Een privacy officer bij een woningcorporatie hoort in het teamoverleg dat een collega van verhuur "even Copilot een klachtenmail had laten samenvatten". De organisatie heeft veertig licenties voor de betaalde Copilot, allemaal bij management en financiën. Verhuur zit daar niet bij. Toch klopte het verhaal: de collega had Copilot Chat gebruikt, in Outlook, met het eigen werkaccount.
Daar is niets geheims aan. Copilot Chat hoort bij geschikte zakelijke Microsoft 365-abonnementen, en wie een werkaccount heeft, kan het openen. De vraag voor de privacy officer is dus niet of mensen Copilot gebruiken, maar welke Copilot, met welke gegevens, en of de organisatie daar al iets over heeft besloten.
Twee Copilots met bijna dezelfde naam
Microsoft heeft de namen opnieuw veranderd. Microsoft 365 Copilot heet nu Microsoft Copilot, en Microsoft 365 Copilot Chat heet nu Microsoft Copilot Chat, schrijft Microsoft op de beheerpagina Manage Copilot Chat (Engelstalig, gecontroleerd op 24 oktober 2026). De consumentenapp heet ook Microsoft Copilot. Op het scherm zie je het verschil dus nauwelijks.
Voor een organisatie gaat het om twee zakelijke varianten:
- Copilot Chat zit bij een geschikt zakelijk Microsoft 365-abonnement. Er is geen betaalde Copilot-licentie voor nodig.
- Microsoft Copilot is de betaalde licentie die je per medewerker toewijst. Die variant doorzoekt via Microsoft Graph mail, vergaderingen, chats, documenten en sites waar iemand toegang toe heeft.
Wie welke heeft, staat in Microsoft 365 onder de naam van de medewerker. Scrol op de startpagina naar je account onderaan en je ziet een label, legt Microsoft uit in Welke Copilot-licentie heb ik? (gecontroleerd op 24 oktober 2026). Volgens het overzicht van Copilot Chat (Engelstalig, gecontroleerd op 24 oktober 2026) betekent Copilot Chat (Basic) dat je geen betaalde licentie hebt en Copilot niet in Word, Excel, PowerPoint en OneNote krijgt. Microsoft 365 Copilot (Basic) betekent ook geen licentie, maar wel standaardtoegang tot Copilot in die apps; dat hangt af van je abonnement en de inrichting van je tenant. Premium betekent de betaalde licentie.
Wat Copilot Chat zonder licentie van je werk ziet
Copilot Chat werkt in de eerste plaats met het web. Het verschil met de betaalde variant zit in de toegang tot werkgegevens, en die is kleiner, maar niet nul.
| Copilot Chat (geen licentie) | Microsoft Copilot (licentie) | |
|---|---|---|
| Antwoorden met het web | Ja | Ja |
| Geplakte tekst en geüploade bestanden | Ja | Ja |
| Mail, agenda en vergaderingen | Alleen in Outlook | Ja |
| Bestanden in OneDrive en SharePoint | In Outlook een beperkt deel, verder alleen wat je zelf toevoegt | Alles waar je toegang toe hebt |
| Copilot in Word, Excel, PowerPoint en OneNote | Afhankelijk van je label | Ja |
| Uitgebreide agents | Beperkt | Ja |
Buiten Outlook komen werkgegevens alleen in Copilot Chat als de medewerker ze erin zet: door tekst te plakken, een bestand te uploaden, een bestand op te zoeken met een schuine streep in het invoerveld, of via een agent die bij gedeelde organisatiegegevens kan. In een paar situaties gebruikt Copilot Chat ook wat open staat: het bestand in de agents voor Word, Excel en PowerPoint, of een intranetpagina in Edge als de instelling daarvoor aan staat. Een geüpload bestand komt in de OneDrive van de medewerker te staan.
In Outlook ligt dat anders. Daar kan Copilot Chat volgens Microsoft ook zonder licentie mail, agenda, vergaderingen en chats gebruiken, plus een begrensd deel van de bestanden: de eigen OneDrive en andere OneDrive-bestanden waar de medewerker bij kan, bestanden die rechtstreeks zijn gedeeld, bestanden die iemand heeft geopend, bewerkt of gemaakt, en bestanden van SharePoint-sites die de medewerker vaak bezoekt. Dat verklaart de samengevatte klachtenmail bij de woningcorporatie. Copilot Chat houdt zich daarbij aan de bestaande rechten in Microsoft 365. Het toont niets wat de medewerker zelf niet al kon openen.
Waar een prompt in Copilot Chat terechtkomt
Met een werkaccount valt Copilot Chat onder de zakelijke gegevensbescherming van Microsoft, de afspraken uit de verwerkersovereenkomst en de productvoorwaarden. Op de pagina Privacy and protections (Engelstalig, gecontroleerd op 24 oktober 2026) staat wat dat betekent:
- Prompts en antwoorden worden binnen de servicegrens van Microsoft 365 verwerkt en niet gebruikt om de onderliggende basismodellen te trainen.
- Prompts en antwoorden worden vastgelegd en in Exchange bewaard, zodat ze onder hetzelfde bewaarbeleid, dezelfde audit en dezelfde eDiscovery vallen als bij de betaalde Copilot.
- Een groen schild bovenin het scherm laat zien dat de zakelijke bescherming geldt.
Eén onderdeel valt buiten die afspraken. Om het web te raadplegen stuurt Copilot Chat een zoekvraag naar Bing, een paar woorden die uit de prompt worden afgeleid, zonder naam, domein of tenant. Voor die zoekvragen is Microsoft zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke, onder de algemene voorwaarden en de privacyverklaring van Microsoft. En ze vallen, schrijft Microsoft, niet onder de EU-datagrens. Een heel korte prompt kan volgens Microsoft wel in zijn geheel als zoekvraag naar Bing gaan.
Werkaccount of persoonlijk account in dezelfde app
De Copilot-app accepteert allebei. Een medewerker kan inloggen met een werkaccount of met een persoonlijk Microsoft-account, en gesprekken, bestanden en bescherming blijven per account gescheiden. Microsoft laat het verschil zien met een andere achtergrondkleur, het label "Work" onder het profiel en het groene schild bij het werkaccount.
Wie thuis Copilot met een persoonlijk account gebruikt, zit snel op kantoor in dezelfde app met hetzelfde account. Dan gelden de consumentenvoorwaarden, niet de afspraken die je organisatie met Microsoft heeft. Beheerders kunnen met Tenant Restrictions v2 bepalen of inloggen met een persoonlijk account op het bedrijfsnetwerk nog kan. Het verschil tussen persoonlijke en zakelijke accounts bij andere AI-tools staat in gratis versus zakelijk AI-account.
Wat je als beheerder instelt
De instellingen zitten verspreid over vier plekken, en ze doen niet allemaal wat de naam doet vermoeden.
Alles uit. Blokkeer je de Copilot-app via Integrated Apps in het Microsoft 365-beheercentrum, dan is Copilot Chat weg in de Copilot-app, Teams, Outlook en op het web. Dat geldt voor de hele tenant, ook voor medewerkers met een betaalde licentie. Wie dan Copilot Chat opent, ziet dat het voor de organisatie is uitgezet. Je kunt daar een link naar je eigen AI-beleid tonen. Die stel je in het beheercentrum in onder Copilot, Settings, View all, bij Custom link for blocked Microsoft Copilot app.
Alleen uit voor wie geen licentie heeft. Dat zijn vier stappen: Copilot Chat losmaken uit de navigatie, de Copilot-app alleen beschikbaar maken voor een groep met licentie, Copilot Chat in Teams alleen voor die groep toestaan, en de knop in de zijbalk van Edge beperken met een beleid. Losmaken alleen is niet genoeg: via m365.cloud.microsoft/chat blijft Copilot Chat dan bereikbaar.
Edge. Met het beleid EdgeEntraCopilotPageContext bepaal je of Copilot Chat de webpagina of pdf mag gebruiken die iemand open heeft. Dat telt vooral bij intranetpagina's en webapplicaties met klantgegevens.
Netwerk. Microsoft vraagt om het hele domein *.cloud.microsoft toe te staan en geen losse adressen daarin te blokkeren. Copilot tegenhouden met een webfilter op losse adressen ondersteunt Microsoft dus niet; daarvoor zijn de instellingen hierboven.
De besluiten die bij Copilot Chat horen
Een licentie toewijzen is een inkoopbeslissing. Copilot Chat komt zonder die beslissing, en daarom vergeten organisaties het vaak in hun beleid. Vijf vragen helpen:
- Wie mag Copilot Chat gebruiken? Iedereen met een werkaccount, of alleen bepaalde afdelingen? Leg vast waarom.
- Welke gegevens mogen erin? Een conceptbrief zonder namen is iets anders dan een klachtendossier. Spreek af welke soorten gegevens wel en niet in een prompt of upload horen. Een overzicht staat in wat je wel en niet met AI deelt.
- Wat doet Copilot Chat in Outlook? Mail samenvatten is precies waar Copilot Chat in Outlook voor is. Bekijk of dat past bij afdelingen die met gevoelige correspondentie werken.
- Mag het web worden geraadpleegd? Gezien de zoekvragen naar Bing buiten de EU-datagrens is dat een afweging, geen formaliteit.
- Welke status krijgt de consumentenversie? Met een persoonlijk account gelden andere voorwaarden. Geef die variant een eigen besluit, met de reden erbij.
Elke variant krijgt in het AI-register een eigen regel. Hoe dat eruitziet, staat in moet ChatGPT of Copilot in je AI-register?, en de bredere governance rond Copilot in Microsoft Copilot governance. Voor de organisaties met wel een licentie gaat het risico vooral over te ruim gedeelde bestanden, uitgewerkt in Copilot erft jouw toegang.
Voor veel organisaties is Copilot Chat met een werkaccount het alternatief dat ze aanwijzen als iemand naar een gratis chatbot grijpt. Dat werkt alleen als medewerkers dat op het juiste moment horen. In BeeSensible staan varianten van hetzelfde product apart in de catalogus, elk met een eigen risicobeoordeling en een eigen besluit in het register, onder Beslissen. Opent iemand een tool waarover de organisatie anders besliste, dan wijst de melding naar het alternatief dat de organisatie zelf koos, zoals Copilot Chat, en bij een zakelijke variant kan de melding laten zien dat het account niet als zakelijk wordt herkend. Hoe dat voor medewerkers werkt, staat bij Helpen. Voor security-teams die dit naast de instellingen van Microsoft willen inrichten, is er AI-governance voor security.
