Documenten anonimiseren: gevoelige gegevens verwijderen voordat je deelt
Hoe de module Document Redactie werkt: het controlescherm, documentprofielen, waar de verwerking draait en wat de beheerder ziet.
Met de module Document Redactie maakt je team van een pdf een schone kopie: openen, nakijken wat de detectie vond, en een geanonimiseerde versie opslaan voordat het document wordt gedeeld of naar een AI-tool gaat.
Wat het doet
- Iemand opent het anonimiseerscherm en kiest een pdf.
- BeeSensible spoort gevoelige gegevens op volgens het documentprofiel van de organisatie: namen, rekeningnummers, BSN-nummers, adressen, telefoonnummers.
- Elke vondst staat voorgeselecteerd en wordt in de paginaweergave gemarkeerd. De gebruiker vinkt uit wat mag blijven staan, tekent zelf een vlak over wat de detectie miste, of maskeert een woord in één keer overal in het document.
- Voorbeeld toont het resultaat; Anonimiseren maakt de schone kopie.
In die kopie is de geselecteerde tekst echt uit het bestand verwijderd en afgedekt met een zwart vlak. Ook de verborgen documenteigenschappen (metadata) worden bij verwerking in de cloud gewist. Het origineel wordt nooit gewijzigd; de schone kopie is een apart bestand.
Waar je team het vindt
| Plek | Wat er kan |
|---|---|
| Dashboard | Document Redactie → Anonimiseren. Leden zonder beheerrol zien alleen dit onderdeel. |
| Desktop-app | Tabblad Documenten, met daarbinnen Anonimiseren, Inzichten en Profielen. De schone kopie wordt opgeslagen op een plek die de gebruiker zelf kiest. |
| Extensie | De tab Documenten in de zijbalk. Een pdf ernaartoe slepen kan direct vanaf de pagina; na de controlestap staat de schone kopie als kaart in de zijbalk en is die met één klik toe te voegen aan de chat of e-mail waarin iemand werkt. Maximaal 25 MB per bestand; de extensie gebruikt altijd het standaardprofiel van de organisatie. |
Documentprofielen
Een documentprofiel is een benoemde, herbruikbare set gegevenstypen die BeeSensible in een document opspoort. Elk type staat aan of uit, gegroepeerd per categorie. Anders dan de detectieprofielen van Realtime Privacy hebben documentprofielen geen app-koppeling en geen niveaus per type: ze bepalen alleen wat er wordt gevonden.
Het beheer zit in het dashboard onder Document Redactie → Detectieprofielen (de pagina heet daar Profielen):
- BeeSensible levert één ingebouwd profiel, BeeSensible Pro. Het draagt het label BeeSensible en is niet te bewerken of te verwijderen.
- Met Nieuw profiel maak je een eigen profiel: naam, beschrijving, en per gegevenstype een schakelaar. Een nieuw profiel begint met alles aan; het bewerkscherm is hetzelfde als bij Realtime Privacy, met zoeken en groeperen per categorie.
- Eén profiel is de standaard, herkenbaar aan de ster met het label Standaard. Dat profiel geldt automatisch zodra iemand een document anonimiseert. Wisselen doe je met Als standaard instellen bij een ander profiel.
Tijdens het anonimiseren kan de gebruiker in de balk boven het document een ander profiel kiezen; de detectie draait dan opnieuw met dat profiel, alleen voor dat document. Bij het standaardprofiel staat de aanduiding standaard van organisatie. De desktop-app toont de profielen alleen-lezen; bewerken kan uitsluitend in het dashboard.
Waar de verwerking draait
Via het dashboard, de extensie en de desktop-app gaat het document naar de eigen servers van BeeSensible bij Europese aanbieders, wordt het in het werkgeheugen verwerkt en direct daarna verwijderd. Er wordt niets opgeslagen.
Welke engine draait
Documenten gebruiken dezelfde detectie-engine als Realtime Privacy: Bombus, met dezelfde 65 gegevenstypen. Zie De detectie-engine.
Ondersteunde bestanden
Alleen pdf-bestanden. Een gescande pdf zonder tekstlaag levert geen automatische detecties op; het scherm meldt dat en zelf vlakken tekenen werkt dan nog wel.
Wat de beheerder ziet
Onder Document Redactie → Inzichten staan per gekozen periode twee tellers: Geanonimiseerde documenten en Verwijderde gevoelige gegevens. Gebruikt je organisatie afdelingsinzichten, dan is daarnaast een uitsplitsing per afdeling te zien (redacties per persoon); afdelingen onder de minimumgroepsgrootte worden gebundeld. Heeft je organisatie minder dan 5 actieve gebruikers, dan staan hier geen tellers maar een kaart die uitlegt waarom.
Documentinhoud bereikt het dashboard nooit: er worden alleen aantallen geteld, en er is geen weergave per medewerker.
Inzichten in het dashboardDe documentcijfers van je organisatie, met periode- en afdelingsfilter.Wie het kan gebruiken
Document Redactie is een aparte module die per organisatie aan of uit staat en bij het abonnement hoort. Staat de module uit, dan ontbreekt het onderdeel in het dashboard, de desktop-app en de extensie, en weigert de server elke documentverwerking. Staat hij aan, dan kan elk lid van de organisatie documenten anonimiseren; beheerders zien daarnaast Inzichten en Detectieprofielen.
