Een privacyfunctionaris bij een accountantskantoor krijgt het AI-register ter beoordeling. ChatGPT staat er niet in, "want die hebben we niet ingekocht". Copilot staat er wel in, als één regel. Na een paar vragen blijken er drie soorten ChatGPT en twee soorten Copilot in gebruik te zijn, en over de meeste daarvan is niets vastgelegd.
Het antwoord op de vraag in de titel is ja, en het is korter dan de uitleg waarom. Een AI-register beschrijft wat er gebruikt wordt, niet wat er is ingekocht. En bij deze twee tools is "ChatGPT" of "Copilot" geen regel maar een verzamelnaam voor drie of vier situaties die op de velden van het register van elkaar verschillen.
Waarom hoort een tool die je niet hebt ingekocht in het register?
Omdat het risico niet bij de factuur begint, maar bij het gebruik. Een tool waar niemand voor betaalt maar die twintig mensen openen, verwerkt dezelfde gegevens als een tool met een contract. Het verschil is dat bij de eerste niemand heeft gekeken.
In het register leg je vast wat dat kijken oplevert. Zonder regel is er geen eigenaar, geen besluit en niets om medewerkers te laten zien wanneer ze de tool openen. Daarom kent een register vier statussen en niet twee: een tool die is opgemerkt maar nog niet beoordeeld, staat erin als "nog geen besluit". Dat is een eerlijke status, geen goedkeuring, en beter dan de tool helemaal weglaten. Hoe die statussen werken, staat in vier statussen voor AI-tools.
Wat er precies valt onder AI-gebruik waar medewerkers zelf mee beginnen, en waarom dat vrijwel altijd via een gratis account loopt, lees je in onze uitleg over shadow AI. Voor dit stuk is één ding genoeg: het gratis account is de standaardroute voor gebruik zonder inkoop, en dat maakt de vraag welk account erachter zit tot de kern van de regel.
Waarom zijn gratis en zakelijk aparte regels?
Omdat ze op precies de velden verschillen waar een register voor bestaat. Op het scherm dezelfde tool, eronder andere voorwaarden: het accounttype weegt zwaarder dan de tool.
| Variant | Account | Training op invoer | Verwerkersovereenkomst | Bereik en koppelingen |
|---|---|---|---|---|
| ChatGPT Free, Plus, Pro | Persoonlijk, buiten beheer van de organisatie | Mogelijk, tenzij de gebruiker het uitzet | Nee, consumentenvoorwaarden | Wat iemand plakt of uploadt, plus geheugen, gedeelde links en apps die de gebruiker zelf koppelt |
| ChatGPT Business, Enterprise, Edu | Van de organisatie, met beheerder | Standaard uitgesloten | Ja | Wat iemand plakt of uploadt, plus apps en connectors die de beheerder toestaat |
| Consumenten-Copilot | Persoonlijk, zonder werkaccount | Geen zakelijke databescherming | Nee | Het open web en wat iemand plakt |
| Microsoft 365 Copilot | Werkaccount, betaalde uitbreiding | Niet voor de onderliggende modellen | Ja, onder de Microsoft-voorwaarden | Mail, bestanden, agenda, Teams en SharePoint, met de rechten van de gebruiker |
Er is nog een derde Copilot: Copilot Chat met een werkaccount, met zakelijke databescherming. Buiten Outlook werkt die met het web en met wat iemand zelf toevoegt. In Outlook kan hij ook zonder licentie bij mail, agenda, vergaderingen, chats en een begrensd deel van de bestanden (Microsoft Learn, Microsoft Copilot Chat Privacy and Protections, gecontroleerd op 25 oktober 2026). Op het veld bereik geeft hij dus een ander antwoord dan beide varianten uit de tabel, en daarom krijgt hij in het register een eigen regel, tussen die twee in. Wat Copilot Chat zonder licentie precies kan, staat in ons artikel over Copilot Chat zonder licentie. De details per variant staan in de artikelen over de privacyrisico's van Copilot en de privacyrisico's van ChatGPT.
Lees de tabel per kolom en je ziet waarom één regel niet kan. De gratis regel krijgt een ander besluit dan de zakelijke, want het risico is anders. De gratis regel heeft een alternatief nodig (de zakelijke), de zakelijke een voorwaarde (welke gegevens er wel en niet in mogen). En de herbeoordeling loopt anders: consumentenvoorwaarden veranderen zonder dat de organisatie een brief krijgt.
Welke velden zijn bij deze twee anders dan bij andere tools?
Bij de meeste tools in een register vragen leverancier, doel en eigenaar de meeste aandacht. Bij ChatGPT en Copilot zitten de verschillen in vier andere velden.
Account. Van wie is het account? Bij een persoonlijk account horen de chatgeschiedenis, het geheugen en elke gedeelde link bij de medewerker, en dat gaat allemaal mee de deur uit als die vertrekt. De organisatie heeft er geen zeggenschap over. Zet in de regel of het account van de organisatie is, en zo niet, via welke route de zakelijke variant te bereiken is.
Training. Bij persoonlijke accounts is het een instelling die de gebruiker zelf moet uitzetten; bij zakelijke varianten staat invoer standaard buiten de training. Leg vast welke van de twee geldt, en houd het los van opslag: dat er niet wordt getraind, zegt niets over hoe lang een prompt wordt bewaard. Dat onderscheid staat uitgewerkt in het artikel over wat "niet trainen op jouw data" echt betekent.
Verwerkersovereenkomst. Verwerkt de tool persoonsgegevens namens de organisatie, dan vraagt artikel 28 AVG om een verwerkersovereenkomst, en die is er alleen bij de zakelijke varianten. Bij de gratis regel blijft het veld dus leeg, en dat weegt mee in het besluit. Wanneer die overeenkomst nodig is, lees je in het artikel over verwerkersovereenkomsten voor AI-tools.
Bereik en koppelingen. Dit veld ontbreekt in de meeste registers en is bij Copilot het belangrijkste. ChatGPT ziet wat iemand plakt, uploadt of via een app koppelt. Microsoft 365 Copilot ziet alles wat de gebruiker mag openen, inclusief de map die drie jaar geleden voor "iedereen" is opengezet. Het risico zit dan niet in de tool maar in de rechtenstructuur, en het register hoort te verwijzen naar waar die wordt opgeschoond.
Hoe ziet dat er in het register uit?
Terug naar het accountantskantoor. Na een middag werk is de ene Copilot-regel er drie geworden, en de ontbrekende ChatGPT twee.
Microsoft 365 Copilot staat op "toegestaan" voor de veertig licenties, met als eigenaar het hoofd bedrijfsvoering en een verwijzing naar het project dat de SharePoint-rechten nakijkt. Copilot Chat met werkaccount staat op "toegestaan". De consumenten-Copilot staat op "niet toegestaan", met Copilot Chat als alternatief. ChatGPT Business, in gebruik bij het adviesteam, staat op "beperkt toegestaan" met als voorwaarde: geen cliëntgegevens. En ChatGPT gratis staat op "nog geen besluit", tot de eigenaar van het adviesteam heeft bepaald of Business voor iedereen de route wordt.
Niets daarvan is een incident. Het register beschrijft nu wel wat er gebeurt, en bij elke regel staat wie erover gaat.
Eén beperking moet hier wel bij. Een waarneming van gebruik laat zien welk domein is geopend, niet met welk account: chatgpt.com is chatgpt.com. Het accounttype blijkt uit licenties en beheer, en uit de afspraak die de organisatie maakt. In de catalogus van BeeSensible zijn de consumenten- en de zakelijke versie van dezelfde tool aparte vermeldingen, elk met een eigen risicoscore, en de gratis versie wijst naar de zakelijke als veiliger alternatief. De organisatie bepaalt zelf welke status elke regel krijgt, in het AI-register; de extensie meldt alleen het domein van een geopende tool, zonder gebruikers-id. Meer daarover lees je op de pagina over AI-tools.
