Een enquête
Vraagt mensen welke tools ze gebruiken.
Een momentopname van wat mensen zich op dat moment herinneren.
Shadow AI software
Zie welke AI-tools mensen zelf zijn gaan gebruiken, en besluit per tool wat past.
Welke AI-tools gebruiken mensen buiten het beleid om? Shadow AI is AI die mensen zelf zijn gaan gebruiken: een dienst waarvoor iedereen zich kan aanmelden, die de organisatie niet heeft goedgekeurd en die de afgelopen dertig dagen echt is gebruikt. Shadow AI software maakt dat gebruik zichtbaar op organisatieniveau, zodat je per tool besluit wat past. BeeSensible doet dat vanuit de browser, met alleen het domein van de tool en zonder gebruikers-id. De catalogus van meer dan 1.000 beoordeelde AI-tools helpt bij het besluit.
Liever eerst zelf proberen? 14 dagen gratis, geen creditcard.
app.beesensible.eu/insights/compliance
AI-tools in gebruik
7
Nieuw ontdekt
2
Het probleem
Je weet dat mensen AI gebruiken. Maar welke tools, en met welke gegevens?
Mensen gebruiken AI omdat het hun werk makkelijker maakt. Dat is geen ongehoorzaamheid. Het probleem is dat de organisatie niet weet welke tools het zijn, met welk account, en of daar gevoelige gegevens in gaan.
De enquête ziet zes tools, de browser veertig
Vragenlijsten en facturen laten zien wat mensen zich herinneren en wat is ingekocht. Gratis accounts, AI-functies in bestaande tools en browserextensies vallen erbuiten.
Blokkeren verplaatst het probleem
Een geblokkeerde tool wordt op de telefoon geopend. Het gebruik gaat door, het zicht is weg, en het gevoelige bestand gaat mee.
Volgen is niet nodig
Wie wil weten welke tools in gebruik zijn, hoeft niet te weten wie ze gebruikt. Toch bouwen veel tools een dossier per persoon op, en juist dat willen de AVG en de OR voorkomen.
Functies
Welke functies software voor shadow AI nodig heeft, en wat BeeSensible daarvan doet.
Van ontdekken tot besluiten en zien of het besluit wordt opgevolgd, met per functie wat BeeSensible wel, deels en niet doet.
| Functie | Wat het doet | BeeSensible |
|---|---|---|
| Ontdekken | Signaleren dat een AI-dienst wordt geopend, ook een dienst die gisteren nog niet bestond. | Ja Bekende AI-sites en pagina's die zich als chatbot gedragen. Alleen het domein, anoniem geteld. |
| Inbox met nieuwe tools | Elke tool die de afgelopen 30 dagen is gebruikt en nog geen besluit heeft, in één lijst. | Ja Eén tool tegelijk, en niets staat voorgeselecteerd. Meerdere tools tegelijk beoordelen kan in de catalogus. |
| Risicobeoordeling | Per tool wat er met invoer gebeurt, waar de gegevens worden verwerkt, onder welk recht, en welke incidenten bekend zijn. | Ja Catalogus van meer dan 1.000 tools, zes gewogen dimensies, niveaus Laag tot Kritiek. |
| Beleidsnaleving | Het aandeel AI-gebruik dat via toegestane tools loopt, met de trend. | Ja Op het scherm Naleving, met de kaart "Gebruikt, niet toegestaan": niet-toegestane tools die nog worden gebruikt, en tools zonder besluit. |
| Melding bij het openen van een tool | Het besluit tonen als iemand de tool opent, met het toegestane alternatief. | Ja Een melding in de browser. Doorgaan kan, tenzij de organisatie dat zelf anders instelt. |
| Netwerk- of proxyverkeer | AI-verkeer op de netwerklaag onderscheppen of omleiden. | Nee Er gaat geen internetverkeer via een proxy. BeeSensible werkt in de browser en in de desktop-app. |
| Overzicht per medewerker | Zien wie welke tool gebruikt en hoe vaak. | Nee Bewust niet. De gebruikscijfers bevatten geen gebruikers-id. |
| Blokkeren | De toegang tot een tool technisch afsluiten. | Deels BeeSensible blokkeert niet uit zichzelf: een besluit "niet toegestaan" wordt getoond, en de organisatie kiest of iemand daarna toch kan doorgaan. |
Wat het niet doet
Zie hoe AI wordt gebruikt, zonder medewerkers te volgen.
Software voor shadow AI wordt vaak verward met medewerkersmonitoring. Hier houdt BeeSensible op.
- Geen gebruikers-id en geen inhoud. De organisatie ziet welke tools in gebruik zijn en hoe vaak, nooit wie of wat iemand typte.
- Geen automatisch besluit. Alles start op "nog geen besluit"; de risicoscore is advies.
- Geen proxy en geen omgeleid verkeer. BeeSensible werkt in de browser, en blokkeert niet uit zichzelf.
De aanpak
Van honderden tools naar een handvol besluiten.
Shadow AI is geen incident dat je oplost, maar een stroom die je bijhoudt. Zo ziet dat eruit.
1 Zien
Alles wat opduikt komt in beeld
Bekende AI-tools en nieuwe diensten, anoniem geteld. De Inbox toont alleen wat nog een besluit mist.
2 Beslissen
Per tool een besluit
Met de risicobeoordeling uit de catalogus als advies kies je: toegestaan, beperkt toegestaan, niet toegestaan, of later beslissen.
3 Helpen
Het besluit bereikt de medewerker
Wie een tool opent waarover iets is besloten, ziet dat besluit met het alternatief voorop. Doorgaan kan, tenzij de organisatie anders instelt.
4 Onderbouwen
Zien of het besluit wordt opgevolgd
Hoeveel gebruik via toegestane tools gaat, hoe vaak het alternatief werd gekozen, en welke tools blijven groeien.
en opnieuw Zo werkt de cyclus
Waarom deze aanpak
Waarom een enquête of netwerkmonitoring niet het hele beeld geeft.
Drie gangbare manieren om shadow AI in beeld te krijgen, en wat elk mist.
Netwerkmonitoring
Kijkt naar verkeer naar bekende AI-domeinen.
Mist thuiswerk en AI-functies in tools die al zijn toegestaan.
Medewerkersmonitoring
Registreert wie wat gebruikt.
Botst met de AVG en de OR, en is niet nodig voor organisatiebreed inzicht.
Veelgestelde vragen
Wat mensen vragen voordat ze kiezen.
Wat is shadow AI?
Kort gezegd: AI die mensen gebruiken zonder dat de organisatie die heeft goedgekeurd. Een tool die alleen met een licentie of SSO werkt, telt niet mee, ook al wordt hij gebruikt.
Hoe ontdekt BeeSensible een AI-tool?
De browserextensie merkt dat iemand op een AI-tool zit: een bekende AI-site, of een pagina die zich als chatbot gedraagt. Ze meldt alleen het domein, zonder gebruikers-id, pad of inhoud, en alleen als de organisatie die meting heeft aangezet.
Is shadow AI hetzelfde als niet-toegestaan gebruik?
Nee. Veel shadow AI is gebruik van tools waarover de organisatie nog geen besluit heeft genomen. Dat is een legitieme status, geen overtreding. Pas als de organisatie "niet toegestaan" kiest, wijkt gebruik van die tool af van het beleid.
Kan de ondernemingsraad hier bezwaar tegen hebben?
De OR heeft instemmingsrecht bij voorzieningen die geschikt zijn voor toezicht op medewerkers. BeeSensible is ontworpen om dat niet te zijn: geen gebruikers-id in de gebruikscijfers, geen inhoud, geen doorklik per persoon. Leg dat ontwerp voor aan de OR. De documentatie beschrijft wat wel en niet wordt verwerkt.
Wat gebeurt er als iemand een niet-toegestane tool opent?
Die persoon ziet een duidelijke melding in de browser met het besluit van de organisatie en het toegestane alternatief voorop. Doorgaan kan, tenzij de organisatie dat anders heeft ingesteld. Hoe vaak dat gebeurt, telt mee in de cijfers, zonder namen.
Verder lezen
Meer over shadow AI, van ontstaan tot aanpak.
Zie binnen een dag welke AI-tools er buiten je beleid om draaien.
Alle modules zitten erin. Na twee weken weet je welke tools er zijn, welke nieuw zijn en welke nog een besluit missen.
14 dagen gratis, geen creditcard. Binnen een uur uitgerold in je organisatie.
