Rollen en verantwoordelijkheid

BeeSensible ondersteunt privacy- en beveiligingsprocessen, maar garandeert niet dat je aan de wet voldoet. De klant blijft verantwoordelijk voor de eigen verwerkingen en voor de manier waarop het product wordt ingezet.

#Rollen

De klant is verwerkingsverantwoordelijke voor het gebruik van BeeSensible in de eigen organisatie. BeeSensible levert de software en is verwerker. Met elke klant sluiten we een verwerkersovereenkomst.

Het dashboard kent twee rollen binnen de organisatie:

• Lid: gebruikt de extensie en, als de organisatie die uitrolt, de desktop-app.
• Beheerder: beheert leden, profielen, apps en instellingen, en ziet de cijfers.

BeeSensible zelf heeft een platformrol voor het beheer van organisaties en abonnementen. Ook die rol ziet geen berichtinhoud, want die wordt nergens opgeslagen.

#Waar de cijfers voor zijn

Het dashboard laat patronen en risico's op organisatieniveau zien. Het is niet bedoeld om medewerkers te beoordelen, met elkaar te vergelijken of heimelijk te volgen. Dat is meer dan een afspraak: de gedragsgegevens bevatten geen gebruikers-id en het dashboard kent geen weergave per medewerker. Zie Wat we opslaan, en wat niet.

#Cijfers vanaf vijf actieve gebruikers

Een organisatie ziet gebruikscijfers pas vanaf 5 actieve gebruikers: leden die de extensie of de desktop-app hebben geactiveerd. Daaronder geeft de server geen aantallen vrij, ook niet aan het dashboard. Dat geldt voor detecties, documenten, promptgebruik, bezoeken per AI-tool, de verdeling naar gebruiksfrequentie en de afdelingscijfers. Zakt een organisatie weer onder de drempel, dan worden ook de eerdere cijfers weer verborgen.

Welke AI-tools zijn gezien en welke nieuw zijn, blijft zichtbaar vanaf de eerste waarneming. Aan zo'n waarneming hangt alleen een domein, geen persoon. Ook het ledenoverzicht blijft staan: wie er in de organisatie zit en wie de software heeft geactiveerd, is beheer, geen gedrag.

De drempel is dezelfde instelling als de minimale afdelingsgrootte hieronder. Een beheerder kan die verhogen, maar niet verlagen.

De drempel telt mensen, niet hoe fijn je de cijfers kunt uitsplitsen. In een kleine organisatie kan een combinatie van tool, tijdvak en gegevenstype nog steeds naar één persoon wijzen, ook zonder naam. Wat vaststaat: bij detecties, documenten en waarnemingen van AI-tools legt BeeSensible niet vast wie het was.

#Afdelingsinzichten

Wil een organisatie cijfers per afdeling, dan zet een beheerder afdelingsinzichten aan. Standaard geldt dan een minimale groepsgrootte van 5 personen per zichtbare afdeling en een periode van minimaal 7 dagen. De beheerder kan die groepsgrootte verhogen, maar niet verlagen. Kleinere afdelingen vallen samen onder "Overig". Zou "Overig" dan maar één afdeling bevatten, dan wordt ook de kleinste zichtbare afdeling daaraan toegevoegd. Zo is een klein cijfer nooit uit het totaal terug te rekenen.

Er is een evaluatiemodus waarin de verwerkingsverantwoordelijke bewust een lagere drempel instelt, voor afdelingen en voor de hele organisatie. Het aanzetten wordt vastgelegd. Die keuze is aan de organisatie en hoort in het gesprek met de ondernemingsraad of de functionaris gegevensbescherming. BeeSensible zet die modus niet zelf aan.

Tijdens een proefperiode kan een beheerder een sandbox aanzetten, met een drempel van 1. Die werkt alleen zolang die beheerder het enige geactiveerde account is, stopt vanzelf bij een tweede activering of aan het eind van de proefperiode, en wordt ook vastgelegd.

#Wat Onderbouwing laat zien

Onderbouwing staat standaard uit en wordt per organisatie aangezet. Daarvoor zijn de modules Realtime Privacy en AI Governance nodig. Het scherm toont over een maand of kwartaal drie onderwerpen met elk twee cijfers: gesignaleerde AI-tools en tools met een besluit; kritieke markeringen en het aandeel dat is aangepast; getoonde AI-meldingen en geopende alternatieven. Per wettelijke bepaling staat erbij wat de wet zegt, wat BeeSensible bijdraagt en wat erbuiten valt. De meetdekking laat zien op hoeveel licenties BeeSensible actief is en geeft een schatting van het deel van de AI-bezoeken dat plaatsvindt in apps waar BeeSensible helpt. Onder de drempel van vijf actieve gebruikers zijn er geen cijfers en geen rapport. Een rapport over een periode wordt vastgezet met een SHA-256-controlesom. Het rapport onderbouwt, maar certificeert geen compliance en geeft geen nalevingsstatus.

Voor vragen over rollen, overeenkomsten of de DPIA mail je naar [email protected].