Architectuur en gegevensstroom

BeeSensible bestaat uit vijf onderdelen: een browserextensie voor Chrome en Edge, een desktop-app voor macOS en Windows, een gehoste API, een beheerdashboard en een detectiedienst die BeeSensible beheert. Samen herkennen ze gevoelige gegevens terwijl iemand werkt. De organisatie ziet daar alleen aantallen van terug.

De extensie werkt alleen op de websites waarvoor ze rechten heeft: veelgebruikte AI-tools, e-mail- en chatapplicaties, sociale platforms en de BeeSensible-site zelf. Welke apps in jouw organisatie meedoen, stel je als beheerder in via het dashboard. De desktop-app doet hetzelfde in desktopprogramma's zoals Outlook, ChatGPT, Claude en Microsoft Copilot.

#Wat er gebeurt als je typt

Typt een ingelogde gebruiker in een ondersteunde app, dan wordt de tekst uit het invoerveld gecontroleerd op gevoelige gegevens. Die controle draait op de infrastructuur van BeeSensible in de EU. Er worden geen externe AI-diensten zoals OpenAI, Anthropic of Google aangeroepen.

De detectie geeft terug welke gevoelige gegevens zijn gevonden, waar ze staan en welk niveau ze hebben. Op basis daarvan verschijnen de markeringen op de pagina.

#Waar de detectie draait

De extensie en de desktop-app sturen de tekst naar de BeeSensible API. Daar draait de detectie in het werkgeheugen, en daarna wordt de tekst gewist. Niets van de tekst wordt opgeslagen of naar schijf geschreven. Alleen kale aantallen, zonder tekst en zonder gebruikers-id, gaan naar het dashboard.

De API, de database en de opslag draaien op Scaleway in de regio Amsterdam. De modellen draaien op een eigen server bij Hetzner in Duitsland. Beide zijn Europese bedrijven, geen Europese regio van een Amerikaanse cloud: Scaleway is voor 96 procent in handen van het Franse Iliad; Hetzner Online GmbH zit in Gunzenhausen in Duitsland. Er is dus geen Amerikaans moederbedrijf dat op grond van de Amerikaanse CLOUD Act kan worden gedwongen om gegevens af te geven.

#Wat de extensie doorgeeft over AI-gebruik

Staat de module AI Governance aan, dan geeft de extensie door welke AI-domeinen zijn geopend, opgeteld per organisatie per dag, zonder URL-pad of pagina-inhoud. Elke verstuurde prompt telt mee per tool en gebruikscategorie. Om de categorie te bepalen, gaat de eerste prompt van een gesprek naar de API, waar hij wordt ingedeeld en meteen gewist. De rest van het gesprek krijgt dezelfde categorie via een cache op het apparaat.

Hoe vaak iemand AI gebruikt, houdt de extensie op het apparaat bij. Eens per maand geeft ze dat door als één categorie: dagelijks, wekelijks, incidenteel of niet actief. Toont BeeSensible een melding bij een AI-tool, dan wordt vastgelegd dat die is getoond en wat de uitkomst was. Geen van deze gegevens bevat een gebruikers-id.

#Wat er met een document gebeurt

Een document anonimiseren kan via het dashboard, de extensie of de desktop-app. In het dashboard en de extensie kan dat met pdf (ook gescand), Word, Excel, PowerPoint, OpenDocument, RTF, platte tekst, Markdown, CSV en afbeeldingen; de desktop-app doet alleen pdf. Het document wordt in het werkgeheugen op de servers van BeeSensible in de EU verwerkt, blijft daar hooguit 15 minuten en komt nooit op schijf. Het dashboard telt alleen het aantal documenten en het aantal weggehaalde gegevens.

#Wat beheerders zien

Het dashboard toont cijfers op geaggregeerd niveau: per periode, app, gegevenstype en niveau, en voor AI-gebruik per tool en gebruikscategorie. Het toont geen berichttekst en geen weergave per medewerker. Het dashboard ontvangt alleen regels zonder inhoud en zonder gebruikers-id. Wat daar precies in staat, lees je in Wat we opslaan, en wat niet.

Rolt een organisatie BeeSensible centraal uit, dan legt het dashboard per gebruiker ook de installatiestatus vast. Dat zijn: de versie van de extensie en de desktop-app, of de extensie via beleid is geïnstalleerd, of het aanmeldbeleid is ingevuld, of de gebruiker de extensie in privévensters toestaat, of de aanmelding beheerd of handmatig verliep, en of de desktop-app machinebreed is geïnstalleerd. Deze installatiegegevens meldt de client zelf, en beheerders kunnen ze inzien. Ze bevatten geen inhoud van detecties en geven geen beeld van wanneer of hoe iemand werkte.

#Verzenden blijft aan de gebruiker

BeeSensible helpt gebruikers gevoelige gegevens op te merken voordat ze iets delen, en blokkeert verzenden niet uit zichzelf. Tekst verandert alleen als er iets wordt gemaskeerd of verwijderd: omdat de medewerker daarvoor kiest, of bij plakken, bijvoegen of verzenden, afhankelijk van de maskeerinstelling die de organisatie heeft gekozen.

#Documenten aanvragen

Voor de verwerkersovereenkomst, de DPIA of beveiligingsdocumentatie mail je naar [email protected]. We antwoorden in het Nederlands of het Engels.