In het managementteam van een gemeente vraagt de gemeentesecretaris of AI-geletterdheid is geregeld. De CISO wijst op de lunchlezing van het voorjaar: 140 deelnemers, een presentatie over Copilot en de afspraak dat er geen persoonsgegevens in gratis tools gaan. Daarna valt er een stilte, want niemand weet zeker of dat genoeg is voor een jeugdconsulent die gesprekken laat uitwerken door een transcriptietool.
Het antwoord is: het hangt af van de rol. Artikel 4 van de AI-verordening vraagt een gemeente om maatregelen voor een toereikend niveau van AI-geletterdheid bij iedereen die namens haar AI gebruikt. Toereikend voor de balie is iets anders dan toereikend voor het sociaal domein, en één lezing voor het hele gemeentehuis dekt dat verschil niet. Wat artikel 4 in het algemeen vraagt, staat in AI-geletterdheid in 2026.
Wanneer geldt artikel 4 voor een gemeente?
Zodra medewerkers een AI-systeem gebruiken voor het werk. De verordening richt zich tot aanbieders en gebruiksverantwoordelijken, en een gemeente waar mensen Copilot, een chatbot of een transcriptietool gebruiken, is gebruiksverantwoordelijke. Of de gemeente die tools zelf heeft ingekocht, maakt daarvoor niet uit. De tekst staat in Verordening (EU) 2024/1689, artikel 4, met de definitie van AI-geletterdheid in artikel 3.
"Namens hen" reikt verder dan de loonlijst. Een gemeente werkt met inhuur, met een gemeenschappelijke regeling voor het sociaal domein, met een extern bureau dat de communicatie doet. Wie namens de gemeente een AI-systeem gebruikt, valt onder de maatregelen, ook zonder aanstelling.
In artikel 4 staat geen training, geen certificaat en geen aantal uren. De Europese Commissie heeft in haar vragen en antwoorden over AI-geletterdheid bevestigd dat een certificaat niet vereist is en dat een organisatie haar eigen maatregelen mag vastleggen. Het toezicht is sinds augustus 2026 een zaak van nationale toezichthouders; hoe dat in Nederland precies wordt verdeeld, staat met de Uitvoeringswet AI-verordening nog niet definitief vast.
Waarom verschilt het per rol bij een gemeente?
Omdat het werk verschilt, en de gegevens die erbij komen kijken ook. Een baliemedewerker maakt een mail begrijpelijker, een beleidsadviseur laat AI een onderwerp uitzoeken met bronnen, een jeugdconsulent werkt met gespreksverslagen over gezinnen, en de gemeentesecretaris moet het besluit per tool kunnen uitleggen aan de raad.
| Rol | Wat toereikend betekent | Wat je vastlegt |
|---|---|---|
| Baliemedewerker, KCC | Welke tools mogen, dat een BSN en de inhoud van dossiers nooit in een prompt horen, en dat een antwoord wordt gecontroleerd voordat het naar een inwoner gaat | De uitleg die deze groep kreeg, en het besluit per tool |
| Beleidsadviseur, communicatie | Dat je de bronnen onder een antwoord nog steeds zelf opent, en dat de casus van een inwoner geen voorbeeld voor een prompt is | Idem, plus de voorwaarde bij tools voor onderzoek |
| Jeugdconsulent, Wmo, schuldhulp | Dat dossierwerk in geen enkele niet-goedgekeurde tool hoort, ook niet zonder naam, en welke route er wel is | De instructie voor het sociaal domein en wie erop is ingewerkt |
| IT, CISO, FG | Welke tools in gebruik zijn, wat de status is, hoe je een tool beoordeelt en hoe het besluit medewerkers bereikt | Het register, de beoordelingsvragen en de besluiten |
| Bestuur, gemeentesecretaris, MT | Dat de gemeente beslist en niet de leverancier, welke toepassingen mogelijk onder hoog risico vallen, en wie wat heeft besloten | Het beleid, de besluiten en de datum ervan |
De meeste medewerkers vallen onder de eerste twee rijen, en daar is de uitleg kort. Wat een gemeentemedewerker per taak wel en niet in een prompt zet, werken we uit in het artikel over ChatGPT en persoonsgegevens bij gemeenten.
Wanneer wordt het meer dan uitleg?
Als AI wordt gebruikt bij een besluit over een inwoner. Bijlage III van de verordening noemt onder meer AI-systemen die overheden gebruiken om te beoordelen of iemand recht heeft op uitkeringen en overheidsdiensten. Een chatbot die een brief herschrijft, valt daar niet onder. Een systeem dat aanvragen voorsorteert of fraudesignalen geeft, mogelijk wel. Of een concrete toepassing onder hoog risico valt, beoordeelt de gemeente per systeem en per gebruik, en niet de leverancier. Hoe je die beoordeling maakt, lees je in ons artikel over wanneer een AI-toepassing onder hoog risico valt.
Wie met zo'n systeem werkt, moet begrijpen hoe het tot een uitkomst komt, wat het mist en wanneer je ervan afwijkt. Hier komt ook het Algoritmeregister van de overheid in beeld: de Rijksoverheid vraagt overheidsorganisaties om impactvolle algoritmes daar openbaar te beschrijven, en de uitleg aan medewerkers hoort bij die beschrijving te passen. Het dagelijkse AI-gebruik met chatbots en transcriptie staat daar niet in, en heeft dus een eigen, intern register nodig.
Hoe ziet dat eruit in een gemeente?
De gemeente uit de eerste alinea zoekt na het MT uit wat er in gebruik is. Naast Copilot blijken Perplexity, ChatGPT en drie specialistische tools te draaien, waaronder een transcriptietool die twee jeugdteams al maanden gebruiken voor gesprekken met gezinnen. Over die tool is nooit een besluit genomen, en de lunchlezing ging er niet over, want in het voorjaar wist niemand dat hij bestond.
Dat is geen bewijs dat de lezing mislukte. Ze legde uit wat er in mei bekend was; het werk ging door met tools die niemand toen als AI herkende. Het laat wel zien wat een lezing niet kan: erbij zijn op het moment dat een consulent een opname start.
De gemeente doet daarna drie dingen. Ze neemt een besluit over de transcriptietool, na een blik op de leverancier, de verwerkingslocatie en de voorwaarden. Ze schrijft voor het sociaal domein een eigen, kortere instructie. En ze zorgt ervoor dat wie een AI-tool opent, meteen het besluit over die tool ziet, met het goedgekeurde alternatief erbij.
Hoe toon je het aan?
Met drie soorten bewijs. De uitleg per rol en wie die kreeg, laat zien dat je mensen hebt verteld wat ze moeten weten. Het register en de besluiten laten zien wat er is beslist. En de cijfers over wat er tijdens het werk gebeurt, laten zien of dat besluit ook in de werkdag is aangekomen. Aan welke van de drie een auditor het meeste gewicht geeft, en wat je eerlijk "niet onderbouwd" noemt, lees je in ons artikel over hoe je AI-geletterdheid aantoont.
Dat derde soort bewijs is wat een presentielijst mist. Een melding die verschijnt als iemand een tool opent, kun je tellen samen met wat de persoon daarna deed: het alternatief geopend of toch doorgegaan. Een markering op een BSN in een prompt kun je tellen samen met de afloop: gemaskeerd, verwijderd of toch verzonden. Alleen in aantallen, nooit met wie het was.
