Een beleidsdocument op intranet
Beschrijft in algemene termen wat mag en wat niet.
Wordt gelezen bij indiensttreding en daarna niet meer. Een tool die er niet in staat, valt onder niets.
AI policy management software
Software voor AI-beleid dat op het werkmoment geldt, niet alleen op intranet.
AI policy management software wordt vaak gezien als een documentbeheersysteem: het beleid schrijven, laten goedkeuren en ondertekenen, versies bewaren. Dat deel doet BeeSensible niet. Het gaat om het beleid zoals het in het werk bestaat: een besluit per AI-tool, een voorwaarde die de organisatie zelf schrijft als een tool beperkt is toegestaan, en dat besluit in beeld op het moment dat iemand de tool opent. Daarna zie je in cijfers of het wordt gevolgd, zonder te zien door wie.
app.beesensible.eu/shadow-ai/inbox
2 nieuw ontdekte AI-tools wachten op je besluit
Het probleem
Het beleid is goedgekeurd. Nu moet het nog gebeuren.
Een AI-beleid schrijven is een middag werk. Het laten gelden op de dag dat iemand met een deadline een nieuwe tool opent, is het echte werk. Daar loopt het meestal vast.
Het document beantwoordt niet de vraag die gesteld wordt
Het beleid zegt: gebruik alleen goedgekeurde tools voor bedrijfsgegevens. De vraag op de werkvloer is: mag ik dit, nu, hiervoor? Dat antwoord staat per tool nergens.
Nieuwe tools vallen buiten het beleid
Er dienen zich steeds AI-diensten aan die er niet waren toen het beleid werd geschreven. Zolang niemand er iets over besluit, geldt er niets, en dat weet ook niemand.
Handhaven wordt blokkeren of niets
Wie het beleid wil laten gelden, kiest tussen de proxy dichtzetten en hopen. Het ene verplaatst het gebruik naar de telefoon, het andere laat het beleid op papier staan.
Functies
Wat je van AI policy management software mag verwachten.
De categorie loopt van documentbeheer tot handhaving. Dit zijn de functies die bij werkend AI-beleid horen, met eerlijk wat BeeSensible wel, deels en niet doet.
| Functie | Wat het doet | BeeSensible |
|---|---|---|
| Besluit per tool | Per AI-tool vastleggen wat de organisatie heeft besloten: toegestaan, beperkt toegestaan, niet toegestaan of nog geen besluit. | Ja Alles begint op "nog geen besluit". Niets staat voorgeselecteerd; de risicoscore uit de catalogus is advies. |
| Eigen voorwaarde | Bij "beperkt toegestaan" zelf opschrijven onder welke voorwaarde de tool mag, in de woorden van de organisatie. | Ja Eén korte zin, die verschijnt in de melding als iemand de tool opent. |
| Melding op het werkmoment | Het besluit tonen in de browser op het moment dat iemand de tool opent, niet in een handboek. | Ja Rustig bij een tool zonder besluit, met bewuste frictie bij een tool die niet is toegestaan. Toegestane tools geven geen melding. |
| Alternatief voorop | Bij een niet-toegestane tool het toegestane alternatief als eerste knop tonen. | Ja De beheerder wijst per tool een voorkeursalternatief aan. Doorgaan kan altijd, na anderhalve seconde ingedrukt houden. |
| Meerdere tools tegelijk beoordelen | Een reeks tools in één keer een status geven. | Ja In de inbox met nieuw ontdekte tools en in de catalogus, met filters en selectie. |
| Melding per status aan of uit | Kiezen bij welke statussen een melding verschijnt. | Ja Eén instelling per organisatie, per status te schakelen. De melding bij "nog geen besluit" staat standaard uit, de andere twee aan. |
| Versiebeheer van beleidsdocumenten | Het beleidsdocument schrijven, versies bewaren en publiceren. | Nee BeeSensible beheert geen beleidsdocumenten. Het document blijft waar het staat; hier staan de besluiten die eruit volgen. |
| Workflow met goedkeuringen en handtekeningen | Beleid laten goedkeuren door een stuurgroep en laten ondertekenen door medewerkers. | Nee Daar zijn andere systemen voor. Een besluit per tool zet de beheerder direct in het dashboard. |
| Zien of het besluit wordt gevolgd | Per besluit hoe vaak een melding is getoond, hoe vaak het alternatief is geopend en hoe vaak iemand toch doorging. | Ja Alleen groepscijfers, zonder gebruikers-id, maximaal één keer per tool per dag. Plus het aandeel AI-gebruik via toegestane tools, met trend. |
Wat het niet doet
Geen documentbeheer, geen handhaving.
Twee dingen die mensen van deze categorie verwachten, en die BeeSensible bewust niet doet. Plus wat daar nog bij hoort.
- Geen beleidsdocument. Het beleid schrijf je zelf, in Word of op intranet. BeeSensible legt vast wat er per tool uit volgt.
- Geen ondertekening en geen goedkeuringsworkflow.
- Geen blokkade. Een tool met status "niet toegestaan" blijft bereikbaar. De medewerker ziet het besluit, ziet het alternatief, en kiest zelf.
- Geen automatisch besluit op basis van risico. Elke status is door de organisatie gezet.
- Geen cijfers per medewerker. Hoe vaak iemand doorging telt mee als groepscijfer, nooit met een naam erbij.
- Geen melding in de desktop-app. Meldingen verschijnen in de browser; de desktop-app meet AI-gebruik en toont niets.
De aanpak
Van beleidsstuk naar besluit naar werkmoment.
Dezelfde vier stappen, met het beleidsdocument als het deel dat de organisatie zelf schrijft.
1 Zien
Zien welke tools om een besluit vragen
De inbox toont de tools die nieuw zijn ontdekt en nog geen status hebben. Niet het beleid bepaalt die lijst, het gebruik.
2 Beslissen
Per tool beslissen, in eigen woorden
Toegestaan, niet toegestaan, of beperkt toegestaan met een voorwaarde die de organisatie zelf schrijft. Het beleidsdocument is de bron; het besluit per tool is wat ervan overblijft in de praktijk.
3 Helpen
Het besluit verschijnt waar de vraag ontstaat
Wie de tool opent ziet het besluit en de voorwaarde, met het alternatief voorop. Geen handboek, geen zoeken.
4 Onderbouwen
Zien of het landt
Hoe vaak de melding werd getoond, hoe vaak het alternatief werd gekozen, hoe vaak iemand doorging. Als groep, en als reden om een besluit te herzien.
en opnieuw Zo werkt de cyclus
Waarom deze aanpak
Tegenover hoe AI-beleid nu meestal wordt geregeld.
Vier gangbare manieren om beleid te laten gelden. Elk heeft een plek; geen van de vier brengt het besluit naar het moment dat iemand een tool opent.
Een acceptable use policy die je laat ondertekenen
Legt de afspraak vast, met een handtekening eronder.
Bewijst dat iemand het document heeft gezien. Zegt niets over wat er sindsdien is geopend.
Blokkeren via de proxy
Zet bekende AI-domeinen dicht op het netwerk.
Verplaatst het gebruik naar de telefoon en het thuisnetwerk, en kent de tool van vandaag niet.
Een jaarlijkse training
Maakt mensen bewust op de dag van de training.
Kennis is geen garantie voor gedrag. Onder tijdsdruk wint de tool die al open staat.
Veelgestelde vragen
Wat mensen vragen voordat ze kiezen.
Wat is AI policy management software?
Software die AI-beleid beheert. In de brede categorie betekent dat vaak: het beleidsdocument schrijven, goedkeuren, publiceren en laten ondertekenen. BeeSensible doet het operationele deel: per AI-tool een besluit, een eigen voorwaarde waar nodig, dat besluit in beeld op het werkmoment, en cijfers over of het wordt gevolgd.
Moet ik eerst een AI-beleid hebben?
Nee. Veel organisaties beginnen andersom: eerst zien welke tools in gebruik zijn, dan per tool besluiten, en het beleidsdocument volgt uit die besluiten. Wie al een beleid heeft, vertaalt het naar een status per tool.
Wat ziet een medewerker?
Bij een toegestane tool niets. Bij een tool zonder besluit een rustige melding met het verzoek alleen openbare informatie in te voeren en een knop om door te gaan, als de organisatie die melding aanzet. Bij een beperkt toegestane tool de voorwaarde die de organisatie schreef. Bij een niet-toegestane tool een steviger melding met het alternatief als eerste knop; doorgaan kan na anderhalve seconde ingedrukt houden.
Kan ik het beleid afdwingen?
Niet met BeeSensible. Doorgaan kan altijd. Het cijfer hoe vaak dat gebeurt is het signaal om het besluit, het alternatief of de uitleg te herzien.
Waar staat de voorwaarde die ik zelf schrijf?
Bij de status "beperkt toegestaan", per tool, één korte zin. Die zin verschijnt in de melding. De statussen "niet toegestaan" en "nog geen besluit" gebruiken een vaste tekst.
Kan ik zien wie het beleid niet volgt?
Nee. De cijfers over meldingen en gebruik bereiken de servers zonder gebruikers-id. Je ziet hoe vaak een groep doorging, nooit wie. Dat is een ontwerpkeuze, ook met het oog op de ondernemingsraad.
Verder lezen
Van beleid op papier naar beleid in de praktijk.
Zet je AI-beleid om in een besluit per tool, en zie het verschijnen waar mensen werken.
Veertien dagen gratis, alle modules, geen creditcard. Begin met de tools die al in gebruik zijn.
14 dagen gratis, geen creditcard. Binnen een uur uitgerold in je organisatie.
