Een medewerker vraagt Copilot om een overzicht van wat er bekend is over de reorganisatie van vorig jaar. Het antwoord is netjes opgebouwd en van bronnen voorzien. Er staat ook een passage in uit een verslag met zijn eigen naam en die van drie collega's, inclusief bedragen.
Er is niets gehackt. De site waarop dat verslag stond, was ooit opengezet voor iedereen binnen de organisatie, omdat er even snel iets gedeeld moest worden. Dat was in 2023, en niemand heeft het ooit teruggedraaid.
Copilot doorbreekt geen rechten
Begin hier, want de rest volgt eruit. Copilot zoekt met de rechten van de gebruiker die de vraag stelt. Wat jij niet mag openen, komt niet in jouw antwoord terecht.
Dat klinkt geruststellend, maar juist daar zit de kern van het probleem. De vraag verschuift van "ziet de assistent te veel?" naar "mocht deze medewerker dit eigenlijk al zien?". In de meeste organisaties luidt het antwoord op die tweede vraag al jaren: "waarschijnlijk niet, maar het maakte niet uit".
Onvindbaarheid was de beveiliging
Hier zit het mechanisme, en het loont om dat precies te begrijpen.
In een grote SharePoint-omgeving staan tienduizenden documenten. Een deel daarvan staat te ruim open: een site die ooit op "iedereen in de organisatie" is gezet, een map die bij een migratie is meegekomen, een deellink die nooit is verlopen.
Zolang je moest weten waar iets stond om het te vinden, gebeurde er niets. De zoekfunctie werkte op trefwoorden en gaf zelden bruikbare resultaten. In de praktijk was dat een beveiligingslaag: niet ontworpen, wel effectief.
Een assistent werkt anders. Hij zoekt op betekenis, dus je hoeft de juiste woorden niet te kennen. Hij zoekt in één keer overal. En hij vat samen, dus je hoeft het document niet eens te openen om te weten wat erin staat.
Wat er verandert, is dus niet de toegang. Wat verandert, is de moeite. En als moeite je enige beveiligingslaag was, dan had je er geen.
Wat er in de praktijk uit komt
Het zijn bij elke organisatie opvallend vaak dezelfde categorieën:
- Salaris- en beoordelingsdocumenten, vaak als export uit een HR-systeem die "even" ergens is neergezet
- Stukken over reorganisaties en boventalligheid, meestal in een projectsite die na afloop niet is opgeruimd
- Verslagen van directie- of MT-overleg
- Contracten met afwijkende voorwaarden, waar de rest van de organisatie niets van hoort te weten
- Persoonsgegevens in bijlagen bij oude tickets en aanvragen
Wat ze gemeen hebben: ze zijn om goede redenen gevoelig, en niemand heeft ze bewust opengezet.
Wat Microsoft er zelf van zegt
Voor de leverancier is dit geen verrassing. Microsoft noemt het aanpakken van te ruime rechten de eerste van drie pijlers in zijn eigen uitrolhandleiding, nog vóór het inrichten van waarborgen en het voldoen aan AI-regelgeving.
De aanbevolen volgorde komt hierop neer: breng in kaart welke sites het meest worden gebruikt, draai een rapport over de stand van de rechten, start toegangsbeoordelingen op de sites die te ruim openstaan, en stel beperkte toegang in voor bedrijfskritische sites. Pas daarna deel je licenties uit.
In de praktijk gaat het vaak andersom, omdat de licenties er al zijn en het opruimen een project van maanden is.
Waarom dit geen AI-project is
De belangrijkste conclusie is misschien wel dat dit werk niets met AI te maken heeft. Rechten opruimen was altijd al nodig. Het had alleen nooit haast.
De assistent presenteert de rekening. Vervelend, maar ook nuttig: er is zelden een beter moment geweest om budget los te krijgen voor een rechtenopschoning dan de week waarin iemand per ongeluk het salarisdocument van zijn leidinggevende tegenkwam.
Hetzelfde patroon zie je bij elke assistent die in je eigen bronnen zoekt. Lees ook wat RAG is en hoe AI-tools bij bestanden komen die je nooit hebt geüpload.
Naast dit project loopt een tweede spoor. Rechten opruimen regelt wat de assistent in jouw omgeving kan vinden. Het regelt niet wat een medewerker in het chatvenster plakt uit een mail, een pdf of een systeem dat helemaal niet in SharePoint staat. Die twee lopen naast elkaar, en alleen het eerste kan ooit af zijn.
