Een mentor op een middelbare school laat een chatbot de rapporttekst van een leerling vriendelijker formuleren. De naam van de leerling en de reden voor de zorgen staan er nog in. Een verdieping hoger vraagt de intern begeleider dezelfde tool om een ondersteuningsplan samen te vatten voor het overleg van morgen. Het bestuur, met negen scholen, heeft vorig jaar een AI-beleid vastgesteld waarin geen van beide situaties voorkomt.
AI-governance in het onderwijs gaat over precies die afstand tussen beleid en praktijk. Het is het geheel van afspraken waarmee een bestuur verantwoord omgaat met het AI-gebruik van docenten en medewerkers: welke tools er in gebruik zijn, wat per tool is besloten en onder welke voorwaarde, of een docent dat besluit ziet terwijl hij typt en of het bestuur kan laten zien dat het werkt. Wat dat in het algemeen inhoudt, lees je in ons hoofdartikel over AI-governance; op school draait bijna elk besluit om de vraag of leerlinggegevens erin mogen.
Waar gebruiken docenten AI voor?
Voor drie soorten werk. Lesmateriaal: een opdracht op drie niveaus, een toets met antwoordmodel. Feedback: een werkstuk nakijken, een rapporttekst formuleren. Administratie: een ouderbrief begrijpelijker maken, een verslag van een oudergesprek uitwerken.
Daar komt een vierde categorie bij die niemand als AI-gebruik ziet: de AI-functies in leermiddelen die de school al heeft, zoals adaptieve oefenprogramma's. En een vijfde: het werk dat thuis wordt afgemaakt, op een eigen account, omdat de schoollaptop al dicht was. Een beleid dat alleen de eerste drie beschrijft, mist het deel dat het snelst groeit.
Welke leerlinggegevens gaan mee?
Bij lesmateriaal meestal niets. Bij feedback en administratie bijna altijd iets: een naam, een klas, een cijfer en in de zwaardere gevallen de reden waarom er zorgen zijn. Een ondersteuningsplan bevat gegevens over gezondheid en gedrag van een minderjarige, en dat zijn bijzondere persoonsgegevens onder de AVG. Een rapporttekst met "heeft moeite met concentreren sinds de scheiding" hoort ook bij het leerlingdossier.
De taak kan bijna altijd zonder. Een rapporttekst vriendelijker formuleren werkt net zo goed met "de leerling" als met een naam, en een ondersteuningsplan samenvatten kan pas verantwoord in een omgeving waar de school afspraken mee heeft. Welke gegevens er altijd uit een prompt moeten, lees je in onze gids over wat je wel en niet met AI mag delen. Het besluit van het bestuur is dus niet "AI mag" of "AI mag niet", maar per tool: mag deze tool, en met welke gegevens?
Wat regelen het privacyconvenant en de verwerkersovereenkomst, en wat niet?
Het privacyconvenant onderwijs is de afspraak tussen het onderwijs en leveranciers van digitale leermiddelen over de omgang met leerlinggegevens, met een modelverwerkersovereenkomst erbij. De school is verwerkingsverantwoordelijke, de leverancier verwerker, en die afspraken hoeft niet elke school opnieuw te maken.
Dat werkt voor wat de school inkoopt. Het werkt niet voor een gratis chatbot die een docent op een eigen account gebruikt: daar is geen leverancier die het convenant heeft ondertekend, geen verwerkersovereenkomst, en vaak weet de school niet eens dat de tool wordt gebruikt. Het verschil tussen een persoonlijk en een zakelijk account is bij AI-tools groot, en wat er in een verwerkersovereenkomst voor een AI-tool hoort te staan, geldt voor een school onverkort. Het convenant beantwoordt de vraag "met welke leveranciers hebben we afspraken", niet de vraag "welke tools worden er gebruikt".
Wat vraagt de AI-verordening van een school?
Twee dingen. Sinds februari 2025 vraagt artikel 4 van de AI-verordening van elke organisatie die AI-systemen gebruikt, dat ze werkt aan de AI-geletterdheid van de mensen die ermee werken. Voor een school betekent dat: docenten weten welke tool ze gebruiken, welke gegevens er niet in horen en waar ze een nieuwe tool melden. Wat per rol toereikend is, lees je in AI-geletterdheid in 2026.
Het tweede weegt zwaarder maar raakt minder scholen. Bijlage III noemt onderwijs als hoogrisicogebied, onder meer voor AI die wordt gebruikt bij toelating en bij het beoordelen van leerresultaten. Een docent die een chatbot een les laat voorbereiden, gebruikt daarmee geen hoogrisicosysteem. Een school die AI inzet om werkstukken te beoordelen of leerlingen toe te laten, moet die vraag wel stellen, samen met de aanbieder van dat systeem, want de classificatie hangt af van het beoogde doel. Het artikel over wanneer een AI-toepassing onder hoog risico valt werkt dat onderscheid uit; hoe het precies uitpakt, verschilt per school en per systeem.
Hoe verdeel je dit tussen bestuur en school?
| Vraag | Bestuur | School |
|---|---|---|
| Welke AI-tools zijn in gebruik | Eén register voor alle scholen, gevoed door wat er echt wordt geopend | Meldt een nieuwe tool, ook een die in een leermiddel zit |
| Mag deze tool, en met welke gegevens | Het besluit per tool: toegestaan, beperkt toegestaan, nog geen besluit, niet toegestaan, met de voorwaarde over leerlinggegevens | Past het besluit toe in de eigen praktijk |
| Hoe zet een docent AI in bij een les of een toets | Kaders, met ruimte daarbinnen | De didactische keuze, per vak en per opdracht |
| Weten docenten wat er is besloten | De melding op het moment dat iemand een tool opent | Het gesprek in de sectie en in het team |
| Werkt het | Cijfers per bestuur en per school, zonder namen | Aanleiding om iets aan te passen |
Wat gebeurt er bij een bestuur met negen scholen?
Het beleid van het bestuur uit het voorbeeld bovenaan noemt twee tools: Microsoft 365 Copilot is toegestaan, ChatGPT is beperkt toegestaan zonder leerlinggegevens. Als het bestuur voor het eerst bekijkt welke AI-diensten er in de browser worden geopend, duiken er op twee scholen een tool voor lesmateriaal op, op één school een transcriptietool die bij oudergesprekken wordt gebruikt en op alle negen een presentatietool die niemand als AI-tool had herkend. Geen van de drie staat in het register, en de transcriptietool neemt gesprekken op waarin zorgen over een kind worden besproken.
Dat is geen incident. De docent met de transcriptietool bespaart er een uur per week mee en niemand had gezegd dat het niet mocht, want niemand wist dat de tool bestond. Het laat zien dat een beleid met twee tools na een jaar drie tools mist. Wat er dan moet gebeuren: drie tools beoordelen, per tool een status kiezen, bij de transcriptietool nagaan of er een omgeving met verwerkersovereenkomst is die hetzelfde doet, en dat alternatief laten zien zodra iemand de oude tool opent.
BeeSensible koppelt een catalogus van meer dan 1.000 AI-tools aan het gebruik dat in de organisatie wordt waargenomen: alleen het domein, hooguit één keer per dag per apparaat, zonder gebruikers-id en zonder inhoud. Een beheerder van het bestuur ziet in de Inbox welke tools nog geen besluit hebben en legt het besluit vast; heeft het bestuur meldingen aangezet, dan ziet een docent het besluit in de browser zodra hij de tool opent. BeeSensible blokkeert niets uit zichzelf; of een docent na de melding bij een niet-toegestane tool kan doorgaan, stelt het bestuur in. Zo ziet dat register eruit:
