In het managementteam van een gemeente vraagt de gemeentesecretaris of AI-geletterdheid is geregeld. De CISO wijst op de lunchlezing van het voorjaar: 140 deelnemers, een presentatie over Copilot, en de afspraak dat er geen persoonsgegevens in gratis tools gaan. Daarna wordt het stil, want niemand weet zeker of dat genoeg is voor een jeugdconsulent die gesprekken laat uitwerken door een transcriptietool.
Het antwoord is: het hangt af van de rol. Artikel 4 van de AI-verordening vraagt van een gemeente maatregelen voor een toereikend niveau van AI-geletterdheid bij iedereen die namens haar AI gebruikt. Toereikend voor de balie is iets anders dan toereikend voor het sociaal domein, en één lezing voor het hele gemeentehuis dekt dat verschil niet. Wat artikel 4 in het algemeen vraagt, staat in AI-geletterdheid in 2026.
Wanneer geldt artikel 4 voor een gemeente?
Zodra medewerkers een AI-systeem gebruiken voor het werk. De verordening richt zich tot aanbieders en gebruiksverantwoordelijken, en een gemeente waar mensen Copilot, een chatbot of een transcriptietool gebruiken, is gebruiksverantwoordelijke. Of de gemeente die tools zelf heeft ingekocht, maakt daarvoor niet uit. De tekst staat in Verordening (EU) 2024/1689, artikel 4, met de definitie van AI-geletterdheid in artikel 3.
"Namens hen" reikt verder dan de loonlijst. Een gemeente werkt met inhuur, met een gemeenschappelijke regeling voor het sociaal domein, met een extern bureau dat de communicatie doet. Wie namens de gemeente een AI-systeem gebruikt, valt onder de maatregelen, ook zonder aanstelling.
Er staat geen training in artikel 4, geen certificaat en geen aantal uren. De Europese Commissie heeft in haar vragen en antwoorden over AI-geletterdheid bevestigd dat een certificaat niet vereist is en dat een organisatie haar eigen maatregelen mag vastleggen. Toezicht ligt sinds augustus 2026 bij nationale toezichthouders; hoe dat in Nederland precies wordt verdeeld, ligt met de Uitvoeringswet AI-verordening nog niet definitief vast.
Waarom verschilt het per rol bij een gemeente?
Omdat het werk verschilt, en de gegevens die erin omgaan ook. Een baliemedewerker maakt een mail begrijpelijker, een beleidsadviseur laat onderzoek doen met bronnen, een jeugdconsulent zit met gespreksverslagen over gezinnen, en de gemeentesecretaris moet het besluit per tool kunnen uitleggen aan de raad.
| Rol | Wat toereikend betekent | Wat je vastlegt |
|---|---|---|
| Baliemedewerker, KCC | Welke tools mogen, dat BSN en dossierinhoud in geen prompt horen, en dat een antwoord wordt gecontroleerd voordat het naar een inwoner gaat | De uitleg die deze groep kreeg, en het besluit per tool |
| Beleidsadviseur, communicatie | Dat een antwoord met bronnen nog steeds bronnen zijn die je zelf opent, en dat een casus van een inwoner geen voorbeeld is voor een prompt | Idem, plus de voorwaarde bij tools voor onderzoek |
| Jeugdconsulent, Wmo, schuldhulp | Dat dossierwerk in geen enkele niet-goedgekeurde tool hoort, ook niet zonder naam, en welke route er wel is | De instructie voor het sociaal domein en wie erop is ingewerkt |
| IT, CISO, FG | Welke tools in gebruik zijn, wat de status is, hoe je een tool beoordeelt en hoe het besluit medewerkers bereikt | Het register, de beoordelingsvragen en de besluiten |
| Bestuur, gemeentesecretaris, MT | Dat de gemeente beslist en niet de leverancier, welke toepassingen mogelijk hoog risico zijn, en wie wat heeft besloten | Het beleid, de besluiten en de datum ervan |
Voor de meeste medewerkers zit het in de eerste twee rijen, en daar is de uitleg kort. Wat een gemeentemedewerker wel en niet in een prompt zet, per taak, staat in ChatGPT en persoonsgegevens bij gemeenten.
Wanneer wordt het meer dan uitleg?
Als AI wordt gebruikt bij een besluit over een inwoner. Bijlage III van de verordening noemt onder meer AI-systemen die overheden gebruiken om te beoordelen of iemand recht heeft op uitkeringen en overheidsdiensten. Een chatbot die een brief herschrijft valt daar niet onder. Een systeem dat aanvragen voorsorteert of fraudesignalen geeft, mogelijk wel. Of een concrete toepassing hoog risico is, is een beoordeling per systeem en per gebruik, en die beoordeling is van de gemeente, niet van de leverancier. Hoe je die maakt staat in wanneer is een AI-toepassing hoog risico.
Wie met zo'n systeem werkt, moet begrijpen hoe het tot een uitkomst komt, wat het mist, en wanneer je ervan afwijkt. Dat is ook de plek waar het Algoritmeregister van de overheid een rol speelt: de Rijksoverheid vraagt overheidsorganisaties om impactvolle algoritmes daar openbaar te beschrijven, en de uitleg aan medewerkers hoort bij die beschrijving te passen. Het dagelijkse AI-gebruik met chatbots en transcriptie staat daar niet in, en heeft dus een eigen, intern register nodig.
Hoe ziet dat eruit in een gemeente?
De gemeente uit de eerste alinea zoekt na het MT uit wat er in gebruik is. Naast Copilot blijken Perplexity, ChatGPT en drie gespecialiseerde tools te draaien, waaronder een transcriptietool die twee jeugdteams al maanden gebruiken voor gesprekken met gezinnen. Over die tool is nooit een besluit genomen, en de lunchlezing ging er niet over, want in het voorjaar wist niemand dat hij bestond.
Dat is geen bewijs dat de lezing mislukte. Ze legde uit wat er in mei bekend was; het werk ging door met tools die niemand toen als AI herkende. Het laat wel zien wat een lezing niet kan: aanwezig zijn op het moment dat een consulent een opname start.
De gemeente doet daarna drie dingen. Ze neemt een besluit over de transcriptietool, na een blik op de leverancier, de verwerkingslocatie en de voorwaarden. Ze schrijft voor het sociaal domein een eigen, kortere instructie. En ze zorgt dat wie een AI-tool opent, het besluit erover op dat moment te zien krijgt, met het goedgekeurde alternatief erbij.
Hoe toon je het aan?
Met drie soorten bewijs. De uitleg per rol en wie die kreeg, laat zien dat je mensen hebt verteld wat ze moeten weten. Het register en de besluiten laten zien wat er is beslist. En de cijfers over wat er op het werkmoment gebeurt, laten zien of dat besluit de werkdag heeft bereikt. Welke van de drie een auditor het zwaarst weegt, en wat je eerlijk "niet onderbouwd" noemt, staat in hoe toon je AI-geletterdheid aan.
Dat derde soort bewijs is wat een presentielijst mist. Een melding die verschijnt als iemand een tool opent, kan worden geteld met wat de persoon deed: het alternatief geopend of toch doorgegaan. Een markering van een BSN in een prompt kan worden geteld met de afloop: vervangen, gemaskeerd, verwijderd of toch verzonden. In aantallen, zonder wie het was.
