ChatGPTEen medewerker van de financiële administratie wil snel weten hoe hij een mail van een leverancier moet beantwoorden. Hij plakt de hele mailwisseling in ChatGPT. Onderaan staan een IBAN, een intern projectnummer, de naam van de budgethouder en een passage over een betalingsachterstand.
Een privacy officer krijgt een concept-DPIA terug van een projectteam. "Kun je deze tekst aanscherpen?" vraagt iemand in Teams. De privacy officer opent ChatGPT in een persoonlijk account, plakt de paragraaf en ziet pas daarna dat er klantnamen, verwerkers, locaties en uitzonderingen op bewaartermijnen in staan.
Dit zijn geen spectaculaire hacks. Zo beginnen datalekken via AI op het werk meestal: met een nuttige vraag en te veel context.
De prompt is een verwerkingsmoment
Voor medewerkers voelt ChatGPT aan als een notitieblok met superkrachten. Wie over privacy en compliance gaat, ziet iets anders: een plek waar informatie wordt verwerkt en mogelijk wordt opgeslagen, gedeeld, onthouden, geanalyseerd of doorgegeven aan een gekoppelde app.
De eerste vraag onder de AVG is dan ook niet of het antwoord van ChatGPT klopt. De eerste vraag is welke persoonsgegevens de medewerker in de prompt heeft gezet, en of die nodig waren.
Laat een supportmedewerker een klacht herschrijven, dan heeft ChatGPT meestal geen echte naam, klantnummer of telefoonnummer nodig. Wil HR een zin in een beoordeling verbeteren, dan zijn het salaris en de medische context zelden nodig. En voor een betalingsmail volstaat in plaats van het echte IBAN vaak een placeholder.
Dat is de kern van verantwoord ChatGPT-gebruik: de taak blijft staan, met zo min mogelijk herleidbare gegevens.
Het maakt uit welke ChatGPT-omgeving je gebruikt
Niet overal in ChatGPT gelden dezelfde privacy-instellingen, en juist dat maakt beleid lastig.
| Omgeving | Standaard voor training | Belangrijkste risico | Centraal beheer |
|---|---|---|---|
| Persoonlijk Free-, Go-, Plus- of Pro-account | Chats kunnen worden gebruikt om het model te verbeteren, tenzij de gebruiker dat uitzet | Chatgeschiedenis, geheugen, gedeelde links, bestanden en gekoppelde apps liggen bij de gebruiker zelf | Geen centrale regie door de organisatie |
| ChatGPT Business | Gegevens uit de werkomgeving standaard niet gebruikt voor training | Beheerders kunnen gesprekken inzien en exporteren (lees wat je werkgever in ChatGPT kan zien) | Beheer van leden, apps, GPT's, instellingen van de werkomgeving en SSO |
| ChatGPT Enterprise of Edu | Gegevens uit de werkomgeving standaard niet gebruikt voor training | Hangt af van de inrichting: apps, rollen, bewaartermijnen, opslaglocatie en rechten | Meeste centrale regie via SCIM, RBAC en beheerinstellingen |
| Temporary Chat | Niet gebruikt voor training | Verschijnt niet in de geschiedenis en komt niet in het geheugen, maar kan tot 30 dagen worden bewaard voor veiligheidscontrole | Nuttig voor de individuele gebruiker, maar geen volledig beheer |
De praktische les: "we gebruiken ChatGPT" is te vaag. Een prompt in een persoonlijk account, in een Business- of Enterprise-omgeving, in een tijdelijke chat, via een GPT met acties of via een gekoppelde app: telkens gaan de gegevens een andere weg. Voor ChatGPT for Healthcare en ChatGPT for Teachers geldt volgens de privacypagina van OpenAI voor organisaties dezelfde regel: standaard geen training.
Zes prompts die privacy officers willen voorkomen
1. De "vat dit klantdossier samen"-prompt. Een medewerker plakt een ticket, intakeformulier of mailwisseling. De samenvatting is handig, maar het model krijgt ook namen, adressen, ordernummers, de klachtgeschiedenis en soms bijzondere persoonsgegevens mee.
2. De "maak dit menselijker"-prompt. HR, zorg, onderwijs en juridische teams gebruiken ChatGPT om tekst vriendelijker of duidelijker te maken. Juist in die teksten staan vaak gegevens over kwetsbare personen, conflicten, gezondheid, prestaties of dossiers.
3. De "kijk even naar deze screenshot"-prompt. Een screenshot van een foutmelding laat vaak meer zien dan de fout zelf: tabbladen, URL's, klantnamen, notificaties, accountnamen, interne projectcodes of productiegegevens.
4. De "ik upload gewoon het bestand"-prompt. Een bestand uploaden voelt netter aan dan plakken. Maar een Word-document kan opmerkingen en bijgehouden wijzigingen bevatten. Een spreadsheet kan verborgen kolommen hebben. Een pdf kan metadata of oude versies bevatten.
5. De "onthoud dit voor later"-prompt. Geheugen is handig voor voorkeuren, maar riskant voor werkinformatie. Onthoudt ChatGPT een klantnaam, projectnaam of gevoelige werkwijze, dan kan die later in andere gesprekken weer meespelen.
6. De "deel even de link"-prompt. Een gedeelde link lijkt intern en tijdelijk. Maar een link uit een persoonlijk account kan iedereen openen die hem heeft, met de klantgegevens of interne context die nog in het gesprek stonden. In 2025 waren gedeelde ChatGPT-gesprekken korte tijd via zoekmachines te vinden (zie de incidenten hieronder). Drie weken later doken honderdduizenden gedeelde Grok-gesprekken op in Google, zoals je leest in ons artikel over de privacyrisico's van Grok op het werk.
De rekening als het misgaat
Onder de AVG is een prompt met herleidbare informatie niet vrijblijvend. Een naam met een klantnummer, een mailadres met de inhoud van een klacht, een BSN, een medisch detail of een HR-notitie: het zijn al snel persoonsgegevens, of ze bevatten die. De organisatie moet dan kunnen uitleggen waarom die verwerking nodig was, onder welke afspraken de tool werd gebruikt, hoe de gegevens tot het minimum zijn beperkt en welke beveiligingsmaatregelen gelden.
De gevolgen houden niet op bij de toezichthouder. Een prompt kan ook de vertrouwelijkheid schenden, het beroepsgeheim raken, bedrijfsgeheimen prijsgeven of afspraken met klanten doorkruisen. Voor Nederlandse organisaties is vooral de combinatie gevaarlijk: medewerkers gebruiken AI om sneller te werken, terwijl de privacybeoordeling nog alleen in beleidstaal bestaat.
In dat gat ontstaan de incidenten.
Wat er bij ChatGPT al is misgegaan
Maart 2023: ChatGPT-bug met chatgeschiedenis en betaalgegevens
OpenAI haalde ChatGPT tijdelijk offline nadat sommige gebruikers door een bug in een opensourcebibliotheek de titels van chats van andere actieve gebruikers konden zien. Later meldde OpenAI dat daardoor mogelijk ook betaalgegevens zichtbaar waren geweest van 1,2% van de ChatGPT Plus-abonnees die in een periode van negen uur actief waren. Bron: OpenAI, maart 2023.
April en mei 2023: Samsung beperkt generatieve AI na interne datalekken
Samsung beperkte tijdelijk het gebruik van generatieve AI op bedrijfsapparaten nadat medewerkers gevoelige interne informatie in ChatGPT hadden geplakt, waaronder broncode en de opname van een vergadering waarvan ze notulen wilden laten maken. Het onderscheid is belangrijk: het ging om wat medewerkers plakten, niet om een klassieke hack. Bronnen: Engadget, april 2023 en TechCrunch, mei 2023.
2023 tot 2026: de Italiaanse privacytoezichthouder en de rechter
De Italiaanse toezichthouder, de Garante, beperkte in maart 2023 tijdelijk de verwerking van gegevens door ChatGPT en onderzocht onder meer de transparantie en de grondslag. In december 2024 maakte de toezichthouder een boete van 15 miljoen euro voor OpenAI bekend, onder meer omdat OpenAI zonder passende grondslag persoonsgegevens voor training had gebruikt en het datalek van maart 2023 niet had gemeld. In maart 2026 verklaarde de rechtbank van Rome het beroep tegen dat besluit gegrond, en de Garante heeft het besluit voorlopig van zijn website gehaald. Bron: Garante, december 2024, met de aantekening over het vonnis.
Juli 2025: gedeelde ChatGPT-gesprekken vindbaar via zoekmachines
In juli 2025 bleken gedeelde ChatGPT-gesprekken via zoekmachines te vinden. Enkele uren na het bericht van TechCrunch meldde OpenAI dat het de optie om gesprekken vindbaar te maken had weggehaald. Het bedrijf noemde het een kort experiment dat mensen te veel kans gaf om per ongeluk iets te delen. Voor organisaties is de les helder: wie een ChatGPT-link deelt, publiceert. Een gedeelde link is geen losse notitie. Bron: TechCrunch, juli 2025.
Technische bugs, medewerkers die te veel plakken, juridische onzekerheid en deelinstellingen die anders werken dan gebruikers verwachten: elk incident laat zien dat het op een andere manier mis kan gaan.
Wat spreek je af met medewerkers?
Medewerkers gebruiken ChatGPT omdat het ze tijd scheelt. De afspraken die dat werkbaar houden, passen op één A4. Leg er drie vast:
- Welk account. Werk hoort in de zakelijke omgeving van de organisatie (ChatGPT Business, Enterprise of Edu), niet in een persoonlijk account in een ander tabblad.
- Welke gegevens niet. Noem ze bij naam: namen van klanten en patiënten, klantnummers, BSN's, gezondheidsgegevens, HR-dossiers, contracten, wachtwoorden en tokens. Heeft de taak een detail nodig, dan volstaat meestal een placeholder. Een langere lijst staat in ons overzicht van wat je wel en niet in een AI-prompt zet.
- Hoe je het nagaat. Vertel vooraf wat je bekijkt, hoe en waarom. Hieronder staan de mogelijkheden.
Die afspraken bepalen ook of je met een datalek te maken hebt. Op 6 augustus 2024 waarschuwde de Autoriteit Persoonsgegevens dat ze meerdere meldingen had gekregen over medewerkers die gegevens van patiënten of klanten in een AI-chatbot hadden ingevoerd. Gebeurt dat tegen de afspraken met de werkgever in, dan is het volgens de AP een datalek, en moet je dat in veel gevallen melden bij de AP en bij de betrokkenen. Hoort het gebruik van de chatbot juist bij het beleid, dan is het geen datalek, maar vaak nog steeds niet wettelijk toegestaan.
Heeft je organisatie een ondernemingsraad, bespreek het dan met de OR voordat je een middel inzet om het gebruik te volgen. De OR heeft instemmingsrecht bij een regeling over voorzieningen die gericht zijn op of geschikt zijn voor controle op aanwezigheid, gedrag of prestaties van medewerkers (art. 27 lid 1 sub l WOR). Of een tool die ChatGPT-gebruik zichtbaar maakt daaronder valt, hangt af van wat die tool kan zien.
Hoe zie je wat medewerkers delen?
Afspraken helpen pas als je weet of mensen zich eraan houden. Er zijn drie routes, en ze verschillen in hoeveel ze lezen.
Gesprekken lezen. In ChatGPT Enterprise en Edu kan de eigenaar van de werkomgeving via de Compliance API toegang geven tot gesprekslogs en die doorzetten naar software voor eDiscovery, DLP of SIEM. Je ziet dan wat er in die werkomgeving gebeurt.
Controleren wat het apparaat verlaat. Op beheerde laptops die bij Microsoft Purview zijn aangemeld, laat DSPM for AI zien wanneer iemand gevoelige gegevens, zoals een creditcardnummer, in ChatGPT plakt, en kan endpoint-DLP waarschuwen of blokkeren. De prompt zelf wordt alleen bewaard als een verzamelbeleid de inhoud vastlegt. Met een koppeling naar SASE- of SSE-software ziet Purview dit ook in het netwerkverkeer.
Tellen in plaats van lezen. De derde route houdt bij hoe vaak gevoelige gegevens in prompts opduiken, welke soorten en in welke tools, maar niet de tekst. Je ziet waar de afspraken niet worden nageleefd, niet wat iemand schreef. Zo werkt BeeSensible: het dashboard toont aantallen en patronen, nooit wat iemand typte.
Welke route past, hangt af van wat je wilt weten. Volgens de AVG moet controle noodzakelijk zijn: bereik je je doel op een minder ingrijpende manier, dan kies je die. De AP vraagt ook dat je medewerkers vooraf vertelt wat wel en niet mag, dat controle mogelijk is, waarom, wanneer en hoe je controleert, en om welke gegevens het gaat (voorwaarden voor controle van werknemers). Wat een werkgever precies mag, lees je in het artikel over controle van AI-gebruik door je werkgever.
Welke ChatGPT-instellingen wél iets doen
Zes instellingen en beheerkeuzes zijn het bekijken waard.
1. Verplaats werk naar een beheerde omgeving Gebruik ChatGPT Business, Enterprise of Edu voor werk. Daar beheert de organisatie leden, apps, GPT's en het delen van gesprekken.
2. Zet modelverbetering uit in persoonlijke accounts Worden er nog persoonlijke accounts gebruikt, zet dan onder Settings > Data controls Improve the model for everyone uit. De stappen per apparaat staan in ons artikel over ChatGPT-training uitzetten.
3. Gebruik Temporary Chat bewust Een tijdelijke chat verschijnt niet in de geschiedenis, maakt geen herinneringen aan en wordt niet gebruikt voor training. OpenAI meldt wel dat kopieën tot 30 dagen bewaard kunnen worden voor veiligheidsdoeleinden (OpenAI over Temporary Chat). Gebruik het dus om risico te beperken, niet als vrijbrief.
4. Controleer het geheugen Een chat wissen haalt niet altijd de herinnering weg die eruit is opgeslagen. Waar je dat controleert, lees je in ons artikel over hoe AI-geheugen werkt.
5. Ruim gedeelde links op Ga naar Settings > Data controls > Shared links > Manage. Verwijder links met werkgegevens, persoonsgegevens of vertrouwelijke context. Links uit een Business-, Enterprise- of Edu-omgeving gaan alleen open voor leden van die omgeving, maar kunnen berichten bevatten die na het delen zijn toegevoegd (OpenAI over gedeelde links). Leg in je beleid vast wanneer een gesprek via een ChatGPT-link gedeeld mag worden.
6. Beperk apps, GPT's en connectors In ChatGPT Business staan veel apps standaard aan; nieuwe Enterprise- en Edu-omgevingen beginnen met een vaste selectie. Beheerders bepalen welke apps beschikbaar blijven en voor welke rollen (OpenAI over apps).
Stappen gecontroleerd op 20 oktober 2026 aan de hand van het OpenAI Help Center.
Waar de instellingen ophouden
Instellingen doen vooral iets nadat de gegevens in ChatGPT zijn aangekomen. Ze bepalen niet of de medewerker het klantnummer, het BSN, de medische context of de interne projectcode had moeten plakken.
Training uitzetten anonimiseert geen prompt. Temporary Chat ziet niet dat er op een screenshot een klantnaam in de browserbalk staat. Een Enterprise-omgeving houdt niet vanzelf tegen dat iemand een volledig HR-dossier meestuurt voor een taalsuggestie.
Wat overblijft, is het menselijke moment: de paar seconden waarin de medewerker nog kan zien wat gevoelig is en het kan maskeren of verwijderen.
Vlak voordat de prompt weggaat
BeeSensible zoekt in tekstvelden naar persoonsgegevens terwijl de medewerker nog typt. De tekst gaat naar de detectiedienst van BeeSensible in de EU, waar de analyse in het werkgeheugen draait en de tekst direct na detectie wordt gewist. In ChatGPT krijgen namen, e-mailadressen, telefoonnummers, IBAN's, BSN's, betaalkaartgegevens en andere ingestelde categorieën zo een markering voordat iemand op Enter drukt.
De medewerker kan de waarde maskeren met een placeholder of verwijderen.
In ChatGPT kan de organisatie ook instellen dat er wordt gemaskeerd bij plakken, bijvoegen en verzenden. Met Context behouden zet de extensie de echte waarden op het scherm van de medewerker terug in het antwoord, terwijl ChatGPT alleen de placeholders ziet.
