Een medewerker van een wijkteam heeft op vrijdagmiddag drie keukentafelgesprekken gevoerd en wil de aantekeningen uitwerken tot verslagen voordat het weekend begint. Ze kent een tool die dat in een minuut doet. Het AI-beleid van de gemeente is vorig jaar door het college vastgesteld: zes pagina's, met de woorden "zorgvuldig" en "verantwoord" erin, en Copilot als voorkeurstool. Over deze tool, en over een verslag van een gesprek bij een gezin thuis, staat er niets.
Dat is het moment waarop een AI-beleid werkt of niet werkt. Een beleid voor een gemeente hoeft niet lang te zijn, maar het moet de vraag van die medewerker beantwoorden: mag ik deze tool gebruiken, met dit verslag, en zo niet, wat dan wel? De algemene opbouw van zo'n beleid staat in AI-beleid opstellen. Dit stuk gaat over wat er voor een gemeente anders is.
Welke vragen moet het beleid van een gemeente beantwoorden?
Dezelfde vragen als elders, met antwoorden die bij het werk van een gemeente passen.
| Vraag | Wat een gemeente opschrijft |
|---|---|
| Welke tools mogen, met welk account? | Een lijst met namen en de accountvorm erbij; Copilot binnen de eigen omgeving is iets anders dan een gratis chatbot op een privéaccount |
| Welke gegevens gaan er nooit in? | BSN, uitkerings- en inkomensgegevens, alles uit het jeugd- en zorgdomein, bezwaar- en handhavingsdossiers, stukken onder geheimhouding |
| Wat geldt bij contact met inwoners? | Een chatbot zegt dat het AI is; een brief of beschikking blijft een besluit van de gemeente dat een medewerker neemt en ondertekent |
| Wie beoordeelt een nieuwe tool, en hoe snel? | Een eigenaar in de lijn beantwoordt de vragen, de FG en de CISO toetsen, en er staat een termijn bij |
| Wat doe je met een tool zonder besluit? | Alleen openbare informatie erin, en hier vraag je de beoordeling aan |
| Hoe horen de balie en de wijkteams van een wijziging? | Op de plek waar de tool wordt geopend, niet in een mail van drie weken geleden |
| Hoe zien we of het beleid wordt gevolgd? | De lijst uit het beleid naast de tools die feitelijk worden geopend, in aantallen, zonder namen |
De tweede rij is bij een gemeente langer dan bij de meeste bedrijven, en dat is geen reden om hem korter te maken. Een baliemedewerker moet in één oogopslag kunnen zien dat het dossiernummer van een uitkering in dezelfde categorie valt als het BSN. Een algemene lijst staat in onze gids over wat je wel en niet met AI mag delen; vul hem aan met voorbeelden uit het eigen werk, want "gegevens uit het sociaal domein" herkent niemand in een bezwaarschrift over een parkeerboete.
Wat schrijf je op over contact met inwoners?
Drie dingen, en alle drie kort.
Een chatbot op de website of aan de telefoon maakt duidelijk dat het AI is. Dat eist artikel 50 van de AI-verordening sinds 2 augustus 2026, en het is ook gewoon fatsoenlijk tegenover een inwoner die een vraag over zijn aanvraag stelt.
Een brief die met hulp van AI is herschreven, blijft een brief van de gemeente. Wie hem verstuurt, leest hem en staat ervoor. Bij een beschikking, een bezwaar of een voorziening geldt dat dubbel: het besluit is van de gemeente en wordt genomen door een medewerker, en AI helpt hooguit bij de formulering. Hoe de gemeente omgaat met AI die aanvragen beoordeelt of prioriteert, is een ander hoofdstuk, met de AI-verordening en het Algoritmeregister erbij; dat staat in AI-governance voor gemeenten.
En gegevens van inwoners gaan niet in een tool zonder besluit, ook niet om een brief netter te maken. Herschrijven lukt met placeholders. De taak lukt nog steeds, en de gegevens van de inwoner blijven binnen de gemeente.
Welke rol hebben de FG en de CISO?
Een andere dan de rol die ze vaak krijgen. In veel gemeenten wordt het AI-beleid bij de FG neergelegd, omdat het over persoonsgegevens gaat. Dat botst met de positie van de FG: die toetst en adviseert, en moet dat onafhankelijk kunnen doen. Een FG die zelf het beleid vaststelt en de tools goedkeurt, kan later niet meer onafhankelijk zeggen dat het niet klopt.
Deze verdeling werkt beter. De FG toetst een nieuwe tool aan de AVG: grondslag, doelbinding, verwerkersovereenkomst, of er een DPIA nodig is. De CISO toetst aan de BIO: classificatie van de gegevens, de leverancier, waar de verwerking plaatsvindt. Het besluit zelf is van de gemeente, in de praktijk van de directie of het managementteam, en per tool is er een eigenaar in de lijn: de teamleider van het klantcontactcentrum voor de vertaaltool, de manager van het jeugdteam voor de transcriptietool. Die eigenaar beantwoordt de vragen en trekt de herbeoordeling. En de ondernemingsraad hoort vroeg aan tafel, zeker zodra het beleid iets zegt over hoe de gemeente het gebruik gaat meten.
Het register waarin die besluiten terechtkomen, en hoe het zich verhoudt tot het Algoritmeregister, staat in AI-register voor gemeenten.
Hoe bereikt het beleid de balie en de wijkteams?
Niet via het document. Een beleid van zes pagina's wordt één keer gelezen, op de dag van de training, en de tool wordt daarna honderden keren geopend. Wat wel blijft hangen, is één regel per situatie, op het moment dat die situatie zich voordoet. Hoe je dat opschrijft zonder mensen met regels te overladen, lees je in ons artikel over hoe je AI-beleid communiceert.
Terug naar de wijkteammedewerker. Ze opent de tool en ziet een korte melding, die de gemeente voor tools zonder besluit heeft aangezet: over deze tool is nog geen besluit genomen, deel hier geen persoonsgegevens of vertrouwelijke informatie. Ze werkt de verslagen die middag in Copilot uit, zonder de namen van de gezinnen, en vraagt de beoordeling aan. Twee weken later heeft de gemeente besloten: beperkt toegestaan, alleen voor interne overleggen zonder casuïstiek, met Copilot als de route voor alles waar inwoners in voorkomen. Vanaf dat moment ziet iedereen die de tool opent die ene zin.
Dat is geen ingewikkelde inrichting. Het is de lijst uit de eerste rij van de tabel, met per tool een van vier statussen, zichtbaar op de plek waar het werk gebeurt.
BeeSensible doet dit in de browser: de gemeente legt per tool een besluit vast vanuit de Inbox, en dat besluit verschijnt als iemand de tool opent, met het goedgekeurde alternatief als eerste knop. De extensie blokkeert niet uit zichzelf en beslist niet namens de gemeente. Bij een niet-toegestane tool stelt de gemeente in of de medewerker na de melding kan doorgaan. Wat er daarna gebeurt, wordt geteld zonder gebruikers-id.
