Het register als pdf en CSV
Twee exports van het AI-register: een CSV met een regel per usecase, en een rapport als pdf over een periode, met de besluiten zoals ze toen stonden.
Het AI-register verlaat het dashboard op twee manieren. De CSV is voor wie de gegevens verder wil verwerken, bijvoorbeeld in het verwerkingsregister. Het rapport als pdf is voor wie het register wil laten zien: FG, auditor of directie. Allebei staan ze bovenaan de weergave Toegestaan.
Exporteren (CSV)
Exporteren (CSV) downloadt het bestand ai-register.csv met één regel per usecase; een tool met drie usecases staat er dus drie keer in. De kolommen:
| Kolom | Inhoud |
|---|---|
| Tool, Leverancier, Land | De tool en wat de catalogus over de leverancier weet. |
| Stand, Buiten gebruik sinds | In gebruik, In beoordeling of Buiten gebruik, met de einddatum. |
| Besluit, Voorwaarde | Het besluit en de voorwaarde bij Beperkt toegestaan. |
| Risicoscore, AI-verordening (tool) | De inschatting van BeeSensible voor de tool zelf. |
| Usecase, Soort usecase, Toelichting, Afdelingen | Per regel: de usecase, of hij Gemeten, Gereguleerd, niet gemeten of Eigen, niet gemeten is, en de afdelingen. |
| Persoonsgegevens verwerkt, Welke persoonsgegevens | Het antwoord per usecase. |
| Verantwoordelijken, Detectieprofiel | Wie erover gaat en welk profiel geldt. |
| Verwerkersovereenkomst, DPIA | De status van beide documenten. |
| Laatste herbeoordeling, Volgende herbeoordeling, Verantwoordelijke herbeoordeling | De stand van de herbeoordeling. |
| Laatst gewijzigd, Gewijzigd door | De laatste wijziging aan de registratie. |
De CSV volgt niet het filter op het scherm: hij bevat het register zoals het nu is.
Het rapport als pdf
Rapport maken: AI-register opent een venster waarin je kiest wat erin komt, en downloadt daarna met Pdf downloaden.
Kies de periode
Het rapport gaat over een periode. Loopt die nog, dan staat erbij "Deze periode loopt nog: de cijfers gaan tot vandaag."
Kies de onderdelen
| Onderdeel | Wat erin staat |
|---|---|
| Overzicht | Voorblad met de tellingen (zoveel in gebruik, zoveel buiten gebruik) en een regel per tool. |
| Per tool | Besluit, usecases, verantwoordelijken, documenten en herbeoordeling: wat bekend is, wat is besloten, wat is geregeld, wie verantwoordelijk is. |
| Gebruik | Bezoeken en prompts per usecase in de periode. |
| Signalen | Waar het gebruik afwijkt van wat is vastgelegd, zoals op het tabblad Gemeten. |
| Geschiedenis | Wat er in de periode aan besluit en registratie is gewijzigd. |
Houd of laat het filter
Staat er een filter of zoekterm op de lijst, dan kun je het rapport daartoe beperken: "Alleen wat de lijst nu toont: In gebruik (8 van 12 tools)". Het rapport noemt de filters op het voorblad.
Besluiten als stand aan het einde van de periode
Een rapport over een afgesloten periode toont de besluiten zoals ze toen stonden, niet zoals ze nu zijn. Het register herleidt ze uit de geschiedenis: "Zoals ze stonden op 30 september 2026, herleid uit de geschiedenis van het register." Loopt de periode nog, dan staan de besluiten zoals ze nu zijn. Is de stand aan het einde van de periode niet te herleiden, bijvoorbeeld omdat de periode van vóór de geschiedenis is, dan zegt het rapport dat ook: "Zoals ze nu staan: de stand aan het einde van de periode is niet te herleiden."
De registratie zelf (usecases, verantwoordelijken, documenten en herbeoordeling) staat altijd zoals ze nu is; het gebruik en de signalen worden over de periode berekend. Het rapport zegt dat in het onderdeel "Over dit rapport".
Maak je het rapport met demodata, dan staat er op elke pagina "Voorbeelddata" en op het voorblad "Gemaakt met demodata; dit rapport beschrijft geen echte organisatie."
Het rapport toont een ander besluit dan het register
Kijk naar de datum boven de besluiten. Een rapport over een afgesloten periode toont de stand op de laatste dag van die periode; is het besluit daarna gewijzigd, dan staat dat in het onderdeel Geschiedenis van een rapport over de periode erna.
Dit rapport is iets anders dan het rapport van Onderbouwing. Dat bevriest cijfers over een maand of kwartaal met een controlesom en legt per bepaling uit wat de wet zegt en wat erbuiten valt; het register-rapport beschrijft de tools, de besluiten en de registratie.
