Een medewerker klantenservice heeft haast. Een klacht moet vandaag de deur uit, de klant is boos en de eigen formulering wordt steeds stugger. Ze opent ChatGPT op haar privéaccount, plakt de hele mailwisseling erin en vraagt om een vriendelijker antwoord. Een uur later vertelt ze het aan haar teamleider, die het doorstuurt naar de privacy officer. In de mail stonden de naam, het adres, het klantnummer en de opmerking van de klant dat hij door zijn ziekte de betaling had gemist.
De vraag op het bureau van de privacy officer is dan niet of AI gebruiken mag. Die is concreter: is dit een datalek, moet het binnen 72 uur naar de Autoriteit Persoonsgegevens, en wat doen we nu?
Wanneer een prompt een datalek is
De Autoriteit Persoonsgegevens is er duidelijk over. In haar waarschuwing over AI-chatbots (Gecontroleerd op 23 oktober 2026) schrijft de AP dat het een datalek is als een medewerker een chatbot op eigen initiatief en tegen de afspraken van de werkgever in gebruikt, en daarbij persoonsgegevens invoert. De aanbieder van de chatbot krijgt dan toegang tot gegevens waar hij geen toegang toe hoort te hebben.
Hoort het gebruik juist bij het beleid van de organisatie, dan is het volgens de AP geen datalek, maar vaak ook niet wettelijk toegestaan. Dat is een ander probleem, met een andere oplossing: een grondslag, afspraken met de leverancier en een besluit over welke gegevens erin mogen. De AP vraagt organisaties beide situaties te voorkomen.
De AP noemt zelf twee meldingen die ze kreeg. Bij een huisartsenpraktijk had een medewerker tegen de afspraken in medische gegevens van patiënten in een AI-chatbot gezet. Bij een telecombedrijf ging het om een bestand met onder meer adressen van klanten. Meer gevallen, ook van na 2024, staan op onze pagina over AI-datalekken.
Wat je in het eerste uur doet
De AP beschrijft in haar stappenplan bij een datalek vier stappen: overzicht krijgen, de gevolgen beperken, melden en registreren. Bij een prompt in ChatGPT ziet het eerste deel er zo uit.
Vraag wat er precies is geplakt. De hele mailwisseling of één alinea? Ging het om één klant of om een lijst? Stond er een bijlage bij? Vraag de medewerker om de chat te openen en samen te kijken, voordat iemand iets verwijdert. Dat is je bewijs van wat er is gedeeld.
Stel vast welk account het was. Een persoonlijk gratis account, een betaald persoonlijk account of een zakelijke omgeving die de organisatie zelf heeft ingericht. Bij een persoonlijk account heeft de organisatie geen afspraken met OpenAI en geen toegang tot de chat. Het verschil tussen die accounts staat in gratis versus zakelijk AI-account.
Beperk wat je kunt beperken. Laat de medewerker de chat verwijderen nadat je hebt vastgelegd wat erin stond. Volgens het Help Center van OpenAI (Gecontroleerd op 23 oktober 2026) verdwijnt een verwijderde chat meteen uit het account en plant OpenAI de definitieve verwijdering binnen 30 dagen, tenzij OpenAI hem langer moet bewaren voor beveiliging of een wettelijke plicht. Verwijderen maakt het lek dus kleiner, niet ongedaan.
Noteer het tijdstip waarop je het wist. De 72 uur voor een melding lopen vanaf het moment dat de organisatie het datalek ontdekt, niet vanaf het moment van plakken.
Moet het naar de Autoriteit Persoonsgegevens?
Onder artikel 33 van de AVG (Gecontroleerd op 23 oktober 2026) meld je een datalek bij de AP, tenzij het niet waarschijnlijk is dat het een risico oplevert voor de rechten en vrijheden van de mensen om wie het gaat. Die afweging maak je zelf. De AP legt op Datalek: wel of niet melden (Gecontroleerd op 23 oktober 2026) uit waar je op let: hoe gevoelig de gegevens zijn, de context waarin ze staan, hoeveel informatie er over iemand is gelekt en hoeveel mensen het raakt. Bij bijzondere persoonsgegevens, zoals gezondheid, en bij strafrechtelijke gegevens houd je volgens de AP in ieder geval rekening met een hoog risico.
Voor een prompt in ChatGPT komt dat neer op vier vragen.
| Vraag | Wijst op een lager risico | Wijst op een hoger risico |
|---|---|---|
| Welke gegevens? | Een naam en een functie in een zakelijke mail | Gezondheid of strafrechtelijke gegevens, of een context die iemand kwetsbaar maakt |
| Hoeveel mensen? | Eén klant, enkele gegevens | Een geplakte lijst, een export, een dossier |
| Welk account? | Een zakelijke omgeving met afspraken met de leverancier | Een persoonlijk account zonder afspraken |
| Is het terug te halen? | Chat bewaard, inhoud vastgelegd, daarna verwijderd | Niemand weet meer wat er precies in stond |
De AP noemt een ontvanger soms betrouwbaar, zoals een verkeerde collega in de eigen organisatie, en dat kan het risico verlagen. Een AI-aanbieder waarmee je organisatie geen afspraken heeft, valt daar niet zomaar onder: je kent de ontvanger niet en kunt er niet redelijkerwijs op vertrouwen dat er verder niets met de gegevens gebeurt.
Twijfel je na deze afweging nog, dan raadt de AP aan om het zekere voor het onzekere te nemen en wel te melden. Heb je binnen 72 uur nog niet alle feiten, meld dan toch: volgens artikel 33, lid 4, mag je de informatie in stappen aanleveren.
Wanneer je ook de betrokkenen informeert
Artikel 34 van de AVG vraagt meer bij een hoog risico. Dan informeer je ook de mensen om wie het gaat, en wel onverwijld. In het voorbeeld van de klantenservice ging het om één klant, maar wel met een opmerking over zijn ziekte. Dat is een gezondheidsgegeven, en daarmee schuift de afweging richting melden en informeren.
Hoef je niet bij de AP te melden, dan hoef je de betrokkenen ook niet te informeren. Meld je wel bij de AP en informeer je de betrokkenen niet, dan zet je in je melding waarom niet.
Wat er in het datalekregister komt
Elk datalek komt in je interne datalekregister, ook als je het niet meldt. De AVG vraagt in artikel 33 om de feiten, de gevolgen en de maatregelen die je hebt genomen. Voor een AI-datalek is het nuttig om er vier dingen bij te zetten: welke tool, welk account, welke soorten gegevens en waarom je wel of niet hebt gemeld. Die afweging is precies wat een toezichthouder later wil zien.
Het register is ook de plek waar een patroon zichtbaar wordt. Drie meldingen in een kwartaal, steeds een persoonlijk ChatGPT-account bij dezelfde soort taak, zeggen meer over je beleid dan over de medewerkers. De AP raadt aan het register regelmatig te bespreken, met de FG of privacycontactpersoon erbij, zodat je ervan leert.
Hoe je de volgende melding voorkomt
Kijk eerst waarom de medewerker naar een privéaccount greep. Meestal is het antwoord eenvoudig: er was geen goedgekeurde tool voor deze taak, of die was niet bekend. De AP adviseert organisaties om duidelijk af te spreken of chatbots gebruikt mogen worden, en zo ja, welke gegevens er wel en niet in mogen. Een goedgekeurd alternatief, zoals een Microsoft Copilot onder het eigen Microsoft 365-account, haalt veel van de druk weg. Hoe je zo'n afspraak opstelt en volhoudt, staat in AI-beleid handhaven.
En help mensen op het moment zelf. De klacht had met [naam] en [klantnummer] even goed herschreven kunnen worden, en de opmerking over de ziekte hoefde er helemaal niet in. Hoe je gegevens uit een prompt haalt zonder dat de vraag zijn betekenis verliest, staat in onze gids voor het anonimiseren van prompts. Welke gegevens er nooit in horen, lees je in wat je wel en niet met AI deelt.
Een melding bij de AP is achteraf. Wat ervoor ligt, is weten welke AI-tools er gebruikt worden en waar gevoelige gegevens een rol spelen. Daar helpt Zien bij, met aantallen en soorten gegevens, nooit wat iemand typte. Op het moment van plakken krijgen gevoelige gegevens een markering in de tekst, en kiest de medewerker of ze worden gemaskeerd of verwijderd, tenzij de organisatie heeft ingesteld dat dat automatisch gebeurt. Hoe dat werkt, staat bij Helpen. Voor privacy officers die dit soort meldingen beoordelen, is er een eigen pagina: AI-governance voor privacy officers.
