Een doktersassistente in een huisartsenpraktijk moet aan het eind van de ochtend een verwijsbrief samenvatten voor een collega die morgen invalt. De brief is drie pagina's, de tijd is kort. Ze opent ChatGPT op haar eigen account, plakt de brief erin en vraagt om vijf regels. Het werkt. Niemand in de praktijk weet het.
De doktersassistente is verzonnen, de situatie niet. De Autoriteit Persoonsgegevens schreef in augustus 2024 over een melding van een huisartsenpraktijk waar medische gegevens van patiënten in een AI-chatbot waren gezet, en dat is de reden dat een AI-beleid in de zorg over meer gaat dan een zin in het privacyreglement. Dit stuk gaat over wat er in zo'n beleid hoort als de lezer een zorgmedewerker is. De algemene vragen die elk AI-beleid beantwoordt, staan in AI-beleid opstellen.
#Waarom "geen patiëntgegevens" niet genoeg is
In de zorg gaat bijna elk stuk tekst over een patiënt. Een verwijsbrief, een overdracht, een mail aan de apotheek, het verslag van een multidisciplinair overleg. Een regel die alles met patiëntgegevens verbiedt, houdt AI-tools dus buiten bijna al het werk, en dan gebeurt wat de doktersassistente deed: het werk verplaatst zich naar een account waar de instelling geen zicht op heeft en geen afspraken over heeft.
Een beleid dat werkt, zegt wat er wel kan en hoe. Een behandelrichtlijn samenvatten kan. Een patiëntenfolder herschrijven in eenvoudige taal kan. Een verwijsbrief samenvatten kan alleen in een tool die de instelling daarvoor heeft goedgekeurd, en ook daar niet met naam, geboortedatum en BSN. Dat is een instructie die iemand aan het eind van de ochtend kan opvolgen.
#Wat de AP zag bij een huisartsenpraktijk
Op 6 augustus 2024 publiceerde de AP het bericht Let op: gebruik AI-chatbot kan leiden tot datalekken (gecontroleerd op 27 oktober 2026). Bij een van de gemelde datalekken had een medewerker van een huisartsenpraktijk, tegen de afspraken in, medische gegevens van patiënten in een AI-chatbot ingevoerd. De AP noemt medische gegevens zeer gevoelig, en schrijft dat ze niet voor niets extra bescherming krijgen in de wet.
Twee zinnen uit dat bericht zijn voor een zorginstelling de kern. De eerste: gebruikt een medewerker een chatbot tegen de afspraken met de werkgever in en voert hij daarbij persoonsgegevens in, dan is dat een datalek, en dan is een melding aan de AP en aan de betrokkenen in veel gevallen verplicht. De tweede: hoort het gebruik juist bij het beleid van de organisatie, dan is het geen datalek, maar vaak ook niet wettelijk toegestaan. Organisaties moeten volgens de AP beide voorkomen.
Een beleid dat alleen "zorgvuldig" zegt, voorkomt geen van beide. De AP vraagt organisaties duidelijk te maken of medewerkers chatbots mogen gebruiken, en zo ja, welke gegevens ze wel en niet mogen invoeren. Wat je doet als het toch gebeurt, staat in een datalek via ChatGPT melden.
#Het beroepsgeheim gaat mee naar de chatbot
Voor een zorginstelling komt er bij de AVG een tweede kader bij. Volgens artikel 7:457 van het Burgerlijk Wetboek (de WGBO, gecontroleerd op 27 oktober 2026) zorgt de hulpverlener ervoor dat anderen dan de patiënt zonder diens toestemming geen inlichtingen over de patiënt krijgen. Wie rechtstreeks bij de behandeling betrokken is, telt daarbij niet als ander. Artikel 88 van de Wet BIG (gecontroleerd op 27 oktober 2026) legt de beroepen die die wet regelt een geheimhoudingsplicht op voor wat hun bij het werk als geheim is toevertrouwd of waarvan ze het vertrouwelijke karakter moeten begrijpen.
Een leverancier van een chatbot waarmee de instelling niets heeft afgesproken, staat buiten die kring. Daarmee wordt het beroepsgeheim een praktische vraag voor het beleid. Na "mag deze tool?" komt meteen de vraag welke informatie een zorgverlener erin mag zetten zonder het geheim te doorbreken.
De AVG zegt hetzelfde vanuit de gegevens. Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens en vallen onder het verbod van artikel 9 van de AVG (gecontroleerd op 27 oktober 2026). De uitzondering voor zorg in lid 2 onder h geldt volgens lid 3 als de gegevens worden verwerkt door of onder verantwoordelijkheid van iemand met een beroepsgeheim. Het beleid moet dus helder maken welke tools binnen die verantwoordelijkheid vallen, en welke niet.
#Welke vragen het beleid voor een zorginstelling beantwoordt
De laatste drie rijen ontbreken in de meeste protocollen, terwijl die bepalen of het beleid over een halfjaar nog iets zegt over de tools die er dan zijn.
#Het account bepaalt wat er met de tekst gebeurt
Dezelfde chatbot kan op het scherm twee verschillende diensten zijn. Bij een gratis of persoonlijk account van ChatGPT kan OpenAI de invoer gebruiken om zijn modellen te trainen (Engelstalig, gecontroleerd op 27 oktober 2026), tenzij de gebruiker dat zelf uitzet. Er is geen verwerkersovereenkomst, en niemand in de instelling kan leden, instellingen of gedeelde links beheren. Bij de zakelijke varianten van ChatGPT traint OpenAI standaard niet op de gegevens van de organisatie (Engelstalig, gecontroleerd op 27 oktober 2026). Het verschil per leverancier staat in gratis versus zakelijk AI-account.
Een beleid dat "ChatGPT is toegestaan" zegt zonder het account te noemen, staat dus ook het privéaccount van de doktersassistente toe. Schrijf het precies op. In de voorbeeldorganisatie van dit artikel is Microsoft Copilot met het werkaccount het goedgekeurde alternatief, ChatGPT beperkt toegestaan zonder patiëntgegevens, en DeepSeek niet toegestaan.
Eén kanttekening hoort erbij. Een zakelijk account regelt de AVG-kant die met de leverancier te maken heeft: training, beheer en de verwerkersovereenkomst die artikel 28 van de AVG vraagt. Het beroepsgeheim regelt het niet vanzelf. Of patiëntgegevens in een zakelijke tool passen, is een vraag voor een DPIA en voor de functionaris gegevensbescherming, en het antwoord hoort in het beleid.
#Wat er nooit in een prompt gaat, ook niet in een zakelijk account
De algemene lijst staat in wat je wel en niet met AI deelt. In de zorg komt het neer op één vuistregel: als iemand uit de invoer de patiënt zou herkennen, gaat het eruit voordat het erin gaat. Dat zijn de bekende gegevens, zoals naam, geboortedatum en BSN, maar ook een combinatie die in een kleine praktijk genoeg is: een leeftijd, een woonplaats en een zeldzame aandoening.
Wat wel kan, is meestal meer dan mensen denken. Een richtlijn samenvatten, een folder in B1-taal herschrijven, een vraag over een werkproces, een concept voor een algemene brief zonder patiënt erin. Hetzelfde geldt voor overleg: een AI-notulist hoort niet bij een cliëntbespreking.
Een thuiszorgorganisatie heeft een beleid met twee toegestane tools. Een team wijkverpleging gebruikt sinds een paar maanden een vertaalapp om met familie van cliënten te communiceren. Het beleid zegt er niets over, dus niemand vroeg iets, en de berichten bevatten namen en zorgafspraken.
Zodra dat zichtbaar wordt, krijgt het beleid een vierde status: nog geen besluit. Elke tool die niet op de lijst staat, valt daar vanzelf in, met een instructie die iedereen kan opvolgen: geen patiëntgegevens, en meld de tool bij de functionaris gegevensbescherming. Die beoordeelt binnen de afgesproken termijn en legt de antwoorden van de leverancier vast met een datum. Waarom die status de eerlijkste is, staat in vier statussen voor AI-tools.
Voor de informatiebeveiliging hoort hier ook NEN 7510 bij. De IGJ verwacht (gecontroleerd op 27 oktober 2026) dat zorgverleners aantoonbaar aan die norm voldoen, en de norm begint bij een risicoanalyse. Een AI-dienst waar patiëntgegevens in kunnen komen, is een dienst van een leverancier die in die risicoanalyse thuishoort. Hoe NEN 7510 en de BIO zich tot AI-tools verhouden, staat in BIO en NEN 7510: AI en privacy.
#Hoe het beleid de zorgmedewerker bereikt op het moment zelf
Het protocol staat op het intranet, de chatbot in de browser, en de doktersassistente had haar antwoord nodig terwijl het tekstvak openstond. Een beleid dat alleen in een document staat, komt te laat.
Het besluit werkt als het verschijnt waar de tool wordt geopend. Met BeeSensible legt de instelling per tool een besluit vast onder Beslissen, en dat besluit verschijnt in de browser als iemand de tool opent. Bij een toegestane tool gebeurt er niets. Bij een beperkt toegestane tool staat de voorwaarde die de instelling zelf schreef, bijvoorbeeld "geen patiëntgegevens". Bij een tool die niet is toegestaan staat het goedgekeurde alternatief als eerste knop; of de medewerker daarna toch kan doorgaan, stelt de instelling zelf in. Een tool die iemand opent en waarover nog niets is besloten, komt in de Inbox van de beheerder.
Plakt iemand tekst in een ondersteunde AI-tool, dan krijgen gezondheidsgegevens, namen en een BSN een markering terwijl hij typt. Wat er daarna gebeurt, heeft de instelling ingesteld: de medewerker haalt het zelf weg, of het wordt bij plakken of verzenden gemaskeerd. Hoe dat werkt, staat onder Helpen. Wat de instelling ziet, zijn aantallen en patronen, nooit wat iemand typte. Wat BeeSensible verder voor zorginstellingen doet, staat op de pagina voor de zorg.
Leg je huidige protocol naast de tabel hierboven en kijk welke rijen het niet beantwoordt. Meestal zijn dat het account, de tool zonder besluit en het moment van typen, en dat zijn precies de drie vragen die de doktersassistente had.
