Een juridisch adviestraject
Beoordeelt je rol, je systemen en je plichten.
Onmisbaar voor de beoordeling. Het traject heeft een overzicht nodig van welke AI in gebruik is, en dat overzicht veroudert zodra het is opgeleverd.
EU AI Act compliance software
Wat je als werkgever regelt voor de AI Act, en waar software daarbij helpt.
De AI-verordening (AI Act) legt de zwaarste plichten bij wie AI-systemen ontwikkelt. De meeste werkgevers ontwikkelen niets; ze gebruiken AI van anderen en zijn daarmee gebruiksverantwoordelijke. Voor die rol is het deel dat EU AI Act compliance software kan oppakken overzichtelijk: weten welke AI-diensten in gebruik zijn, per tool een besluit vastleggen, dat besluit tonen zodra iemand de tool opent en met cijfers laten zien wat er van AI-geletterdheid in het werk terechtkomt. BeeSensible is een hulpmiddel voor dat deel. Het beoordeelt niet of je voldoet en certificeert niets; dat blijft bij de organisatie en haar juridisch adviseur.
Liever eerst zelf proberen? 14 dagen gratis, geen creditcard.
app.beesensible.eu/insights/compliance
AI-tools in gebruik
7
Nieuw ontdekt
2
Het probleem
De wet is er. Wat moeten we regelen?
De berichtgeving over de AI-verordening gaat over aanbieders, conformiteitsbeoordelingen en CE-markeringen. Voor een werkgever die ChatGPT, Copilot en een wervingstool gebruikt, gaat de wet over iets kleiners en concreters. Bij dat kleinere deel kan software helpen.
De rol is onduidelijk
Wie AI van een leverancier gebruikt is gebruiksverantwoordelijke, geen aanbieder. De leverancier regelt de documentatie van het systeem. Wat de organisatie ermee doet en wie daarvoor verantwoordelijk is, blijft eigen werk.
Twee plichten gelden al
AI-geletterdheid (artikel 4) en de verboden praktijken (artikel 5) gelden sinds 2 februari 2025. Er is geen certificaat voorgeschreven. Maar hoe je weet dat het werkt, moet je kunnen uitleggen.
Hoog risico zit vaak in een tool die al draait
AI voor werving, beoordeling, promotie of ontslag staat in bijlage III. Die functie zit soms in een HR-systeem dat niemand als AI heeft herkend. De plichten van artikel 26 gelden daarvoor vanaf 2 december 2027.
Functies
Welke taken de AI-verordening je geeft, en welk deel BeeSensible voor zijn rekening neemt.
De categorie loopt van GRC-suites voor aanbieders tot een register in een spreadsheet. Dit zijn de taken die bij de AI-verordening horen, met per taak welk deel BeeSensible voor zijn rekening neemt.
| Taak | Wat het inhoudt | BeeSensible |
|---|---|---|
| Inventaris van AI-diensten in gebruik | Weten welke AI-tools in de organisatie worden geopend, ook de tools die niemand heeft aangevraagd. | Ja Via de browserextensie, alleen het domein, zonder gebruikers-id. Elke tool in de catalogus van meer dan 1.000 heeft een indeling volgens de AI-verordening en een risicoscore. |
| Classificatie van eigen hoogrisicosystemen | Bepalen of een systeem dat je zelf ontwikkelt of ingrijpend aanpast onder bijlage III valt. | Nee Dat is juridisch werk aan de hand van het beoogde doel. De indeling in de catalogus zegt iets over de tool, niets over jouw gebruik ervan. |
| Conformiteitsbeoordeling en technische documentatie | De plichten van de aanbieder: risicobeheer, documentatie, CE-markering. | Nee Voor wie AI-systemen ontwikkelt of op de markt brengt. Een gebruiksverantwoordelijke heeft dit niet nodig, en BeeSensible doet het niet. |
| Beoordeling van gevolgen voor grondrechten (FRIA) | De beoordeling die overheidsorganen en een beperkte groep private organisaties doen voor een hoogrisicosysteem. | Nee Niet in het product. Wel bruikbaar als input: welke tools in gebruik zijn en wat erover is besloten. |
| AI-geletterdheid aantonen | Laten zien dat medewerkers weten wat ze met AI mogen en welke gegevens niet in een prompt horen. | Deels Geaggregeerde cijfers over wat mensen tijdens het werk doen: hoe vaak een melding werd getoond en gevolgd, hoe vaak gevoelige gegevens een markering kregen. Geen trainingsregistratie, geen presentielijst. |
| Besluit en voorwaarde per tool | Per AI-tool vastleggen wat de organisatie heeft besloten, met een eigen voorwaarde waar dat past. | Ja Toegestaan, beperkt toegestaan, nog geen besluit, niet toegestaan. Alles begint op "nog geen besluit"; BeeSensible kiest nooit zelf. |
| Onderbouwing per bepaling | Cijfers naast bepalingen uit de AVG, NIS2 en de AI-verordening. Per bepaling staat wat de wet zegt, wat BeeSensible bijdraagt en wat erbuiten valt. | Ja Uit de AI-verordening staat artikel 4 lid 1 (AI-geletterdheid) erbij, met wat de cijfers niet zeggen: of medewerkers voldoende zijn opgeleid. |
| Werknemers informeren | Medewerkers laten weten wat er over een AI-tool is besloten. | Ja Wie een tool opent waarover iets is besloten, ziet dat besluit in de browser, met het alternatief voorop. Doorgaan kan, tenzij de organisatie anders instelt. De informatieplicht van artikel 26 bij een hoogrisicosysteem is een gesprek met werknemers en OR vooraf, geen melding. |
Wat het niet doet
Wat BeeSensible niet voor je beoordeelt.
De beoordeling blijft bij jullie organisatie. BeeSensible levert overzicht en cijfers. Het volgende doet het niet.
- Geen juridische eindbeoordeling en geen certificering. Of je aan de AI-verordening voldoet, bepaalt de organisatie met haar adviseur.
- Geen conformiteitsbeoordeling, technische documentatie of CE-markering. Dat is werk voor aanbieders.
- Geen classificatie van je eigen systemen en geen status per artikel. De indeling in de catalogus zegt iets over de tool, niet over hoe jij hem inzet.
De aanpak
Eerst weten welke AI in gebruik is, dan besluiten, uitleggen en onderbouwen.
De plichten van een gebruiksverantwoordelijke beginnen bij dezelfde vraag: welke AI is in gebruik. Daarna volgen besluit, uitleg en onderbouwing. Dan begint het overzicht opnieuw.
1 Zien
Welke AI er in gebruik is
Elke AI-tool die mensen openen komt in beeld, anoniem geteld, met de indeling volgens de AI-verordening en de risicoscore uit de catalogus erbij.
2 Beslissen
Per tool een besluit
Hoog risico, verboden functie of gewoon gebruik: die indeling maak je zelf. In BeeSensible leg je per tool vast wat is besloten, met een voorwaarde waar dat past.
3 Helpen
Het besluit bereikt de medewerker
Wie een tool opent waarover iets is besloten, ziet dat besluit. Gevoelige gegevens krijgen een markering tijdens het typen. Zo wordt AI-geletterdheid concreet, precies wanneer het nodig is.
4 Onderbouwen
Wat je kunt onderbouwen, en wat niet
Hoe vaak een melding werd gevolgd, hoe vaak een markering iets veranderde, hoeveel gebruik via toegestane tools loopt. Per bepaling staat wat erbuiten valt, en een ontbrekend cijfer is nooit een nul.
en opnieuw Zo werkt de cyclus
Waarom deze aanpak
Hoe dit zich verhoudt tot je juridisch adviseur, GRC-suite of register.
Een juridisch traject, een GRC-suite en een spreadsheet beantwoorden elk een ander deel van de vraag. Geen van de drie ziet welke AI-tools vandaag worden geopend.
Een GRC-suite
Beheert beleid, risico's en controles voor de hele organisatie.
Gebouwd voor aanbieders en grote programma's. Registreert wat iemand invoert, ziet niet wat mensen openen.
Een AI-register in Excel
Een lijst met tools, eigenaren en besluiten.
Beschrijft de dag waarop hij werd gemaakt. Een tool die niemand heeft gemeld, staat er niet in.
Veelgestelde vragen
Wat mensen vragen voordat ze kiezen.
Wat doet software voor naleving van de AI-verordening?
Software die helpt bij de plichten uit de AI-verordening. Voor aanbieders gaat dat over risicobeheer, documentatie en conformiteitsbeoordeling. Voor werkgevers die AI van anderen gebruiken, gaat het over een kleiner deel: weten welke AI in gebruik is, per tool besluiten, medewerkers informeren en AI-geletterdheid onderbouwen. BeeSensible richt zich op dat tweede deel.
Zijn wij aanbieder of gebruiksverantwoordelijke?
Gebruik je een AI-systeem dat een ander heeft ontwikkeld, onder eigen gezag en voor eigen werk, dan ben je gebruiksverantwoordelijke. Aanbieder word je als je zelf een systeem ontwikkelt, onder eigen naam uitbrengt, of een bestaand systeem een ander doel of een hoger risico geeft. Voor de meeste werkgevers is de eerste rol de enige.
Welke plichten gelden nu al?
Sinds 2 februari 2025: maatregelen voor AI-geletterdheid (artikel 4) en de verboden praktijken (artikel 5), waaronder emotieherkenning op de werkplek. Sinds 2 augustus 2026 de transparantieregels van artikel 50 voor wie een chatbot richting klanten inzet. De plichten voor hoogrisicosystemen uit bijlage III, zoals AI voor werving en beoordeling, gelden na de Digital Omnibus vanaf 2 december 2027.
Voldoen we met BeeSensible aan de AI-verordening?
Nee. BeeSensible ondersteunt jullie maatregelen: het laat zien welke AI in gebruik is, legt besluiten vast, toont die zodra iemand een tool opent en levert cijfers zonder gebruikers-id. Of dat samen voldoet, beoordeelt de organisatie met haar juridisch adviseur. Onderbouwing zet de cijfers naast bepalingen uit de AVG, NIS2 en de AI-verordening, met per bepaling wat erbuiten valt.
Helpt dit bij hoogrisicosystemen in HR?
Deels. BeeSensible laat zien dat een tool in gebruik is en wat erover is besloten. Of die tool een hoogrisicosysteem is, hoe het menselijk toezicht wordt belegd en wat er in de FRIA komt, blijft werk van de organisatie. Het overzicht is daarvoor bruikbare input.
Verder lezen
De AI-verordening, per vraag.
Begin met het overzicht dat klopt.
Alle modules zitten erin. Na twee weken weet je welke AI-tools in gebruik zijn, en welke nog een besluit missen.
14 dagen gratis, geen creditcard. Binnen een uur uitgerold in je organisatie.
