Een juridisch adviestraject
Beoordeelt je rol, je systemen en je plichten.
Onmisbaar voor de beoordeling. Het traject heeft een overzicht nodig van welke AI in gebruik is, en dat overzicht veroudert zodra het is opgeleverd.
EU AI Act compliance software
EU AI Act compliance software: wat software wel kan, en wat een beoordeling blijft.
EU AI Act compliance software helpt een organisatie om aan de AI Act te werken. De wet legt de zwaarste plichten bij wie AI-systemen ontwikkelt. De meeste werkgevers ontwikkelen niets; ze gebruiken AI van anderen en zijn daarmee gebruiksverantwoordelijke. Voor die rol is het deel dat software kan dragen overzichtelijk: weten welke AI-diensten in gebruik zijn, per tool een besluit vastleggen, dat besluit aan medewerkers laten zien op het werkmoment, en met cijfers laten zien wat er van AI-geletterdheid in het werk terechtkomt. BeeSensible is een technisch hulpmiddel voor dat deel. Het beoordeelt niet of je voldoet en certificeert niets; dat blijft bij de organisatie en haar juridisch adviseur.
app.beesensible.eu/shadow-ai/risk
AI-tools in gebruik
7
Nieuw ontdekt
2
Het probleem
De wet is er, de deadline schoof, en de vraag blijft: wat moeten we nu regelen?
De berichtgeving over de AI Act gaat over aanbieders, conformiteitsbeoordelingen en CE-markeringen. Voor een werkgever die ChatGPT, Copilot en een wervingstool gebruikt, gaat de wet over iets kleiners en concreters. Dat kleinere deel is waar software kan helpen.
De rol is onduidelijk
Wie AI van een leverancier gebruikt is gebruiksverantwoordelijke, geen aanbieder. De leverancier regelt de documentatie van het systeem. Wat de organisatie ermee doet en wie daarvoor verantwoordelijk is, blijft eigen werk.
Twee plichten gelden al, en ze vragen om bewijs
AI-geletterdheid (artikel 4) en de verboden praktijken (artikel 5) gelden sinds 2 februari 2025. Er is geen certificaat voorgeschreven, maar de vraag hoe je weet dat het werkt, moet je kunnen beantwoorden.
Hoog risico zit vaak in een tool die al draait
AI voor werving, beoordeling, promotie of ontslag staat in bijlage III. Die functie zit soms in een HR-systeem dat niemand als AI heeft herkend. De plichten van artikel 26 gelden daarvoor vanaf 2 december 2027.
Functies
Wat EU AI Act compliance software wel en niet kan doen.
De categorie loopt van GRC-suites voor aanbieders tot een register in een spreadsheet. Dit zijn de taken die bij de AI Act horen, met eerlijk welk deel BeeSensible draagt.
| Taak | Wat het inhoudt | BeeSensible |
|---|---|---|
| Inventaris van AI-diensten in gebruik | Weten welke AI-tools in de organisatie worden geopend, ook de tools die niemand heeft aangevraagd. | Ja Via de browserextensie, alleen het domein, zonder gebruikers-id. Elke tool in de catalogus van 865 heeft een EU AI Act-duiding en een risicoscore. |
| Classificatie van eigen hoogrisicosystemen | Bepalen of een systeem dat je zelf ontwikkelt of ingrijpend aanpast onder bijlage III valt. | Nee Dat is juridisch werk aan de hand van het beoogde doel. De duiding in de catalogus zegt iets over de tool, niets over jouw gebruik ervan. |
| Conformiteitsbeoordeling en technische documentatie | De plichten van de aanbieder: risicobeheer, documentatie, CE-markering. | Nee Voor wie AI-systemen ontwikkelt of op de markt brengt. Een gebruiksverantwoordelijke heeft dit niet nodig, en BeeSensible doet het niet. |
| Beoordeling van gevolgen voor grondrechten (FRIA) | De beoordeling die overheidsorganen en een beperkte groep private organisaties doen voor een hoogrisicosysteem. | Nee Niet in het product. Wel bruikbaar als input: welke tools in gebruik zijn en wat erover is besloten. |
| AI-geletterdheid aantonen | Laten zien dat medewerkers weten wat ze met AI mogen en welke gegevens niet in een prompt horen. | Deels Geaggregeerde cijfers over gedrag op het werkmoment: hoe vaak een melding werd getoond en gevolgd, hoe vaak gevoelige gegevens een markering kregen. Geen trainingsregistratie, geen presentielijst. |
| Besluit en voorwaarde per tool | Per AI-tool vastleggen wat de organisatie heeft besloten, met een eigen voorwaarde waar dat past. | Ja Toegestaan, beperkt toegestaan, nog geen besluit, niet toegestaan. Alles begint op "nog geen besluit"; BeeSensible kiest nooit zelf. |
| Verantwoordingsweergave per kader | Cijfers koppelen aan maatregelen per wettelijk kader, met een status per maatregel. | Deels Vandaag voor de AVG en NIS2, met een eerlijke status "Niet onderbouwd" waar de cijfers een maatregel niet dragen. |
| Werknemers informeren | Medewerkers laten weten wat er over een AI-tool is besloten. | Ja Op het werkmoment: wie een tool opent waarover iets is besloten, ziet dat besluit in de browser, met het toegestane alternatief voorop. Doorgaan kan altijd. De informatieplicht van artikel 26 bij een hoogrisicosysteem is een gesprek met werknemers en OR vooraf, geen melding. |
Wat het niet doet
Een hulpmiddel, geen oordeel.
Wie compliance software koopt, hoopt soms dat de software het antwoord geeft. Dat doet BeeSensible niet, en dat hoort zo.
- Geen juridische eindbeoordeling. Of je aan de AI Act voldoet, bepaalt de organisatie met haar adviseur, niet een dashboard.
- Geen certificering en geen compliancegarantie. De cijfers onderbouwen maatregelen; ze bewijzen geen compliance.
- Geen conformiteitsbeoordeling, technische documentatie of CE-markering. Dat is werk voor aanbieders.
- Geen classificatie van je eigen systemen. De EU AI Act-duiding in de catalogus zegt iets over de tool, niet over hoe jij hem inzet.
- Geen AI Act als kader in de verantwoordingsweergave. Die koppelt vandaag cijfers aan maatregelen voor de AVG en NIS2.
- Geen blokkade en geen besluit namens de organisatie. Elke status is een keuze van de klant, en alles begint op "nog geen besluit".
De aanpak
Begin bij het overzicht dat klopt.
De plichten van een gebruiksverantwoordelijke beginnen allemaal bij dezelfde vraag: welke AI is in gebruik. Daarna volgen besluit, uitleg en onderbouwing, en dan begint het overzicht opnieuw.
1 Zien
Welke AI er echt in gebruik is
Elke AI-tool die mensen openen komt in beeld, anoniem geteld, met de EU AI Act-duiding en de risicoscore uit de catalogus erbij.
2 Beslissen
Per tool een besluit
Hoog risico, verboden functie of gewoon gebruik: die indeling maak je zelf. In BeeSensible leg je per tool vast wat is besloten, met een voorwaarde waar dat past.
3 Helpen
Het besluit bereikt de medewerker
Wie een tool opent waarover iets is besloten, ziet dat besluit. Gevoelige gegevens krijgen een markering terwijl iemand typt. Zo wordt AI-geletterdheid concreet op het moment dat het telt.
4 Onderbouwen
Wat je kunt onderbouwen, en wat niet
Hoe vaak een melding werd gevolgd, hoe vaak een markering iets veranderde, hoeveel gebruik via toegestane tools loopt. Met "niet onderbouwd" waar de cijfers zwijgen.
en opnieuw Zo werkt de cyclus
Waarom deze aanpak
Naast wat er al is, niet in plaats van.
Een juridisch traject, een GRC-suite, een spreadsheet en afwachten: elk beantwoordt een ander deel van de vraag. Geen van de vier ziet wat er vandaag in de browser gebeurt.
Een GRC-suite
Beheert beleid, risico's en controles voor de hele organisatie.
Gebouwd voor aanbieders en grote programma's. Registreert wat iemand invoert, ziet niet wat mensen openen.
Een AI-register in Excel
Een lijst met tools, eigenaren en besluiten.
Beschrijft de dag waarop hij werd gemaakt. Een tool die niemand heeft gemeld, staat er niet in.
Afwachten tot de handhaving
Kijken wat de toezichthouder met de eerste zaken doet.
Artikel 4 en 5 gelden al sinds februari 2025, en de AVG wachtte nooit.
Veelgestelde vragen
Wat mensen vragen voordat ze kiezen.
Wat is EU AI Act compliance software?
Software die helpt bij de plichten uit de AI Act. Voor aanbieders gaat dat over risicobeheer, documentatie en conformiteitsbeoordeling. Voor werkgevers die AI van anderen gebruiken, gaat het over een kleiner deel: weten welke AI in gebruik is, per tool besluiten, medewerkers informeren en AI-geletterdheid onderbouwen. BeeSensible richt zich op dat tweede deel.
Zijn wij aanbieder of gebruiksverantwoordelijke?
Gebruik je een AI-systeem dat een ander heeft ontwikkeld, onder eigen gezag en voor eigen werk, dan ben je gebruiksverantwoordelijke. Aanbieder word je als je zelf een systeem ontwikkelt, onder eigen naam uitbrengt, of een bestaand systeem zo aanpast dat het een ander doel of een hoger risico krijgt. Voor de meeste werkgevers is de eerste rol de enige.
Welke plichten gelden nu al?
Sinds 2 februari 2025: maatregelen voor AI-geletterdheid (artikel 4) en de verboden praktijken (artikel 5), waaronder emotieherkenning op de werkplek. Sinds 2 augustus 2026 de transparantieregels van artikel 50 voor wie een chatbot richting klanten inzet. De plichten voor hoogrisicosystemen uit bijlage III, zoals AI voor werving en beoordeling, gelden na de Digital Omnibus vanaf 2 december 2027.
Maakt BeeSensible ons AI Act-compliant?
Nee, en geen software doet dat. BeeSensible laat zien welke AI in gebruik is, legt besluiten vast, toont die op het werkmoment en levert cijfers zonder gebruikers-id. Of dat samen voldoet, beoordeelt de organisatie met haar juridisch adviseur. De verantwoordingsweergave koppelt cijfers vandaag aan maatregelen voor de AVG en NIS2.
Helpt dit bij hoogrisicosystemen in HR?
Deels. BeeSensible laat zien dat een tool in gebruik is en wat erover is besloten. Of die tool een hoogrisicosysteem is, hoe het menselijk toezicht wordt belegd en wat er in de FRIA komt, blijft werk van de organisatie. Het overzicht is daarvoor wel bruikbare input.
Verder lezen
De AI Act, per vraag.
Begin met het overzicht waar elke plicht bij begint.
Veertien dagen gratis, alle modules, geen creditcard. Na twee weken weet je welke AI-tools in gebruik zijn, en welke nog een besluit missen.
14 dagen gratis, geen creditcard. Binnen een uur uitgerold in je organisatie.
