Een controleleider bij een kantoor met beursgenoteerde cliënten wil op vrijdagmiddag het memo over de omzetverantwoording wat strakker formuleren. Ze plakt het concept in een chatbot, met de naam van de cliënt, de kwartaalcijfers en de conclusie dat de omzet lager uitvalt dan de markt verwacht. De cijfers gaan over twaalf dagen naar buiten.
Ze heeft niets gedaan dat haar is verboden, want over die chatbot is op kantoor nooit iets besloten. Daar zit het probleem. Generatieve AI raakt vertrouwelijke financiële informatie op zes momenten, een zakelijk account dekt er maar een deel van, en voor de rest moet het kantoor een besluit nemen en dat laten zien op het moment dat iemand het tabblad opent.
Wat bedoelen we met vertrouwelijke financiële informatie?
Drie soorten, elk met eigen regels. De eerste is voorwetenschap: concrete, niet openbaar gemaakte informatie over een beursgenoteerde onderneming die, als ze bekend zou worden, de koers kan beïnvloeden. De Europese verordening marktmisbruik verbiedt het doorgeven van zulke informatie buiten de normale uitoefening van werk, beroep of functie, en schrijft voor dat wordt bijgehouden wie er toegang toe heeft. Een accountant die de jaarcijfers van een genoteerde cliënt controleert, werkt met voorwetenschap tot de dag van publicatie.
De tweede soort is breder: ongepubliceerde cijfers en conclusies van een niet-genoteerde cliënt, zoals een conceptjaarrekening, een oordeel dat nog niet is afgegeven of een fiscale positie waarover nog met de Belastingdienst wordt onderhandeld. De regels over marktmisbruik gelden hier niet, de geheimhoudingsplicht uit de beroepsregels en de opdrachtovereenkomst met de cliënt wel.
De derde soort is informatie over fusies en overnames: een information memorandum, een due-diligencedossier, de identiteit van koper en verkoper. Die informatie is contractueel afgeschermd met een geheimhoudingsverklaring, en is er een genoteerde partij bij betrokken, dan is ze ook nog voorwetenschap.
Hoe de regels precies uitpakken, verschilt per cliënt en per opdracht, en dat oordeel ligt bij het kantoor, zijn compliance officer en waar nodig een jurist. Wat voor alle drie geldt: de informatie is vertrouwelijk omdat iemand anders erop vertrouwt dat ze het kantoor niet verlaat.
Waar raakt generatieve AI die informatie?
Op meer plekken dan het tekstvak. De prompt is het bekendste moment, maar niet het enige.
| Moment | Wat er gebeurt | Wat het voor het kantoor betekent |
|---|---|---|
| Invoer | De tekst gaat naar de leverancier en wordt verwerkt onder diens voorwaarden | Cliëntnaam, periode, cijfer en conclusie samen maken de tekst herleidbaar |
| Bestand uploaden | Het hele document gaat mee, ook de pagina's die niet nodig waren voor de vraag | Ook passages die niets met de vraag te maken hebben, komen bij de leverancier |
| Geheugen | Context uit één gesprek kan terugkomen in een later gesprek | Een cliëntnaam van vorige week duikt op bij een andere cliënt |
| Koppelingen | De tool leest mee in mail, agenda of opslag | Het gaat dan niet meer om wat iemand plakt, maar om alles waar de tool bij kan |
| Gedeelde links | Een gesprek krijgt een openbare URL | Wie de link heeft, kan het gesprek lezen |
| Training | Op een persoonlijk account kan invoer worden gebruikt om het model te verbeteren, tenzij dat is uitgezet | De tekst wordt onderdeel van iets dat het kantoor niet meer beheert |
Aan het geheugen wordt het minst gedacht. Hoe dat werkt, en waarom een verwijderd gesprek niet meteen weg is, lees je in de artikelen over hoe het AI-geheugen werkt en de verborgen risico's van AI-chatlogs. Koppelingen nemen het snelst toe: een assistent die de mailbox mag lezen, leest ook de mail met het conceptrapport erin.
Waarom is het accounttype niet het hele antwoord?
Omdat het accounttype regelt wat er met de tekst gebeurt nadat die is aangekomen. Een zakelijk of enterprise-account sluit invoer standaard uit van training, heeft een verwerkersovereenkomst en geeft een beheerder regie over geheugen, delen en leden. Dat is het minimum voor cliëntwerk, en het verschil met een gratis account staat in gratis versus zakelijk AI-account.
Maar het zakelijke account beantwoordt niet de vraag of de controleleider het memo had moeten plakken. Voorwetenschap blijft voorwetenschap, ook bij een leverancier met een goede overeenkomst. Of die leverancier daarmee een ontvanger van voorwetenschap is geworden, en wat dat betekent voor de lijst van wie toegang heeft, is een vraag voor de compliance officer. Het antwoord hangt af van de contractuele afspraken en de inrichting, en het is geen vraag die een medewerker op vrijdagmiddag kan beantwoorden.
Daarom heeft een kantoor twee lagen nodig. De eerste is het besluit per tool: welke tool, op welk account, voor welke praktijk, welke informatie erin mag en welke nooit. De tweede is wat de medewerker zelf doet voordat ze plakt: de cliëntnaam eruit, de periode vaag, de bedragen fictief. Een vraag over de formulering van een toelichting blijft dan prima te stellen. Een overnamedossier niet, en dan is het antwoord: niet in een algemene tool. Wat er in elk geval uit moet, lees je in onze gids over wat je wel en niet met AI deelt.
Wat regelt een kantoor?
Een adviseur bij de corporate-financepraktijk laat een information memorandum van zestig pagina's samenvatten in een pdf-samenvatter die een collega had getipt. Koper, verkoper en de vraagprijs staan op pagina twee. De tool stond in geen enkel overzicht, en niemand had er iets over besloten. Dat is geen incident maar een tool zonder besluit die echt wordt gebruikt, en met precies zulke tools begint de lijst van het kantoor.
Vijf afspraken leveren het meeste op. Per tool een besluit, met een van vier statussen: toegestaan, beperkt toegestaan met een voorwaarde in één zin, nog geen besluit, of niet toegestaan met een alternatief erbij. Per toegestane tool het accounttype dat erbij hoort, en geen cliëntwerk op een persoonlijk account. Een concrete lijst van wat er nooit in gaat, per praktijk geformuleerd: bij controle de combinatie van cliëntnaam en ongepubliceerd cijfer, bij corporate finance alles uit een lopende transactie. Het besluit zichtbaar op het moment dat iemand de tool opent, niet in een beleidsdocument. En cijfers die laten zien of de afspraken worden gevolgd, zonder dat iemand hoeft te lezen wat er is getypt.
BeeSensible ondersteunt drie van die vijf. De extensie laat zien welke AI-tools er op kantoor worden geopend, alleen het domein, zonder gebruikers-id en zonder inhoud; een beheerder legt per tool het besluit vast en BeeSensible kiest nooit zelf. Opent iemand een tool waarover iets is besloten, dan verschijnt dat besluit in de browser, met het goedgekeurde alternatief als eerste knop. En gevoelige gegevens zoals namen, IBAN's en BSN's krijgen een markering terwijl iemand typt, in de tools waarin mensen al werken. Een ongepubliceerd kwartaalcijfer is geen gegevenstype dat detectie herkent; daarvoor blijven het besluit per tool en de melding bij het openen van de tool de aangewezen weg. Hoe BeeSensible dat vastlegt, zie je hieronder en op de productpagina over Zien.
