Een beleidsmedewerker opent Word om een notitie te schrijven en ziet bij elke nieuwe alinea het Copilot-pictogram verschijnen. Ze wil het gewoon weg hebben. Op internet vindt ze een stappenplan: Bestand, Opties, Copilot, vinkje weg. Alleen staat dat vinkje er bij haar niet.
Twee verdiepingen hoger vraagt de privacy officer aan de systeembeheerder of Copilot "even uit kan" totdat de organisatie heeft besloten wat ermee mag. De beheerder haalt Copilot Chat uit de navigatie van Teams en Outlook. Een week later gebruikt een collega het toch, via de browser.
Allebei vroegen ze hetzelfde, en allebei liepen ze tegen hetzelfde aan: Copilot uitzetten werkt anders voor een persoonlijk account dan voor een werkaccount, en uit het zicht is nog niet uit.
#Wie Copilot kan uitzetten, hangt af van je account
Microsoft beschrijft het zelf uitzetten van Copilot in Copilot uitschakelen in Microsoft 365-apps (gecontroleerd op 8 november 2026). Bovenaan staat de voorwaarde die de meeste stappenplannen weglaten: de instellingen gelden alleen als je met een persoonlijk Microsoft-account bent ingelogd, bijvoorbeeld een outlook.com-adres. Met een werk- of schoolaccount zijn ze er niet.
Dat verklaart het ontbrekende vinkje van de beleidsmedewerker. Met een werkaccount bepalen twee dingen of Copilot in Word, Excel en PowerPoint zit: de licentie die de organisatie heeft, en wat de beheerder in het Microsoft 365-beheercentrum heeft ingesteld. De medewerker zelf heeft daar geen schakelaar voor.
Voor een organisatie is dat eigenlijk goed nieuws. Of Copilot beschikbaar is, wordt dan één keer besloten, voor iedereen, en niet door elke medewerker apart.
#Copilot uitzetten in Word, Excel en PowerPoint
Met een persoonlijk account heeft elke app een eigen vinkje Copilot inschakelen. Het geldt alleen voor die app, op dat apparaat. Wil je Copilot ook uit Excel en PowerPoint hebben, dan doe je het daar opnieuw, en op je laptop thuis ook.
- Windows: ga naar Bestand, Opties, Copilot, haal het vinkje weg bij Copilot inschakelen, klik op OK en start de app opnieuw.
- Mac: open het menu met de naam van de app, kies Voorkeuren, ga naar de groep met hulpmiddelen voor schrijven en controleren (in het Engels Authoring and Proofing Tools) en daarna Copilot, haal het vinkje weg en start de app opnieuw.
Volgens Microsoft zit dit vinkje op Windows in Word vanaf versie 2412 en in Excel en PowerPoint vanaf versie 2501. Staat Copilot uit, dan is het pictogram in het lint grijs en werkt Copilot in die app niet meer. Het pictogram alleen uit het lint halen is iets anders: Copilot staat dan nog aan en is bijvoorbeeld via het snelmenu te openen.
In de web- en mobiele versies van Word, Excel en PowerPoint kun je Copilot niet uitzetten. Microsoft wijst daarvoor op een omweg via de privacyinstellingen van je account. In de desktopapp op Windows staan die onder Bestand en Account, bij de privacy van je account en Instellingen beheren; daar haal je onder Verbonden ervaringen het vinkje weg bij de ervaringen die je inhoud analyseren. Dat hoeft maar in één app. Het zet Copilot uit, maar ook andere functies, zoals voorgestelde antwoorden in Outlook, tekstvoorspellingen in Word, Designer in PowerPoint en automatische alt-tekst bij afbeeldingen.
#Copilot uitzetten in Outlook
Outlook werkt met een schakelaar in plaats van een vinkje, en die schakelaar geldt voor alle apparaten waarop je met hetzelfde account bent ingelogd.
- Outlook op het web en de nieuwe Outlook voor Windows: Instellingen, Copilot, en zet Copilot inschakelen uit.
- Outlook voor Mac, iOS en Android: Snelle instellingen, Copilot. Op de Mac heb je minimaal versie 16.95.3 nodig.
Voor de klassieke Outlook voor Windows noemt Microsoft geen datum waarop de schakelaar komt. Voor apps zonder eigen instelling verwijst Microsoft naar de omweg via de privacyinstellingen, met dezelfde bijwerkingen als hierboven.
Ook dit geldt alleen voor een persoonlijk account. In een werkomgeving komt Copilot Chat in Outlook uit de Copilot-app, en die beheert de organisatie.
#Copilot uit de werkbalk van Edge halen
In Edge opent het Copilot-pictogram rechtsboven Copilot Chat. Ben je met je werkaccount ingelogd, dan gelden de zakelijke afspraken van Microsoft. Je kunt de knop zelf verbergen: in de instellingen van Edge, bij de weergave en de instellingen voor Copilot en de zijbalk (in het Engels Appearance, Copilot and Sidebar), zet je de knop op de werkbalk uit. In dezelfde instellingen bepaal je of Copilot de inhoud van de browser mag gebruiken.
De knop verbergen is niet hetzelfde als Copilot uitzetten. Dat kan alleen een beheerder, met beleid voor Edge. Deze drie staan in Manage Copilot Chat (Engelstalig, gecontroleerd op 8 november 2026):
- HubsSidebarEnabled zet Copilot Chat in Edge helemaal uit, maar daarmee ook alle andere apps in de zijbalk.
- EdgeEntraCopilotPageContext bepaalt of Copilot Chat de webpagina of pdf mag gebruiken die iemand open heeft. Dat telt bij intranetpagina's en webapplicaties met klantgegevens.
- CopilotPageContext doet hetzelfde voor de persoonlijke Copilot in het werkprofiel van Edge.
#Met een werkaccount ligt de keuze bij de beheerder
Wat een medewerker met een werkaccount van Copilot ziet, hangt eerst af van de licentie. In het overzicht van Microsoft Copilot (Engelstalig, gecontroleerd op 8 november 2026) staan de drie labels die Microsoft in de apps toont, zodat medewerkers zien welke Copilot ze hebben. Bij Copilot Chat (Basic) heb je geen Copilot in Word, Excel, PowerPoint en OneNote. Bij Microsoft 365 Copilot (Basic) heb je dat wel, met standaardtoegang die afhangt van de capaciteit van Microsoft. Bij Premium heb je de betaalde licentie.
Copilot Chat zelf zit bij geschikte Microsoft 365-licenties, ook zonder betaalde Copilot-licentie. Wat het dan wel en niet van je werk ziet, staat in Copilot Chat zonder licentie. Voor het uitzetten heeft de beheerder drie knoppen, en ze doen niet allemaal wat de naam belooft.
Losmaken uit de navigatie. Copilot Chat staat standaard vastgemaakt in de navigatie van de Microsoft 365-apps. Kies je ervoor het niet vast te maken, dan verdwijnt het in Teams en Outlook uit beeld, maar de toegang blijft. Medewerkers openen Copilot Chat dan nog via m365.cloud.microsoft/chat, en volgens de uitleg van Microsoft over vastmaken (Engelstalig, gecontroleerd op 8 november 2026) kunnen ze het zelf weer toevoegen vanuit hun app store.
Blokkeren via Integrated Apps. Blokkeer je de Copilot-app in het Microsoft 365-beheercentrum, dan is Copilot Chat weg in de Copilot-app, Teams, Outlook en op het web. Dat geldt ook voor medewerkers met een betaalde licentie. Wie Copilot Chat dan opent, ziet dat het voor de organisatie is uitgezet, en je kunt daar een link naar je eigen AI-beleid tonen.
Alleen voor wie geen licentie heeft. Daarvoor beschrijft Microsoft vier stappen: losmaken uit de navigatie, de Copilot-app alleen beschikbaar maken voor een groep met licentie, Copilot Chat in Teams alleen voor die groep toestaan, en de zijbalk van Edge beperken met beleid.
Microsoft vraagt daarbij om het hele domein *.cloud.microsoft toe te staan en geen losse adressen daarin te blokkeren. Copilot met een webfilter tegenhouden ondersteunt Microsoft dus niet. Persoonlijke Microsoft-accounts weren gaat via tenantbeperkingen in Entra, niet via het blokkeren van copilot.cloud.microsoft.
Stappen gecontroleerd op 8 november 2026 tegen de documentatie van Microsoft voor Microsoft 365-apps, Outlook, Edge en het Microsoft 365-beheercentrum.
#Wat er na het uitzetten nog openstaat
Copilot uit Word halen beantwoordt één vraag: wil ik deze assistent in deze app? De vraag waar de privacy officer mee begon, is een andere. Die wil weten welke AI-tools medewerkers gebruiken voor hun werk, en met welke gegevens.
Een medewerker die Copilot in Word kwijt is maar een tekst wil laten herschrijven, opent een browsertabblad. Misschien Copilot met een persoonlijk account, misschien ChatGPT. Hoe dat meestal gaat, staat in AI blokkeren zonder alternatief. Voor de AVG blijft de organisatie verantwoordelijk voor wat er in die prompt staat, ook als het een tool is die niemand heeft gekozen.
Daarom helpt het om Copilot niet als schakelaar te behandelen maar als besluit. Welke variant mag, voor wie, met welke gegevens, en wat is het alternatief als het antwoord nee is? Copilot Chat met een werkaccount kan daarbij juist het alternatief zijn dat je aanwijst. Hoe zo'n besluit in het AI-register komt, staat in moet ChatGPT of Copilot in je AI-register?, en de afspraken rond Copilot zelf in AI-beleid rondom Microsoft Copilot.
In BeeSensible staat Copilot naast de andere AI-tools die in de organisatie in gebruik zijn, met Copilot en Microsoft 365 Copilot elk apart beoordeeld en elk met een eigen besluit in het register, onder Beslissen. Opent iemand een tool waarover de organisatie anders besliste, dan wijst de melding in de browser naar het alternatief dat de organisatie zelf koos. Typt iemand in Copilot een naam of een BSN, dan krijgt dat een markering voordat het verstuurd is; hoe dat werkt staat bij Helpen. Voor security-teams die dit naast de instellingen van Microsoft inrichten, is er AI-governance voor security.
