Wat we opslaan, en wat niet

BeeSensible verwerkt tekst om gevoelige gegevens te herkennen. Die tekst wordt niet opgeslagen. Wat we wel bewaren zijn aantallen en kenmerken, zonder inhoud en zonder gebruikers-id. Hieronder lees je wat dat precies betekent, gecontroleerd aan de hand van de code van versie 6.0 van het product (14 oktober 2026).

#Wat we niet opslaan

• De tekst die iemand typt in een AI-tool, e-mail, chat of document. Die wordt in het werkgeheugen gecontroleerd, meteen gewist en nooit naar schijf geschreven.
• De inhoud van documenten die worden geanonimiseerd. Alleen het aantal weggehaalde gegevens telt mee.
• Welke placeholder bij welke waarde hoort. Gebruikt je organisatie Context behouden, dan houdt de extensie dat per gesprek bij, op het apparaat zelf. BeeSensible krijgt die koppeling nooit te zien.
• De inhoud van prompts. De eerste prompt van een gesprek wordt ingedeeld in een gebruikscategorie, zoals "samenvatten", en daarna gewist. Alleen de categorie telt mee.
• Wie iets deed. Geen enkele gedragstabel bevat een gebruikers-id; zie hieronder.

De extensie vraagt geen toegang tot browsergeschiedenis of klembord. Ze werkt alleen op de websites waarvoor ze rechten heeft. Verder vraagt ze alleen de rechten die nodig zijn om instellingen te bewaren en je te laten inloggen.

#Wat we wel opslaan

Realtime Privacy. Per markering één regel met: de organisatie, het type gegeven, het niveau (standaard of kritiek), de app of website, het kanaal, de detectie-engine en hoe zeker die was, het moment, wat ermee is gedaan (met de hand of automatisch gemaskeerd, verwijderd, of niets) en of het bericht daarna toch is verstuurd. Daarnaast een technische controlewaarde, zodat dezelfde markering binnen een uur niet dubbel wordt geteld. Hoe die tot stand komt, lees je hieronder.

AI-gebruik. Alleen tellers: welk AI-domein is bezocht, per organisatie per dag; hoeveel prompts per tool in welke gebruikscategorie vielen, per dag; per tool en per maand hoeveel browserextensies hem gebruikten; en per maand hoeveel mensen in welke gebruiksfrequentie vallen (dagelijks, wekelijks, incidenteel, niet actief). Die frequentie bepaalt de extensie op het apparaat zelf en geeft ze door als één categorie. De onderliggende dagelijkse gegevens blijven op het apparaat. Van elke melding bij een AI-tool (niet toegestaan, beperkt, nog geen besluit) tellen we dat die is getoond en wat er daarna gebeurde: het alternatief geopend of toch doorgegaan.

AI-register. Wat je organisatie zelf vastlegt: per tool het besluit (wie, wanneer, een eventuele interne reden, de voorwaarde en het alternatief), de toepassingen, de verantwoordelijken (een lid, of een naam met een rol), per document de soort, status, datum en link (nooit het bestand zelf), de herbeoordelingsdatum, afwijkingen van het maskeerbeleid per tool en de geschiedenis van elke wijziging. Ook tools die een beheerder zelf heeft opgegeven en de vastgezette rapporten van Onderbouwing staan hier.

Eigen termen. De lijst met eigen termen van je organisatie, versleuteld opgeslagen. Een markering legt alleen de categorie van de term vast, nooit welke term het was.

Documenten anonimiseren. Per document één regel met de organisatie, het moment, het aantal weggehaalde gegevens en, als het document in een gesprek is toegevoegd, of dat in ChatGPT, Claude of Gemini was.

Afdeling, als je organisatie dat aanzet. Staan afdelingsinzichten aan, dan zet de server bij elke regel hierboven de afdeling van de gebruiker. Wie het was, wordt nergens opgeslagen. Het dashboard toont afdelingen alleen vanaf een minimale groepsgrootte (standaard 5 personen) en over minimaal 7 dagen. Kleinere afdelingen, gearchiveerde afdelingen en mensen zonder afdeling vallen onder "Overig".

Account en organisatie. Naam, e-mailadres, taal, tijdzone, inlogmethode en de keuze voor de Inbox-mail van elke gebruiker; rollen, licenties, abonnement en factuurgegevens van de organisatie; en per lid de installatiestatus van de extensie en de desktop-app (versie, laatst gezien, beheerd of niet), zodat een beheerder de uitrol kan volgen. Beheerhandelingen, zoals een domein verifiëren, een identiteitsprovider koppelen, het maskeerbeleid wijzigen of de sandbox of evaluatiemodus aanzetten, staan in een auditlog met het e-mailadres van de beheerder, de handeling en het moment.

Technische logs. Per verzoek aan de API het IP-adres, de methode, het pad met eventuele parameters, de statuscode en de duur. Nooit de inhoud van het verzoek. Zie Logging.

#Geen gebruikers-id in gedragsgegevens

Bij markeringen, documenten en meldingen leggen we niet vast wie het was. Er is geen plek waar dat zou kunnen staan, dus het is achteraf ook niet te achterhalen. Hooguit staat er de afdeling, en alleen als je organisatie afdelingsinzichten heeft aangezet. Ook de AI-tellers bevatten niets over personen. Het dashboard kent geen enkele weergave per medewerker. Cijfers verschijnen pas vanaf 5 actieve gebruikers, en in een kleine organisatie kan een combinatie van filters toch naar één persoon wijzen. Zie Rollen en verantwoordelijkheid.

#De controlewaarde

Om dezelfde markering binnen een uur niet dubbel te tellen, krijgt elke regel een technische sleutel.

De tekst is voor de detectie toch al bij ons. Onze servers berekenen die sleutel daarom als een cryptografische hash (SHA-256) van het type en de gevonden waarde. De waarde zelf slaan we niet op. Bij korte, voorspelbare waarden zoals een BSN is zo'n hash in theorie terug te rekenen. We behandelen hem daarom als persoonsgegeven, niet als anoniem gegeven.

Wil je organisatie ook die hash niet, dan kunnen we de detectie op het apparaat zelf inrichten. Er gaat dan een willekeurige verwijzing mee in plaats van een hash van de waarde. Mail [email protected]Kopieer als je dat wilt.

#Bewaartermijnen

• Markeringen, documentregels en meldingen: maximaal 24 maanden. Een dagelijkse opschoning verwijdert alles wat ouder is.
• De AI-tellers en het AI-register: zolang de organisatie bestaat.
• Account- en organisatiegegevens: de contractduur plus zeven jaar, zoals de wettelijke bewaarplicht in Nederland voorschrijft. Verwijder je je account of organisatie, dan is dat 30 dagen terug te draaien en daarna definitief.
• Het auditlog van beheerhandelingen: volledig, tot een bewaartermijn is vastgesteld.
• Databaseback-ups: zeven dagen.
• Technische logs: de termijn staat in het privacybeleid.

Voor formele bewaartermijnen zijn de juridische documenten leidend: de verwerkersovereenkomst en de DPIA. Mail [email protected] voor de actuele versies.