of naar een AI-tool stuurt.
Je opent een pdf, ziet precies welke gevoelige gegevens erin staan en maakt een schone kopie voordat je het bestand deelt. Het origineel blijft onaangeraakt; de schone kopie is een apart bestand waarin de weggehaalde tekst echt uit het document is verdwenen, afgedekt met een zwart vlak.
Anonimiseren in het dashboardDirect naar het uploadscherm; meld je aan met je werkaccount.Zo werkt het in het dashboard
Open Anonimiseren
Kies in het menu Document Redactie. Je komt op het scherm Anonimiseren.
Ik zie geen Document Redactie in het menu
Documenten anonimiseren is een module die per organisatie aanstaat. Ontbreekt het menu-item, dan is de module voor jouw organisatie niet ingeschakeld; vraag het na bij je beheerder.
Kies een pdf
Klik op Kies een pdf… of sleep een pdf het scherm in. BeeSensible laadt het document en spoort gevoelige gegevens op: namen, rekeningnummers, adressen, telefoonnummers.
Kijk de selectie na
Alles wat gevonden is staat aangevinkt en gaat er straks uit. In het paneel rechts staan de vondsten gegroepeerd per gegevenstype, met een zoekveld en knoppen om alles in één keer aan of uit te zetten. Klik op een markering in de pagina of op een regel in het paneel om iets juist te laten staan.
Miste de detectie iets? Drie manieren om zelf bij te sturen:
- Vlak tekenen: teken een rechthoek over wat weg moet. Een vlak kan ook op elke pagina op dezelfde plek terugkomen, handig voor een logo in de koptekst.
- Klik op een woord in de pagina en kies Alleen deze of Overal in document.
- Typ een woord in het veld Term maskeren (zonder muis); alle voorkomens worden gemaskeerd.
Bekijk het voorbeeld
Voorbeeld toont hoe de schone kopie eruit gaat zien, voordat er iets definitief is.
Anonimiseer en download
Klik op Anonimiseren; de knop toont hoeveel items eruit gaan. De schone kopie wordt gedownload als naam.anonymized.pdf.
In de desktop-app en de extensie
Hetzelfde controlescherm zit ook op twee andere plekken:
- Desktop-app, tabblad Documenten. Je kiest zelf waar de schone kopie wordt opgeslagen, en het tabblad Inzichten toont jouw eigen aantallen; die blijven op je apparaat.
- Extensie, de tab Documenten in de zijbalk. Sleep een pdf de zijbalk in terwijl je bijvoorbeeld in een chat of e-mail werkt. Na de controle verschijnt de schone kopie als kaart, met een knop als Toevoegen aan chat om het bestand direct in je bericht te zetten; downloaden kan ook. Bestanden tot 25 MB.
Welk profiel geldt
Welke gegevenstypen worden opgespoord, bepaalt een documentprofiel. Je beheerder stelt de standaard in en die geldt automatisch. In het dashboard en de desktop-app kun je in de balk boven het document een ander beschikbaar profiel kiezen, bijvoorbeeld een strenger profiel voordat een bestand de deur uit gaat; de detectie draait dan opnieuw, alleen voor dat document. In de extensie geldt altijd de organisatiestandaard.
Ondersteunde bestanden
Alleen pdf-bestanden. Bij een gescande pdf zonder tekstlaag vindt de automatische detectie niets; het scherm meldt dat, en zelf vlakken tekenen werkt dan nog wel.
Waar je document wordt verwerkt
Via het dashboard, de extensie en de desktop-app gaat het document naar de eigen servers van BeeSensible bij Europese aanbieders, wordt het in het werkgeheugen verwerkt en direct daarna verwijderd. Er wordt niets opgeslagen.
