Een beleidsdocument op intranet
Beschrijft in algemene termen wat mag en wat niet.
Is tijdens het werk niet altijd bij de hand, en een nieuwe tool staat er nog niet in.
AI policy management software
Maak je AI-beleid zichtbaar op het moment dat iemand een AI-tool opent.
Hoe laat je een AI-beleid gelden tijdens het werk, in plaats van alleen op intranet? AI policy management software wordt vaak gezien als documentbeheer: het beleid schrijven, laten goedkeuren en ondertekenen, versies bewaren. Dat deel doet BeeSensible niet. BeeSensible richt zich op het beleid zoals het in het werk bestaat: een besluit per AI-tool, een eigen voorwaarde als een tool beperkt is toegestaan, en dat besluit in beeld als iemand de tool opent. Daarna zie je in cijfers of het wordt gevolgd, zonder te zien door wie.
Liever eerst zelf proberen? 14 dagen gratis, geen creditcard.
app.beesensible.eu/inbox
Het probleem
Je AI-beleid is goedgekeurd. Hoe zorg je dat het ook tijdens het werk geldt?
Een AI-beleid schrijven is een middag werk. Het laten gelden op de dag dat iemand met een deadline een nieuwe tool opent, is het echte werk. Daar loopt het meestal vast.
Het document beantwoordt de vraag niet
Het beleid zegt: gebruik alleen goedgekeurde tools voor bedrijfsgegevens. De vraag tijdens het werk is: mag ik dit, nu, hiervoor? Dat antwoord staat per tool nergens.
Nieuwe tools vallen buiten het beleid
Er komen steeds AI-diensten bij die er niet waren toen het beleid werd geschreven. Zolang niemand er iets over besluit, geldt er niets. En dat weet ook niemand.
Handhaven wordt blokkeren of niets
Wie het beleid wil laten gelden, kiest tussen de proxy dichtzetten en hopen. Het ene verplaatst het gebruik naar de telefoon, het andere laat het beleid op papier staan.
Functies
Welke functies software voor AI-beleid nodig heeft, en wat BeeSensible daarvan doet.
De categorie loopt van documentbeheer tot handhaving. Dit zijn de functies die bij werkend AI-beleid horen, met per functie wat BeeSensible wel, deels en niet doet.
| Functie | Wat het doet | BeeSensible |
|---|---|---|
| Besluit per tool | Per AI-tool vastleggen wat de organisatie heeft besloten: toegestaan, beperkt toegestaan, niet toegestaan of nog geen besluit. | Ja Alles begint op "nog geen besluit". Niets staat voorgeselecteerd; de risicoscore uit de catalogus is advies. |
| Eigen voorwaarde | Bij "beperkt toegestaan" zelf opschrijven onder welke voorwaarde de tool mag, in de woorden van de organisatie. | Ja Eén korte zin, die verschijnt in de melding als iemand de tool opent. |
| Melding bij het openen van een tool | Het besluit tonen in de browser als iemand de tool opent, niet in een handboek. | Ja Een korte, neutrale melding bij een tool zonder besluit; bij een tool die niet is toegestaan een duidelijke melding met het alternatief voorop. Toegestane tools geven geen melding. |
| Alternatief voorop | Bij een niet-toegestane tool het toegestane alternatief als eerste knop tonen. | Ja De beheerder wijst per tool een voorkeursalternatief aan, bijvoorbeeld Microsoft 365 Copilot. De organisatie kiest of iemand toch kan doorgaan. |
| Meerdere tools tegelijk beoordelen | Een reeks tools in één keer een besluit geven. | Ja In de catalogus (Alle tools), met filters en selectie. De Inbox behandelt bewust één tool tegelijk. |
| Melding per besluit instellen | Kiezen bij welke besluiten een melding verschijnt, en wat er na de melding mag. | Ja Per besluit in te stellen, ook of iemand bij een niet-toegestane tool toch kan doorgaan. |
| Versiebeheer van beleidsdocumenten | Het beleidsdocument schrijven, versies bewaren en publiceren. | Nee BeeSensible beheert geen beleidsdocumenten. Het document blijft waar het staat; hier staan de besluiten die eruit volgen. |
| Workflow met goedkeuringen en handtekeningen | Beleid laten goedkeuren door een stuurgroep en laten ondertekenen door medewerkers. | Nee Daar zijn andere systemen voor. Een besluit per tool zet de beheerder direct in het dashboard. |
| Zien of het besluit wordt gevolgd | Per besluit hoe vaak een melding is getoond, hoe vaak het alternatief is geopend en hoe vaak iemand toch doorging. | Ja Alleen groepscijfers, zonder gebruikers-id. Plus het aandeel AI-gebruik via toegestane tools, met trend. |
Wat het niet doet
Wat BeeSensible niet doet: beleidsdocumenten beheren of uit zichzelf handhaven.
Drie dingen die mensen van deze categorie verwachten en die BeeSensible bewust niet doet.
- Geen beleidsdocument, geen ondertekening en geen goedkeuringsworkflow. Het beleid schrijf je zelf; BeeSensible legt vast wat er per tool uit volgt.
- Blokkeert niet uit zichzelf. Wie een niet-toegestane tool opent, ziet het besluit en het alternatief; of iemand toch kan doorgaan, kiest de organisatie.
- Geen toolmelding in de desktop-app. Meldingen over een besluit verschijnen in de browser; de desktop-app markeert gevoelige gegevens.
De aanpak
Hoe je beleidsdocument een besluit per tool wordt dat de medewerker ziet.
Dezelfde vier stappen, met het beleidsdocument als het deel dat de organisatie zelf schrijft.
1 Zien
Zien welke tools om een besluit vragen
De Inbox toont elke tool die de afgelopen 30 dagen is gebruikt en nog geen besluit heeft. Niet het beleid bepaalt die lijst, maar het gebruik.
2 Beslissen
Per tool beslissen, in eigen woorden
Toegestaan, niet toegestaan, of beperkt toegestaan met een voorwaarde die de organisatie zelf schrijft. Het beleidsdocument is de bron; het besluit per tool is wat ervan overblijft in de praktijk.
3 Helpen
Het besluit verschijnt waar de vraag ontstaat
Wie de tool opent ziet het besluit en de voorwaarde, met het alternatief voorop. Geen handboek, geen zoeken.
4 Onderbouwen
Zien of het besluit wordt opgevolgd
Hoe vaak de melding werd getoond, hoe vaak het alternatief werd gekozen, hoe vaak iemand doorging. Voor de groep als geheel, en als aanleiding om een besluit te herzien.
en opnieuw Zo werkt de cyclus
Waarom deze aanpak
Wat intranet, de proxy en training doen, en wat BeeSensible toevoegt.
Elk heeft een plek. BeeSensible voegt toe: het besluit op het moment dat iemand een tool opent.
Blokkeren via de proxy
Zet bekende AI-domeinen dicht op het netwerk.
Kent de tool van vandaag nog niet, en zonder alternatief zoeken mensen een andere route.
Training
Legt uit wat mag, en waarom.
BeeSensible helpt die kennis toe te passen: wie een tool opent, ziet het besluit en het alternatief.
Veelgestelde vragen
Wat mensen vragen voordat ze kiezen.
Wat is software voor AI-beleid?
Software die AI-beleid beheert. In de brede categorie betekent dat vaak: het beleidsdocument schrijven, goedkeuren, publiceren en laten ondertekenen. BeeSensible doet het operationele deel: per AI-tool een besluit, een eigen voorwaarde waar nodig, dat besluit in beeld zodra iemand de tool opent, en cijfers over of het wordt gevolgd.
Moet ik eerst een AI-beleid hebben?
Nee. Veel organisaties beginnen andersom: eerst zien welke tools in gebruik zijn, dan per tool besluiten. Het beleidsdocument volgt uit die besluiten. Wie al een beleid heeft, vertaalt het naar een besluit per tool.
Wat ziet een medewerker?
Bij een toegestane tool niets. Bij een tool zonder besluit een korte, neutrale melding met het verzoek alleen openbare informatie in te voeren, als de organisatie die melding aanzet. Bij een beperkt toegestane tool de voorwaarde die de organisatie schreef. Bij een niet-toegestane tool, zoals DeepSeek in een organisatie die dat zo heeft besloten, een steviger melding met het goedgekeurde alternatief als eerste knop. De organisatie kiest of iemand daarna toch kan doorgaan.
Kan ik het beleid afdwingen?
BeeSensible blokkeert niet uit zichzelf. Wil je dat medewerkers bij een niet-toegestane tool niet doorgaan, dan stel je dat zelf in. Hoe vaak iemand doorgaat is het signaal om het besluit, het alternatief of de uitleg te herzien.
Waar staat de voorwaarde die ik zelf schrijf?
Bij de status "beperkt toegestaan", per tool, één korte zin. Die zin verschijnt in de melding. De besluiten "niet toegestaan" en "nog geen besluit" gebruiken een vaste tekst.
Kan ik zien wie het beleid niet volgt?
Nee. De cijfers over meldingen en gebruik bereiken de servers zonder gebruikers-id. Je ziet hoe vaak een groep doorging, nooit wie. Dat is een bewuste ontwerpkeuze, mede met het oog op de OR.
Verder lezen
Van beleid op papier naar de praktijk.
Van AI-beleid naar een besluit per tool.
Alle modules zitten erin. Begin met de tools die al in gebruik zijn.
14 dagen gratis, geen creditcard. Binnen een uur uitgerold in je organisatie.
