Bij een woningcorporatie vraagt de bestuurder in het managementteam wie het AI-register eigenlijk bijhoudt. Het wordt stil, en dan kijkt iedereen naar de functionaris gegevensbescherming. Die zegt dat ze het register graag toetst, maar dat ze niet kan weten welke tools de afdeling Verhuur deze maand is gaan gebruiken.
Ze heeft op twee punten gelijk. Verantwoordelijk voor het AI-register is de organisatie, met het bestuur als eindverantwoordelijke. Daaronder werkt het alleen in lagen: één eigenaar van het register als geheel, een eigenaar per regel in de lijn, IT voor de waarneming, inkoop voor de contracten, en de FG als adviseur en toetser. Wat er in het register hoort, lees je in ons basisartikel over het AI-register. Dit stuk gaat over wie waarvoor verantwoordelijk is.
Waarom wijst de wet niemand aan?
Omdat er geen wet is die een AI-register in een vaste vorm voorschrijft, en dus ook geen wet die zegt wie het bijhoudt. De AVG legt de verantwoordingsplicht bij de verwerkingsverantwoordelijke, en dat is de organisatie. De AI-verordening richt zich in artikel 4 tot aanbieders en gebruiksverantwoordelijken, en ook dat is de werkgever als geheel, niet een afdeling. Wat de AI-verordening wel aan registratie vraagt, lees je in het artikel over de vraag of een AI-register verplicht is.
De verdeling moet dus van binnenuit komen. Een register vraagt vier soorten kennis, en die zitten bij vier soorten mensen: wat er wordt gebruikt, waarvoor, onder welk contract, en of dat mag. Niemand heeft die vier alleen.
Waarom is "de FG doet het wel" geen antwoord?
Het klinkt logisch, want de FG weet het meest van gegevensbescherming. Toch gaat het om twee redenen mis.
De eerste is juridisch. De AVG geeft de functionaris gegevensbescherming in artikel 39 een adviserende en toezichthoudende taak, en artikel 38 verlangt dat hij die onafhankelijk kan uitvoeren, zonder instructies over de uitkomst en zonder taken die tot een belangenconflict leiden. Wie de FG eigenaar maakt van het register, laat hem toezicht houden op zijn eigen werk. Hetzelfde argument geldt voor AI-geletterdheid; dat staat uitgewerkt in het artikel over wie verantwoordelijk is voor AI-geletterdheid.
De tweede is praktisch, en die noemde de FG bij de woningcorporatie zelf al. Zij ziet niet welke tools Verhuur opent. Een register dat bij één persoon ligt, beschrijft wat die persoon weet, en dat is na een kwartaal te weinig. Niet elke organisatie heeft trouwens een FG; of je er een moet hebben, hangt af van wat voor organisatie je bent en wat je verwerkt.
Wie doet wat?
| Rol | Taak in het register | Wat ontbreekt als deze rol wegvalt |
|---|---|---|
| Bestuur of directie | Wijst de eigenaar aan, stelt het beleid vast, draagt de eindverantwoordelijkheid | Niemand die de knoop doorhakt als twee afdelingen iets anders willen |
| Eigenaar van het register (CISO, privacy- of complianceteam) | De vorm, de velden, het ritme van herbeoordeling, de aansluiting op het verwerkingsregister | Een register dat per afdeling anders is ingevuld en nergens compleet |
| Eigenaar per regel (de lijn) | Doel, gegevens, manier van gebruik en de herbeoordeling van de eigen regel | Regels die blijven staan zoals ze een jaar geleden zijn ingevuld |
| IT of de beheerder | De waarneming: welke tools worden geopend. Zet een nieuwe tool op "nog geen besluit" en toont medewerkers het besluit tijdens hun werk | Een register dat alleen kent wat iemand heeft aangemeld |
| Inkoop of contractbeheer | Accountvorm, verwerkersovereenkomst, voorwaarden en wijzigingen daarin | Een tool op "toegestaan" terwijl de zakelijke licentie nooit is afgesloten |
| Functionaris gegevensbescherming | Adviseert over beoordelingen, toetst of het register bij de verwerkingen past, signaleert wat ontbreekt | Niemand die onafhankelijk zegt dat een besluit niet klopt |
Twee rijen verdienen een toelichting. De eigenaar per regel blijft het vaakst leeg, omdat het makkelijker is om "IT" of "de CISO" in te vullen. Maar alleen de afdeling die de tool inzet kan zeggen waarvoor en met welke gegevens, en dat zijn de twee velden waar het risico zit. Een transcriptietool voor interne overleggen en dezelfde tool voor gesprekken met huurders zijn twee regels met twee eigenaren.
De rij van IT is de keerzijde. IT beslist niets over een tool, maar is de enige die kan zien dat de tool er is. Een nieuw waargenomen tool komt op "nog geen besluit", met de datum, en daar eindigt de taak van IT. Hoe die verdeling werkt bij de herbeoordeling, lees je in het artikel over hoe je een AI-register actueel houdt.
Wie neemt het besluit per tool?
De organisatie. Het besluit is een van vier statussen: toegestaan, beperkt toegestaan, nog geen besluit, niet toegestaan. De eigenaar van de regel doet een voorstel, op basis van doel en gegevens. Inkoop levert de accountvorm en het contract. De FG adviseert. De eigenaar van het register legt het besluit vast, met datum en naam. Bij een tool die over huurders of medewerkers beslist, tekent het bestuur zelf.
Wie het besluit nooit neemt: een risicoscore, een leverancier of de tool zelf. Een score is advies. Elke tool begint op "nog geen besluit" en blijft daar staan tot iemand met naam en toenaam er iets anders van maakt.
Hoe ziet dat eruit bij de woningcorporatie?
Het managementteam verdeelt de rollen in één vergadering. De CISO wordt eigenaar van het register als geheel. IT levert elk kwartaal de lijst van AI-diensten die zijn geopend, in aantallen, zonder namen. Inkoop levert per tool de accountvorm en of er een verwerkersovereenkomst ligt. De FG toetst elk half jaar of het register nog klopt met het verwerkingsregister.
De eerste lijst van IT laat zien waarom dat nodig was. Copilot is toegestaan en staat in het register. Naast Copilot blijken ook Perplexity, ChatGPT en een transcriptietool in gebruik te zijn, en twee daarvan staan nergens vermeld. Dat is geen incident: over die tools was niets besloten, dus niemand heeft iets overtreden. Ze komen op "nog geen besluit", en de CISO gaat op zoek naar een eigenaar bij Verhuur en bij Communicatie. In dat gesprek doet het register waarvoor het bedoeld is.
BeeSensible ondersteunt precies die verdeling. De extensie meldt alleen het domein van een geopende AI-tool, hooguit één keer per dag per apparaat, zonder gebruikers-id en zonder inhoud, en legt het naast een catalogus van meer dan 1.000 beoordeelde tools. Een beheerder ziet welke tools nog geen besluit hebben en legt het besluit vast dat de organisatie heeft genomen; het product beslist zelf niets. Hoe dat werkt, lees je op de pagina over AI-tools.
