Privacybeleid

Laatst bijgewerkt: 2 september 2026

Dit beleid gaat over de persoonsgegevens waarvoor BeeSensible zelf verantwoordelijk is: die van websitebezoekers, klanten en gebruikers van onze diensten. We houden ons aan de AVG.

Het gaat niet over de tekst die jij of je organisatie via de Applicatie verwerkt. Daarvoor is je organisatie verantwoordelijk en zijn wij verwerker; dat staat in de Verwerkersovereenkomst (DPA).

#Artikel 1: Wie zijn wij?

BeeSensible is een dienst van Venturo Media B.V., Spijksedijk 1a, 6917 AD Spijk. KvK 72127198, btw NL858996492B01. Voor privacyvragen mail je [email protected].

#Artikel 2: Welke gegevens verwerken we, en waarom?

Wat we verzamelen hangt af van hoe je met ons in contact komt. Per situatie staat hieronder welke gegevens het zijn, waarvoor, op welke rechtsgrond en hoe lang we ze bewaren.

#2.1 Je bezoekt onze website

Gegevens: technische gegevens zoals je IP-adres (geanonimiseerd), browser, besturingssysteem en de pagina's die je bekijkt.

Doel: de website goed en veilig laten werken, en bezoek meten. We meten bezoek zonder cookies.

Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang.

Bewaartermijn: technische logs maximaal 30 dagen.

#2.2 Je maakt een account aan (gratis of betaald)

Gegevens: je naam, e-mailadres, taal en tijdzone, de gegevens van het account waarmee je inlogt (Google, Microsoft, Microsoft Entra ID of de identiteitsprovider van je organisatie), en technische gegevens over je installatie van de extensie en de desktop-app (versie, laatst gezien, of de installatie door je organisatie beheerd wordt).

Doel: je account aanmaken en beheren, je toegang geven en je ondersteunen.

Rechtsgrond: uitvoering van de overeenkomst.

Bewaartermijn: zolang je account bestaat. Verwijder je het, dan zijn je gegevens binnen 30 dagen verwijderd.

Je logt in via onze eigen inlogomgeving. Dat kan met Google, Microsoft of Microsoft Entra ID, met een inloglink die we naar je e-mailadres sturen, of via de identiteitsprovider van je organisatie. Je kunt ook inloggen met gebruikersnaam en wachtwoord; stel je een eigen wachtwoord in, dan bewaren we daarvan alleen een hash.

#2.3 Je organisatie sluit een betaald abonnement af

Gegevens: bedrijfsnaam, adres, KvK-nummer, naam en e-mailadres van de contactpersoon en betaalgegevens (die laatste beheert onze betaalpartner).

Doel: het abonnement uitvoeren, factureren en de administratie bijhouden.

Rechtsgrond: uitvoering van de overeenkomst en een wettelijke plicht (de fiscale administratieplicht).

Bewaartermijn: factuur- en betaalgegevens 7 jaar, zoals de wet voorschrijft. Accountgegevens de contractduur plus 7 jaar.

#2.4 Je neemt contact op of stuurt feedback

Gegevens: je naam, e-mailadres en je bericht.

Doel: je vraag beantwoorden, je helpen en het product verbeteren. Je bericht komt binnen in onze mailbox bij Proton. Vul je het contactformulier op de website in, dan krijgen we daarnaast een bericht met die gegevens in ons interne Slack-kanaal.

Rechtsgrond: uitvoering van de overeenkomst, je toestemming of gerechtvaardigd belang.

Bewaartermijn: maximaal 2 jaar na het laatste contact, tenzij de wet een langere termijn voorschrijft.

#2.5 Je start een proefperiode of meldt je aan voor updates

Gegevens: je e-mailadres en je voornaam.

Doel: je op weg helpen met BeeSensible en je op de hoogte houden. Start je een proefperiode, dan zetten we je e-mailadres op onze lijst voor productmails; gaat je organisatie over op een betaald abonnement of verwijder je je account, dan halen we je van die lijst.

Rechtsgrond: je toestemming. Afmelden kan via de link in elke e-mail.

Bewaartermijn: zolang je aangemeld bent.

#2.6 De Applicatie verwerkt tekst (wij als verwerker)

Terwijl je typt in een ondersteunde webapplicatie, of in een ondersteunde desktoptoepassing als je organisatie de desktop-app gebruikt, analyseert BeeSensible de tekst op gevoelige gegevens. Waar dat gebeurt hangt af van de modus die voor je organisatie is ingesteld:

• In onze EU-cloud. Dit is de standaard. De tekst gaat naar onze eigen servers in de EU, wordt daar in het werkgeheugen verwerkt en meteen gewist. We slaan hem niet op.
• Op je eigen apparaat (lokaal). Is dat voor je organisatie ingericht, dan draait de detectie volledig op je apparaat, via de desktop-app, en verlaat de tekst je apparaat niet.

In beide gevallen sturen we je tekst nooit door naar een externe AI-dienst, en gebruiken we hem nooit om modellen te trainen.

Wat we wél bewaren is een set cijfers over de detectie: om welk type gevoelige gegevens het ging, het niveau, de app of website, de gebruikte detectie-engine, het moment, wat je ermee deed (maskeren, vervangen, weghalen of niets) en of het bericht daarna toch is verstuurd. Volledige prompts, e-mails of chats zitten er niet in, en een gebruikers-id ook niet: de database heeft daar geen kolom voor. Heeft je organisatie afdelingsinzichten aangezet, dan voegt de server de afdeling van de gebruiker toe aan de cijfers; wie het was wordt niet opgeslagen, en afdelingen worden alleen boven een minimale groepsgrootte getoond. Deze cijfers bewaren we maximaal 24 maanden, daarna verwijderen we ze.

Om dezelfde detectie binnen een uur niet dubbel te tellen, hoort daar een technische sleutel bij. Hoe die tot stand komt, verschilt per modus:

• Lokaal: je apparaat maakt een willekeurig kenmerk aan dat losstaat van de gevonden waarde. Alleen dat willekeurige kenmerk wordt verstuurd. De gevonden waarde, en ook een cryptografische hash daarvan, verlaat je apparaat nooit.
• Cloud: omdat de tekst voor de detectie toch al bij ons is, berekenen onze servers de sleutel als een cryptografische hash (SHA-256) van het type en de gevonden waarde. Die hash slaan we op bij de detectiecijfers, met dezelfde bewaartermijn van maximaal 24 maanden. De waarde zelf slaan we niet op. Bij korte, voorspelbare waarden zoals een BSN is zo'n hash in theorie terug te rekenen; we behandelen hem daarom als een persoonsgegeven en niet als een anoniem gegeven. Wil je organisatie dit helemaal niet, dan kan dat met de lokale modus.

Anonimiseer je een pdf, dan verwerken we het document tijdelijk en bewaren we alleen het aantal weggehaalde gegevens.

Deze verwerking is er voor één ding: gevoelige gegevens op tijd zien en je een voorstel doen. We gebruiken hem niet om prestaties te bewaken of mensen te beoordelen.

#2.7 Overzicht van AI-tools (alleen als je organisatie dit aanzet)

Zet je organisatie de module AI Governance aan, dan stelt de extensie op je eigen apparaat vast of een pagina die je bezoekt een AI-tool is. Dat gebeurt op basis van de paginatitel, de metabeschrijving en de aanwezigheid van een chatveld; die kenmerken blijven op je apparaat.

Gegevens: het domein van de bezochte pagina plus een signaal dat het om een AI-tool lijkt te gaan, per organisatie per dag opgeteld; per tool en gebruikscategorie het aantal verstuurde prompts per dag; en van elke melding die BeeSensible bij een AI-tool toont, dat die is getoond en wat er daarna gebeurde (alternatief geopend of toch doorgegaan). Geen gebruikers-id, geen URL-pad, geen paginainhoud en geen opgeslagen promptinhoud. Hoe vaak jij persoonlijk AI-tools gebruikt, wordt op je eigen apparaat samengevat tot één categorie per maand, zoals "wekelijks"; de onderliggende dagelijkse gegevens blijven op je apparaat.

Om een gesprek in een gebruikscategorie zoals "samenvatten" in te delen, gaat in de cloudmodus de eerste prompt naar onze eigen servers in de EU, waar hij wordt ingedeeld en meteen gewist; alleen de categorie telt mee. In de lokale modus doet de desktop-app die indeling op je eigen apparaat.

Doel: je organisatie een beeld geven van welke AI-tools er in gebruik zijn, zodat ze daar beleid op kan maken. Niet om individuele medewerkers te volgen.

Bewaartermijn: zolang de licentie loopt.

#Artikel 3: Welke diensten gebruiken we?

We schakelen een paar externe diensten in om BeeSensible te leveren, telkens onder een verwerkersovereenkomst. We verkopen je gegevens niet.

Voor de detectie:

In de lokale modus is bij de detectie geen enkele externe dienst betrokken. De verwerking gebeurt volledig op het apparaat.

Ondersteunende diensten:

Keycloak, waarmee je inlogt, draait in onze eigen omgeving bij Scaleway en is geen externe partij.

Naar Slack gaan drie dingen. Ten eerste interne berichten over de werking van onze dienst; die bevatten alleen aantallen en technische status. Ten tweede een bericht als er een nieuwe organisatie wordt aangemaakt, met de naam, het e-maildomein, het aantal licenties en het abonnement. Ten derde de berichten die je zelf via ons contactformulier stuurt, met de gegevens die je daarin invult. De extensie en de desktop-app sturen zelf niets naar Slack, en er gaan nooit gegevens over gebruikers van onze klanten naartoe.

#Artikel 4: Gaan je gegevens buiten de EU?

We verwerken je gegevens zo veel mogelijk binnen de EU. De detectie en de opslag draaien in de EU.

Een paar diensten zitten daarbuiten. Paddle zit in het Verenigd Koninkrijk en Proton in Zwitserland; beide landen hebben een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie. Cloudflare (CDN en statistieken), Google en Microsoft (inloggen) en Slack (feedback) zitten in de VS; die doorgifte steunt op het EU-VS Data Privacy Framework of op de standaardcontractbepalingen. GitHub host alleen onze software-images en verwerkt geen persoonsgegevens.

#Artikel 5: Hoe beveiligen we je gegevens?

Verkeer tussen jouw apparaat en onze servers, en tussen onze servers en de detectieomgeving, is versleuteld met TLS. Onze opgeslagen gegevens zijn versleuteld. Verkeer tussen onze eigen componenten onderling loopt binnen een afgeschermd cluster dat niet vanaf internet bereikbaar is; één interne verbinding, tussen onze API en de dienst die pdf's anonimiseert, is nog niet extra versleuteld. Dat staat op onze lijst met verbeteringen.

Toegang krijgt alleen wie het nodig heeft voor zijn werk, via rolgebaseerde rechten. Onze hostingpartners Scaleway en Hetzner zijn ISO 27001-gecertificeerd; BeeSensible zelf heeft die certificering niet. We voeren periodiek beveiligingsbeoordelingen uit.

Logs bevatten technische gegevens van elk verzoek: het IP-adres, de methode, het pad met eventuele parameters, de status en de duur. Berichtinhoud of getypte tekst staat er niet in.

#Artikel 6: Wat zijn je rechten?

Je hebt recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking, bezwaar en overdracht van je gegevens, en je kunt gegeven toestemming intrekken.

Voor de tekst die je typt, geldt dat niet: die bewaren we niet, dus er is geen opgeslagen versie om in te zien of te verwijderen.

Een verzoek stuur je naar [email protected]. We reageren binnen een maand en kunnen je om bevestiging van je identiteit vragen. Ben je ergens niet tevreden over, dan kun je ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

#Artikel 7: Geautomatiseerde besluiten

BeeSensible neemt geen geautomatiseerde besluiten met gevolgen voor jou. Je krijgt een markering met een voorstel; jij beslist wat je doet.

#Artikel 8: Cookies

We gebruiken alleen functionele cookies die nodig zijn om de site te laten werken, plus de beveiligingscookies van Cloudflare, ons CDN. Onze bezoekersstatistieken gebruiken geen cookies en volgen je niet. Tracking- of marketingcookies gebruiken we niet, dus je krijgt geen toestemmingsbanner.

#Artikel 9: Voor organisaties die BeeSensible inzetten

BeeSensible is niet bedoeld om medewerkers te volgen. Een product-DPIA krijg je op aanvraag via [email protected]; je eigen DPIA blijft je eigen verantwoordelijkheid.

#Artikel 10: Wijzigingen

We kunnen dit beleid bijwerken. De datum bovenaan laat zien wanneer dat voor het laatst gebeurde. Bij belangrijke wijzigingen laten we het je weten.