De leverancier van het wervingssysteem stuurt een mail: de AI-module valt onder de AI-verordening, en de leverancier zorgt voor de documentatie en de CE-markering. In dezelfde week vraagt de ondernemingsraad wat de organisatie zelf moet regelen. HR kijkt naar de juristen, de juristen kijken naar IT, en niemand weet zeker of het antwoord "niets" is of "veel".
Het antwoord ligt ertussenin, en het begint bij je rol. Vrijwel elke werkgever is onder de AI-verordening gebruiksverantwoordelijke (in het Engels: deployer): je gebruikt AI-systemen die een ander heeft gemaakt. Bij die rol hoort een duidelijke lijst. Twee verplichtingen gelden al sinds februari 2025 voor iedereen. Vanaf december 2027 komt er een reeks plichten bij voor wie AI inzet bij werving, beoordeling of ontslag. Het dagelijkse gebruik van ChatGPT of Copilot valt daar meestal buiten, maar niet buiten de AVG.
Ben je aanbieder of gebruiksverantwoordelijke?
De AI-verordening verdeelt de verplichtingen over rollen. De aanbieder ontwikkelt een AI-systeem of brengt het onder eigen naam op de markt. De gebruiksverantwoordelijke gebruikt zo'n systeem onder eigen gezag, voor het eigen werk. Privégebruik telt niet mee.
De zware verplichtingen liggen bij de aanbieder: risicobeheer, technische documentatie, conformiteitsbeoordeling. Dat bedoelt de leverancier in de mail aan het begin, en dat klopt. Het betekent alleen niet dat de werkgever klaar is. Voor de gebruiksverantwoordelijke staat een eigen, kortere lijst in de wet.
Eén uitzondering is goed om te weten: je wordt alsnog aanbieder als je een bestaand systeem onder eigen naam uitbrengt, ingrijpend aanpast of inzet voor een ander doel waardoor het een systeem met een hoog risico wordt. Een organisatie die een algemeen taalmodel zelf ombouwt tot een screeningstool voor sollicitanten, schuift daarmee van de ene rol naar de andere. Gebruik je een tool zoals hij is geleverd, dan speelt dit niet.
Wat geldt nu al voor elke werkgever?
Sinds 2 februari 2025 gelden twee onderdelen van de wet, ongeacht welke AI je gebruikt.
Artikel 4, AI-geletterdheid. Organisaties ondersteunen met maatregelen de AI-geletterdheid van de mensen die namens hen met AI-systemen werken. De Digital Omnibus heeft dit afgezwakt van een resultaatsverplichting naar een inspanningsverplichting, maar de plicht blijft bestaan. Wat je daarvoor kunt laten zien, lees je in het artikel over AI-geletterdheid in 2026. Het komt neer op uitleg over wat AI wel en niet kan, welke gegevens niet in een prompt horen, en welke tools de organisatie heeft goedgekeurd.
Artikel 5, de verboden praktijken. De meeste verboden, zoals social scoring door overheden, raken een gewone werkgever niet. Eén wel: AI-systemen die op de werkplek de emoties van mensen afleiden, zijn verboden, behalve om medische of veiligheidsredenen. Daaronder vallen tools die bij een videosollicitatie "enthousiasme" scoren, of software die uit de toon van klantgesprekken de stemming van de medewerker afleidt. Zit zo'n functie in een pakket dat je gebruikt, zet hem dan uit; de uitzondering voor veiligheid is beperkt en bedoeld voor situaties als vermoeidheidsdetectie bij chauffeurs.
Op 2 augustus 2026 kwam daar artikel 50 bij: wie een chatbot inzet voor klanten of burgers, moet duidelijk maken dat ze met AI praten.
Wanneer valt een HR-toepassing onder hoog risico?
Bijlage III van de AI-verordening noemt de toepassingen met een hoog risico. Punt 4 gaat over werk en kent twee groepen: AI voor werving en selectie (vacatures gericht plaatsen, sollicitaties analyseren en filteren, kandidaten beoordelen), en AI voor beslissingen in de arbeidsrelatie (promotie en beëindiging, taken toewijzen op basis van gedrag of persoonskenmerken, en het volgen en beoordelen van prestaties en gedrag).
Bepalend is het beoogde doel van het systeem, niet de techniek erachter. Een simpel scoremodel dat cv's rangschikt, is een hoogrisicotoepassing. Een taalmodel dat een vacaturetekst opstelt, niet. Wat de meeste organisaties in de praktijk tegenkomen:
| Toepassing | Wat de AI-verordening erover zegt | Wat je regelt |
|---|---|---|
| Wervingstool die sollicitaties filtert of rangschikt | Hoog risico (bijlage III, punt 4) | Artikel 26, vanaf 2 december 2027 |
| Beoordelings- of roostersysteem dat prestaties scoort | Hoog risico (bijlage III, punt 4) | Artikel 26, vanaf 2 december 2027 |
| Emotieherkenning bij sollicitaties of op de werkplek | Verboden (artikel 5), sinds 2 februari 2025 | Uitzetten |
| Copilot of ChatGPT voor teksten, samenvattingen, vertalingen | Geen hoog risico | AVG, artikel 4, eigen beleid |
| Chatbot voor klanten of burgers | Transparantie (artikel 50), sinds 2 augustus 2026 | Duidelijk maken dat het AI is |
Bij de meeste werkgevers gaat het om die laatste twee regels. Wat de AVG daar vraagt, lees je in wat de AI-verordening naast de AVG betekent.
Wat moet je dan regelen als gebruiksverantwoordelijke?
Voor een hoogrisicosysteem staan de plichten van de gebruiksverantwoordelijke in artikel 26. Samengevat:
- Gebruik volgens de instructies. De aanbieder levert gebruiksinstructies mee, en je gebruikt het systeem zoals daar staat. Een tool die is gebouwd om kandidaten voor te sorteren, gebruik je niet om ze af te wijzen.
- Menselijk toezicht. Je belegt het toezicht bij mensen die de kennis, de training en de bevoegdheid hebben om een uitkomst terzijde te schuiven. Iemand die op "akkoord" klikt zonder de mogelijkheid om anders te beslissen, houdt geen toezicht.
- De werking volgen en logs bewaren. Je volgt of het systeem doet wat het moet doen, meldt afwijkingen aan de aanbieder, en bewaart de logs die het systeem genereert voor zover die onder jouw beheer vallen.
- Werknemers en hun vertegenwoordigers informeren. Voordat je het systeem in gebruik neemt, laat je de betrokken werknemers en de ondernemingsraad weten dat het systeem op hen wordt toegepast.
- De DPIA gebruiken. De informatie die de aanbieder verstrekt, gebruik je bij de gegevensbeschermingseffectbeoordeling die de AVG in deze situaties meestal al vraagt.
Voor overheidsorganen en een beperkte groep private organisaties komt daar een beoordeling van de gevolgen voor grondrechten bij (FRIA, artikel 27). Welke gewone privacyregels daarnaast voor HR gelden, lees je in het artikel over veiliger werken met AI in HR.
Welke datums tellen na de Digital Omnibus?
De Digital Omnibus voor AI is sinds 27 juli 2026 van kracht en heeft de tijdlijn op één punt veranderd: de verplichtingen voor hoogrisicosystemen uit bijlage III gelden vanaf 2 december 2027 in plaats van 2 augustus 2026. Voor AI die als veiligheidscomponent in gereguleerde producten zit, is de datum 2 augustus 2028.
De rest verschoof niet. De verboden praktijken en artikel 4 gelden sinds 2 februari 2025, de transparantieregels van artikel 50 sinds 2 augustus 2026. De volledige tijdlijn, met wat er wel en niet is opgeschoven, staat in de tijdlijn van de AI-verordening na de Digital Omnibus.
Drie vragen die vaak door elkaar lopen
Verwarring zoals aan het begin van dit stuk ontstaat bijna altijd doordat drie verschillende vragen op één hoop worden gegooid.
Wat is het systeem? De indeling hangt af van het beoogde doel dat de aanbieder heeft vastgelegd. Dat staat in de documentatie van de leverancier, en de leverancier is er verantwoordelijk voor.
Wat doe je ermee? Hetzelfde product kan in de ene organisatie een schrijfhulp zijn en in de andere een selectiemiddel. Een recruiter die een algemene chatbot vraagt om vijftig cv's op volgorde van geschiktheid te zetten, gebruikt geen hoogrisicosysteem in de zin van de wet, maar neemt wel een beslissing waarvoor de AVG en het eigen beleid gelden.
Wie is verantwoordelijk? Voor het gebruik binnen de organisatie ben je dat altijd zelf, ongeacht wat de leverancier heeft geregeld. De mail van de leverancier beantwoordt de eerste vraag en zwijgt over de andere twee.
Hoe ziet dat er in een organisatie uit?
Een middelgrote zorgorganisatie heeft Copilot goedgekeurd en een kort AI-beleid rondgestuurd. Bij een inventarisatie blijken naast Copilot ook ChatGPT, Perplexity en een transcriptietool voor vergaderingen in gebruik te zijn. En het wervingssysteem dat HR al drie jaar gebruikt, blijkt sinds een update een functie te hebben die binnenkomende sollicitaties automatisch rangschikt. Die stond aan, niemand had hem als AI herkend, en hij stond nergens beschreven.
Dat is geen incident. Het laat zien dat je de vraag "welke AI gebruiken we" niet één keer beantwoordt, en dat de hoogrisicotoepassing niet altijd de tool is die als AI is aangeschaft. De organisatie zet de rangschikfunctie uit tot HR heeft bepaald hoe het toezicht eruitziet, neemt de vier andere tools op in het overzicht, en legt per tool een besluit vast. Of zo'n overzicht ook wettelijk verplicht is, lees je in het artikel over de vraag of een AI-register verplicht is.
BeeSensible koppelt een catalogus van AI-tools aan het gebruik dat in de organisatie wordt waargenomen. Elke tool in de catalogus heeft een duiding volgens de AI-verordening en een risicoscore; de organisatie bepaalt zelf de status, en alles begint op "Nog geen besluit". BeeSensible ziet alleen het domein van de tool, hooguit één keer per dag per apparaat en zonder gebruikers-id.
