Na een melding over een klantlijst in een chatbot zet de IT-afdeling van een adviesbureau een paar publieke AI-tools dicht op het netwerk. Een goedgekeurd alternatief is er nog niet; dat staat op de planning. Een week later moet een projectleider voor vijf uur een verslag van dertig pagina's samenvatten voor de klant. Ze pakt haar telefoon, opent een gratis chatbot op haar privéaccount en plakt het verslag erin, met de naam van de klant op de eerste pagina.
De blokkade staat nog aan. Het werk is alleen naar een plek gegaan waar niemand het ziet.
Daar is weinig vreemds aan. De projectleider wilde haar werk goed en op tijd afmaken, en AI helpt daarbij. De blokkade nam de tool weg, maar niet de taak. Dat is het eigenlijke onderwerp van dit stuk: niet of je mag beperken, want dat mag, maar wat er nodig is om een beperking te laten doen wat je wilt.
Waarom zoeken mensen een omweg?
Omdat de taak er nog ligt. Een verslag samenvatten, een brief herschrijven, een stuk code uitleggen: wie heeft gemerkt hoeveel tijd AI daarbij scheelt, gaat niet terug naar een half uur handwerk omdat het domein op het netwerk dicht is. Op een telefoon of een thuisverbinding werkt dezelfde tool gewoon.
Dat zie je ook breder. Uit de Work Trend Index 2024 van Microsoft en LinkedIn, onder 31.000 kenniswerkers in 31 landen, blijkt dat 78 procent van de AI-gebruikers eigen AI-tools meeneemt naar het werk. Mensen wachten niet op beleid als het werk vandaag af moet.
De gemeente Eindhoven ontdekte eind 2025 bij een interne analyse dat medewerkers bestanden met persoonsgegevens van inwoners en collega's naar publieke AI-websites hadden geüpload, en blokkeerde daarop die websites. Een begrijpelijke eerste stap. De vervolgvraag is dezelfde als bij het adviesbureau: welke route hebben medewerkers nu wel voor het werk dat ze met die tools deden?
Wat verandert er als er een werkbaar alternatief naast staat?
De beperking krijgt een richting. In plaats van "dit mag niet" zegt de organisatie "gebruik hiervoor deze tool". Dat is een ander gesprek.
Stel dat het adviesbureau Microsoft Copilot heeft ingericht met een zakelijk account en een verwerkersovereenkomst. De projectleider die DeepSeek opent, een tool die het bureau heeft beoordeeld en niet toestaat, ziet dan meteen waar ze wel terechtkan. Het verslag gaat naar een tool waarvoor afspraken gelden, op de laptop, waar het zichtbaar is. De beperking is daarmee geen verbod op AI meer, maar een keuze voor een route.
Een alternatief is werkbaar als het hetzelfde werk doet, ongeveer even snel, en makkelijk te vinden is. Een zakelijke tool die alleen na een aanvraag van twee weken beschikbaar komt, is dat op donderdagmiddag niet. Wat het verschil tussen een gratis en een zakelijk account in de praktijk betekent, staat in gratis versus zakelijk AI-account.
Welke afspraken horen bij een beperking?
Twee soorten, en ze worden vaak door elkaar gehaald.
De eerste gaat over de tool: welke tools mogen, welke niet, en waarom. Eén zin per besluit is genoeg, zolang de reden klopt en het alternatief erbij staat. Hoe je dat per tool vastlegt, staat in vier statussen voor AI-tools.
De tweede gaat over de gegevens: wat hoort in geen enkele AI-tool, ook niet in de goedgekeurde. Cliëntdossiers, medische gegevens, personeelsbeoordelingen. Een tool beperken lost dat niet op, want het gegeven gaat mee naar de volgende tool. Het helpt om die afspraak los te houden van de toollijst, en concrete voorbeelden te geven van wat wel en niet in een prompt hoort.
Hoe help je mensen op het moment dat ze een tool openen?
Door het besluit te laten zien waar het werk gebeurt, in plaats van op het intranet. Daarvoor moet je eerst weten welke tools er in gebruik zijn.
DeepSeek
