Bepaal welke AI-tools je organisatie verantwoord kan gebruiken.
Medewerkers gebruiken ChatGPT, Copilot en allerlei andere AI-tools. Maar welke zijn geschikt voor het werk dat ze ermee doen? Waar worden gegevens verwerkt, welke risico's zijn bekend, en welke afspraken heb je gemaakt? Met het AI-register breng je die informatie bij elkaar en leg je per tool vast wat wel en niet mag.
Het AI-register in het dashboard. Demonstratie met een fictieve organisatie.
Beoordeel een AI-tool op feiten.
Voordat je een tool toestaat, wil je weten wat er met ingevoerde gegevens gebeurt, waar de leverancier zit en welke afspraken gelden. Dat per tool uitzoeken kost dagen.
BeeSensible verzamelt die informatie voor meer dan 1.000 AI-tools: leverancier en moederbedrijf, hosting, of de tool traint op invoer, of er een verwerkersovereenkomst is, certificeringen, bekende incidenten met bron, en een risicoscore over zes dimensies. Gratis en zakelijke varianten staan apart.
Je begint niet bij nul en kunt een besluit onderbouwen. De beoordeling en het besluit blijven van je organisatie; BeeSensible kiest nooit.
Alle tools: de catalogus, met per tool het besluit van deze organisatie. Demonstratie.
Kies per tool wat mag, en onder welke voorwaarde.
Er zijn vier besluiten, en elke tool begint op "nog geen besluit". Niets staat voorgeselecteerd en er is geen standaardbeleid per risicoband.
De tool komt in het register, met de beheerder als verantwoordelijke en een herbeoordeling over een jaar.
Toegestaan binnen een voorwaarde in jullie woorden, zoals "Geen klantgegevens." Die zin ziet de medewerker bij het openen.
Wijs een alternatief aan; de melding zet het voorop. Of de medewerker daarna nog kan doorgaan, kiezen jullie zelf. Zo besloot deze organisatie over DeepSeek, met Microsoft 365 Copilot als alternatief.
De beginstand. Wil je eerst meer weten, kies dan Later beslissen: de tool gaat naar In beoordeling, uit de Inbox, nog zonder besluit. Elk besluit is terug te draaien.
Het dossier van DeepSeek bij deze organisatie: niet toegestaan, met de reden en het alternatief.
Breng de afspraak bij de medewerker.
Een besluit in het register helpt pas als mensen het tegenkomen. Je wilt ook vastleggen wat er gebeurt met een BSN in een prompt en welke gegevens als kritiek tellen.
Jullie bepalen welke melding medewerkers zien als ze een tool openen, welke gegevenstypen worden herkend en hoe streng, en hoe maskeren is ingesteld. Dat geldt voor de hele organisatie, en voor ChatGPT, Claude en Gemini kun je per tool afwijken.
Zo staat het beleid op één plek, en merkt de medewerker het op het moment dat hij een tool opent of gegevens plakt. De mogelijke instellingen staan in de documentatie.
Beleid > Maskeren (de standen) en Beleid > Detectieprofielen. Demonstratie met fictieve instellingen.
Houd het register actueel, zonder spreadsheet.
Een register in een spreadsheet is verouderd zodra het af is. Een nieuwe tool komt er niet in, een verwerkersovereenkomst verloopt ongemerkt, en niemand weet meer waarom iets is toegestaan.
In BeeSensible is toestaan registreren. Elke toegestane tool krijgt een dossier: het besluit en wie het nam, de usecases, de verantwoordelijken, de documenten (verwerkersovereenkomst, DPIA, gebruiksafspraken), het detectieprofiel en een datum voor herbeoordeling. Wat BeeSensible meet, staat ernaast.
Zo blijft het register bij: een nieuwe tool staat in de Inbox tot je beslist, open documenten blijven zichtbaar en voor de herbeoordeling krijgt de verantwoordelijke op tijd een mail. Te exporteren als pdf en CSV.
Klik door het dossier van ChatGPT, zoals het er bij deze organisatie uitziet.
Doorklikbare demonstratie. De organisatie, de mensen en de cijfers zijn fictief.
Overzicht
Besluit, usecases, verantwoordelijken, documenten en herbeoordeling. Wat openstaat, staat bovenaan.
Beleid
De melding bij het openen, het detectieprofiel, en per maskeerfunctie of de tool de organisatie volgt.
Usecases
Waarvoor de tool wordt gebruikt, per afdeling, en hoeveel prompts BeeSensible zag.
Gemeten
Wat BeeSensible zag naast wat is vastgelegd. Wijkt iets af, dan staat het als signaal.
Geschiedenis
Elke wijziging: datum, wie, wat, van en naar.
Wat het register toevoegt aan je verwerkingsregister en je DPIA.
Geen verwerkingsregister
Artikel 30 AVG beschrijft verwerkingen. Het AI-register beschrijft tools en besluiten. Een tool met persoonsgegevens hoort in beide.
Geen juridisch oordeel
De indicatie onder de AI-verordening gaat over de tool en de usecase. Welke plichten gelden, beoordeelt je organisatie.
Geen besluit namens jullie
De risicoscore en de feiten zijn informatie. Het besluit, de voorwaarde en het alternatief zijn van de organisatie.
Zie welke tools in je register horen.
De catalogus staat klaar, het gebruik vult de rest. Liever eerst een ingevuld dossier zien? Vraag een demo.
14 dagen gratis, geen creditcard. Binnen een uur uitgerold in je organisatie.
