Op maandagochtend opent Anouk Verbeek, teamleider bij een uitvoeringsorganisatie, het weekoverleg in Teams. Naast de zes collega's staat er een zevende deelnemer in de lijst: "Notulist van Esmee". Esmee Stam heeft thuis een gratis AI-notulist gekoppeld aan haar agenda, en die schuift nu bij elke vergadering aan. Niemand weet waar de opname heen gaat. Halverwege vertelt een collega waarom hij vorige week ziek thuis zat.
Het transcript was ook nuttig. Esmee had de actiepunten binnen een minuut in de chat staan. Dat is precies waarom AI-notulisten zo snel rondgaan, en waarom de privacy officer erover moet nadenken voordat het de gewoonte is.
Wat een AI-notulist met je vergadering doet
Een AI-notulist neemt het gesprek op of zet het direct om in tekst, herkent wie er spreekt en maakt daarvan een samenvatting met actiepunten. In de praktijk kom je drie soorten tegen:
- Ingebouwd in Teams of Zoom. Copilot in Teams en AI Companion in Zoom. Ze werken binnen het account van je organisatie en worden door beheerders aan- of uitgezet.
- Een externe notulist die als deelnemer meedoet. Een dienst die aan je agenda wordt gekoppeld en als bot de vergadering in komt. De opname gaat naar de servers van die leverancier.
- Een app op de telefoon of laptop die het geluid in de ruimte of van de computer opneemt. Daarvan ziet de vergadering zelf niets.
Voor de AVG maakt de vorm weinig uit. Stem, namen en alles wat er gezegd wordt over collega's, klanten of burgers zijn persoonsgegevens. Een transcript per spreker legt vast wie wat zei. Het verschil zit in wie de gegevens krijgt en wat je eraan kunt instellen.
Wat de AVG vraagt voordat de notulist meeluistert
De AVG (gecontroleerd op 26 oktober 2026) heeft geen apart artikel over notulisten. De gewone regels gelden, en de meeste zijn met een paar afspraken te regelen.
Een doel dat de opname nodig maakt. Een verslag van een projectoverleg is een ander doel dan het vastleggen van elk werkoverleg voor later. Schrijf op waarom je opneemt. Lukt dat niet in een zin, dan is de opname waarschijnlijk niet nodig.
Informeren voordat het begint. Artikel 13 vraagt dat je mensen vertelt wat je met hun gegevens doet op het moment dat je ze verzamelt. Voor een vergadering betekent dat: aan het begin, niet in een privacyverklaring die niemand leest.
Niet langer bewaren dan nodig. Een samenvatting met actiepunten heeft na een maand vaak geen opname of transcript meer nodig. Spreek af wie verwijdert en wanneer.
Bijzondere persoonsgegevens. Gezondheid, geloof, etnische afkomst en een paar andere categorieën vallen onder artikel 9 en mag je in beginsel niet verwerken. Een verzuimgesprek, een cliëntbespreking in de zorg of een overleg in het wijkteam hoort daarom niet bij een notulist voor het gemak.
Een verwerkersovereenkomst bij een externe partij. Neemt een andere leverancier de vergadering op, dan is dat een verwerker en heb je onder artikel 28 een overeenkomst nodig. Wat daarin hoort, staat in verwerkersovereenkomst voor AI-tools.
Een DPIA bij structureel gebruik. Wil je de notulist organisatiebreed inzetten, ook in gesprekken met burgers of cliënten, dan is de kans groot dat artikel 35 een DPIA vraagt. Hoe je die aanpakt voor AI op de werkvloer, staat in de DPIA voor AI op de werkvloer.
Iedereen aan tafel moet het weten, ook de gast
Over het opnemen van gesprekken van werknemers schrijft de Autoriteit Persoonsgegevens duidelijk. Op de pagina Controle van communicatiemiddelen (gecontroleerd op 26 oktober 2026) staat dat opnemen mag als het noodzakelijk is, dat medewerkers het recht hebben om te weten dat hun gesprek wordt opgenomen, en dat het niet genoeg is om dat eenmalig te melden bij indiensttreding. Ook de gesprekspartner moet vooraf horen dat er wordt opgenomen en waarvoor. Heimelijk opnemen om iemand te begeleiden of te beoordelen mag niet.
De pagina gaat over telefoongesprekken, maar de redenering past ook op een vergadering met een notulist. Voor de notulist van Esmee betekent het: de collega's zagen een extra naam in de lijst, maar niemand heeft gezegd dat er werd opgenomen, door wie en waarvoor. En een externe gast had het nog minder kunnen weten.
Wat Teams en Zoom zelf regelen, en wat niet
De ingebouwde notulisten tonen wel dat ze meedoen. Microsoft schrijft in Start, stop and download live transcripts (Engelstalig, gecontroleerd op 26 oktober 2026) dat alle deelnemers een melding krijgen als de transcriptie begint. Zoom laat volgens zijn AI-whitepaper (Engelstalig, gecontroleerd op 26 oktober 2026) een verlicht AI-icoon zien rechtsboven in de vergadering, en deelnemers kunnen de host vragen de AI-functies uit te zetten.
| Teams met Copilot | Zoom AI Companion | Externe notulist | |
|---|---|---|---|
| Melding aan deelnemers | Bij start van de transcriptie | AI-icoon in beeld | Een extra deelnemer in de lijst |
| Waar het transcript staat | OneDrive van de organisator | Bij Zoom; in te stellen op geen bewaard transcript | Bij de leverancier |
| Training op je vergadering | Niet, volgens Microsoft | Niet, volgens Zoom | Hangt af van de voorwaarden |
| Wie het uitzet | Beheerder en organisator | Beheerder en host | De medewerker die hem koppelde |
Bij Teams is één instelling de moeite waard. In de opties van een vergadering staat bij Copilot de keuze "Only during the meeting". Copilot gebruikt dan spraak-naar-tekst tijdens de vergadering, en na afloop zijn die gegevens en de vragen aan Copilot weg, tenzij iemand de transcriptie heeft gestart. Dat staat in Catch up on meetings with Microsoft Copilot in Teams (Engelstalig, gecontroleerd op 26 oktober 2026). Start iemand wel een transcript, dan komt dat in de OneDrive van de organisator en blijft het tot die het verwijdert. Een bewaartermijn regelt Teams dus niet voor je.
Over training zijn beide leveranciers duidelijk. Zoom schrijft in het deel Data governance and privacy van de whitepaper (Engelstalig, gecontroleerd op 26 oktober 2026) dat het geen audio, video, chat of andere communicatie van klanten gebruikt om de modellen van Zoom of van derden te trainen. Staat het transcript op nul dagen, dan gooit Zoom de tijdelijke tekst weg zodra de samenvatting klaar is. Microsoft schrijft in Data, Privacy, and Security for Microsoft Copilot (Engelstalig, gecontroleerd op 26 oktober 2026) dat prompts, antwoorden en gegevens die Copilot via Microsoft Graph gebruikt, niet worden ingezet om de onderliggende taalmodellen te trainen.
Een externe notulist zet een extra partij aan tafel
De notulist van Esmee is het lastigste geval. Ze koppelde hem met een persoonlijk account, de organisatie heeft geen overeenkomst met de leverancier, en de opname staat ergens waar de organisatie niet bij kan. Of de leverancier op die opnames traint, staat in voorwaarden die niemand heeft gelezen.
Verbieden is hier niet de eerste stap. De vraag is of je een goedgekeurde notulist hebt om naar te verwijzen. Wie Teams met Copilot of Zoom met AI Companion al heeft, kan zeggen: gebruik de ingebouwde, met deze instellingen, en niet bij deze soorten overleg. Dan heeft Esmee een reden om haar eigen notulist los te koppelen.
Wanneer de ondernemingsraad meebeslist
Een transcript per spreker van elk overleg laat zien wie wat zei, hoe vaak en hoe lang. Volgens de AP-pagina De OR en personeelsvolgsystemen (gecontroleerd op 26 oktober 2026) is een systeem waarmee je de aanwezigheid, het gedrag of de prestaties van werknemers kunt controleren een personeelsvolgsysteem, ook als de werkgever het daar niet voor gebruikt. De OR heeft instemmingsrecht bij een regeling voor zo'n systeem. Het is verstandig de OR te betrekken voordat de notulist standaard aan gaat, niet erna.
De afspraken die je vooraf maakt
- Welke notulist is toegestaan? Een ingebouwde, een externe met verwerkersovereenkomst, of geen. Leg het besluit vast in je AI-register, met de reden.
- Bij welk overleg blijft hij uit? Verzuim, beoordeling, vertrouwelijk HR-overleg, cliënt- of patiëntbesprekingen.
- Wie zegt het aan het begin? De organisator, voordat de notulist begint, met het doel erbij. Gasten van buiten horen het ook.
- Wat mag een deelnemer? Bezwaar maken, zonder dat dat iets kost. Dan gaat de notulist uit.
- Hoe lang blijft wat? Samenvatting in het projectdossier, transcript en opname na een vaste termijn weg.
- Wie stelt het in? De beheerder van Teams of Zoom zet de standaard; de organisator kan per vergadering afwijken.
Het meeste daarvan regel je in de instellingen van Teams en Zoom en in een korte afspraak per team. Wat overblijft, is zicht op de notulisten die mensen zelf vinden. In de catalogus van BeeSensible hebben AI-tools een categorie, Vergaderingen is er een van, met per tool of de leverancier op invoer traint, of er een verwerkersovereenkomst is en waar de dienst draait. Opent iemand de webapp van een notulist waarover de organisatie nog niets besloot, dan verschijnt die tool onder Zien en in de Inbox, en het besluit leg je vast onder Beslissen. Een bot die via de agenda aan vergaderingen deelneemt, zet je in Teams of Zoom zelf uit. Voor privacy officers die dit naast de AVG-afspraken willen inrichten, is er AI-governance voor privacy officers.
