Op de agenda van het directieoverleg van een logistiek bedrijf staat één regel: ChatGPT, aan of uit. IT wil het domein dichtzetten na een melding over een klantlijst in een prompt. HR zegt dat de helft van het kantoor het al gebruikt voor mails, offertes en vertalingen, en dat het werk er merkbaar sneller door gaat. Na een half uur schuift het punt door naar de volgende keer.
Het punt schuift door omdat beide kanten gelijk hebben. ChatGPT helpt bij het werk, en een klantlijst in een gratis account is een echt probleem. De vraag "aan of uit" laat geen ruimte voor allebei. De vraag "welk account, onder welke voorwaarde" wel.
Waarom is "aan of uit" voor ChatGPT de verkeerde vraag?
Omdat ChatGPT niet één ding is. Op het scherm ziet het er hetzelfde uit, maar eronder lopen drie soorten accounts door elkaar: een gratis account, een zelf betaald Plus-abonnement en een zakelijke licentie via de organisatie. Bij een gratis of persoonlijk account kan invoer standaard worden gebruikt om het model te verbeteren, tenzij de gebruiker dat zelf uitzet; bij de zakelijke varianten is dat standaard uitgesloten, zoals OpenAI het zelf beschrijft. Wat dat verschil in de praktijk betekent, staat in gratis versus zakelijk AI-account.
Wie ChatGPT "toestaat", zegt dus tegelijk ja tegen drie soorten voorwaarden. Wie het "verbiedt", neemt ook het zakelijke account weg dat het probleem had kunnen oplossen. Wat er daarna vaak gebeurt, met privéaccounts en telefoons, staat in ons artikel over wat er gebeurt als je AI blokkeert zonder werkbaar alternatief. Voor één specifieke tool als ChatGPT is de bruikbaarste vraag kleiner: welk account wijzen we aan?
Welke vier opties zijn er voor ChatGPT?
| Optie | Wat er in de praktijk gebeurt | Wat de organisatie ziet | Wat erbij hoort |
|---|---|---|---|
| Verbieden | Het werk blijft, en een deel van het gebruik verschuift naar privéaccounts, telefoons en andere tools | Weinig; dat gebruik zit buiten het netwerk | Een alternatief dat je bij naam noemt; anders heeft het werk geen route |
| Toestaan zonder afspraken | Gratis, persoonlijke en zakelijke accounts door elkaar, met gevoelige gegevens in alle drie | Het gebruik, maar niet onder welke voorwaarden | Weinig, en dat is het probleem |
| Beperkt toestaan met voorwaarde | Gebruik onder een voorwaarde van één zin, zoals "alleen met het zakelijke account", "geen persoonsgegevens" of "alleen voor intern werk" | Het gebruik en de voorwaarde die erbij hoort | De voorwaarde, kort genoeg om te lezen als de tool opengaat |
| Zakelijke variant als voorkeursroute | De organisatie richt een zakelijk account in en wijst dat aan; het gratis account wordt niet toegestaan, met dat account als alternatief | Het aandeel gebruik dat via de voorkeursroute loopt | Een licentie, een verwerkersovereenkomst en de afspraken over gegevens |
De onderste twee sluiten elkaar niet uit, en voor de meeste organisaties is de combinatie het antwoord. Het zakelijke account zet je op toegestaan, of op beperkt toegestaan met een voorwaarde. Het gratis account zet je op niet toegestaan, met het zakelijke account als alternatief. Wat die statussen precies betekenen, staat in vier statussen voor AI-tools.
Wanneer past een verbod op ChatGPT wel?
Een verbod op het gratis account is goed te verdedigen als het zakelijke account of een andere goedgekeurde tool klaarstaat, en het besluit dat alternatief bij naam noemt. Dan is het geen verbod op AI, maar een keuze voor een route.
Soms heeft een organisatie al een andere tool gekozen, bijvoorbeeld Microsoft Copilot, en wil ze geen tweede zakelijke chatbot. Dan kan ChatGPT als geheel op niet toegestaan worden gezet, met Copilot als alternatief. Hoe je die afweging maakt, lees je in ons artikel over ChatGPT verbieden als Copilot al is toegestaan.
Gegevens die in geen enkele publieke chatbot thuishoren, zoals cliëntdossiers, medische informatie of personeelsbeoordelingen, regel je anders. Dat is geen besluit over de tool, maar over de gegevens, en het hoort in het beleid over wat er in een prompt mag. Anders gaan de gegevens gewoon mee naar de volgende tool. Welke gegevens medewerkers het vaakst in ChatGPT plakken en wat je daarover met ze afspreekt, staat in ons artikel over de privacyrisico's van ChatGPT.
Hoe ziet dat besluit eruit in de praktijk?
Een accountantskantoor zet ChatGPT dicht op het netwerk na een incident met een klantlijst. Drie maanden later merkt de office manager dat junior medewerkers het op hun telefoon gebruiken, en dat twee van hen zijn overgestapt op een andere chatbot die niemand kent. Het kantoor sluit een zakelijk abonnement af, zet dat account op beperkt toegestaan met de voorwaarde "geen klantgegevens", en zet het gratis account op niet toegestaan met het zakelijke account als alternatief. Het gebruik komt terug op de laptop, waar het zichtbaar is, en de onbekende chatbot krijgt een beoordeling.
Dat is geen succesverhaal, maar een gewone correctie. Het kostte een licentie en twee zinnen beleid, en het leverde iets op wat een verbod niet kon: zicht op de vraag of het besluit wordt gevolgd.
BeeSensible legt per tool en per variant het besluit van de organisatie vast, met de voorwaarde of het alternatief erbij. Opent iemand in de browser het zakelijke account, dan ziet die de voorwaarde. Opent iemand een variant die niet is toegestaan, dan verschijnt een melding met het zakelijke account voorop. Of iemand daarna nog kan doorgaan, kiest de organisatie. Wat er na een melding gebeurt, wordt geteld zonder gebruikers-id. Zo ziet het overzicht eruit waarin die besluiten naast het waargenomen gebruik staan:
