Een adviseur exporteert een conceptrapport naar pdf om het naar de opdrachtgever te sturen. Het rapport zelf is af. In de kantlijn stonden nog drie opmerkingen van een collega, waaronder één die begint met "dit klopt niet, maar dat vertellen we ze niet".
Bij de meeste exports was er niets aan de hand geweest. Bij deze stonden de opmerkingen in beeld.
Exporteren is omzetten, niet opschonen
Hier zit de denkfout. "Opslaan als pdf" voelt als een afronding: het document wordt definitief, dus wat er niet in hoort valt eraf.
Wat er feitelijk gebeurt, is een omzetting. Het programma maakt een pdf van wat het zou afdrukken, en wat het afdrukt hangt af van hoe het document op dat moment wordt weergegeven en welke opties er aanstaan.
Het resultaat kan dus per keer verschillen. Twee mensen die hetzelfde bestand exporteren, kunnen twee verschillende pdf's krijgen.
Per programma
Word. Opmerkingen en bijgehouden wijzigingen zitten in het bestand tot ze zijn opgelost. Of ze in de export belanden, hangt af van de weergave-instelling en van de vraag of opmerkingen en wijzigingen zichtbaar zijn als je exporteert. De veilige route loopt niet via de exportinstellingen maar via het bronbestand: accepteer of verwijder alles voordat je exporteert.
Excel. Verborgen rijen en kolommen worden niet afgedrukt en komen dus meestal niet in de pdf. Het echte risico zit bij het delen van het werkblad zelf, want daar maak je verborgen kolommen met één klik weer zichtbaar. Let daarnaast op verborgen werkbladen en op formules die naar een extern bestand verwijzen: zo'n verwijzing bevat een pad, en een pad bevat vaak een gebruikersnaam.
PowerPoint. Sprekersnotities komen mee zodra je exporteert in een indeling die notities bevat. Bij een gewone dia-export blijven ze weg. Het gaat mis bij de collega die behulpzaam de notities meestuurt.
Uit een systeem. Exports uit een zaak- of dossiersysteem bevatten soms interne verwijzingen, sjabloonnamen en gebruikers-id's die op de pagina niet zichtbaar zijn.
En daarbovenop de metadata
Elke export schrijft nieuwe documenteigenschappen weg: de auteur uit de programma-instellingen, de gebruikte software, een aanmaakdatum, en bij sommige routes het volledige pad van het bronbestand.
Belangrijk detail: dit gebeurt ook als je eerder netjes de metadata hebt opgeschoond. Schoonmaken en daarna opnieuw exporteren betekent opnieuw schoonmaken. Lees ook wat er in een pdf achterblijft als je alleen de tekst weghaalt.
De controle die alles vangt
Er zijn veel exportinstellingen en ze verschillen per versie en per besturingssysteem. Niemand onthoudt welke waar staat.
Wat wel werkt, is één controle achteraf die onafhankelijk is van hoe je hebt geëxporteerd:
- Open de pdf.
- Selecteer alles, kopieer het en plak het in een leeg document.
- Lees wat daar staat. Dat is de tekstlaag, en dat is wat een ontvanger of een AI-tool eruit haalt.
- Open de documenteigenschappen en kijk naar auteur, titel en pad.
Twee minuten, en het maakt niet uit welk programma je gebruikte of welke vinkjes er stonden.
Bij een upload naar een AI-tool werkt alleen deze controle, want de tool ziet niets over het hoofd: hij leest de tekstlaag uit zoals die is. Lees ook wat er gebeurt als je een pdf uploadt naar een chatbot.
