Herbeoordeling
Een jaar na het toestaan komt elke tool opnieuw op tafel: wie de mail krijgt, welke stappen je naloopt en hoe het register toont wat over datum is.
Toestaan, de registratie aanvullen en herbeoordelen zijn drie verschillende dingen. Een besluit van vorig jaar kan nog kloppen, maar de usecases, de mensen en de documenten veranderen. Daarom krijgt elke tool in het AI-register een Herbeoordeling: de eerste een jaar na het toestaan, daarna op de datum die je bij het afronden kiest.
Wat er bij de tool staat
Op de toolpagina staat het blok Herbeoordeling met drie velden:
| Veld | Wat erin staat |
|---|---|
| Laatste herbeoordeling | De datum van de vorige, of "Nog niet". |
| Volgende herbeoordeling | De geplande datum. Is die voorbij, dan staat er "over datum" bij; is er geen datum, dan "Nog plannen". |
| Verantwoordelijke herbeoordeling | Het lid dat de herbeoordeling trekt, of "Nog niemand". Wie de tool toestond staat er standaard. |
Met Datum of persoon wijzigen pas je de datum of de verantwoordelijke aan zonder een herbeoordeling te doen. Bij een tool buiten gebruik staat er "Niet meer nodig".
De mail
Veertien dagen voor de datum, en op de dag zelf, krijgen de verantwoordelijke voor de herbeoordeling en de beheerders een mail. Elke herinnering gaat één keer per datum. Een verantwoordelijke die geen lid is krijgt geen mail; kies dan een lid als verantwoordelijke, of laat het bij de beheerders. Voor een tool buiten gebruik gaat er geen mail.
De herbeoordeling doen
Met Herbeoordeling starten opent het venster "Herbeoordeling: {tool}". Het loopt de onderdelen van de registratie in vijf stappen langs; elke stap toont het echte onderdeel, en je past het ter plekke aan.
Usecases
Kloppen de usecases nog? Pas ze hier aan als er iets is veranderd. Bevestig met Usecases nagelopen.
Verantwoordelijken
Zijn dit nog de juiste mensen? Sla een wijziging op voordat je verdergaat. Bevestig met Verantwoordelijken nagelopen.
Documenten
Zijn de documenten actueel? Werk status, datum of link hier bij. Bevestig met Documenten nagelopen.
Signalen
Waar wat BeeSensible ziet afwijkt van wat jullie vastlegden: dezelfde signalen als op het tabblad Gemeten. Werk bij wat niet meer klopt. Bevestig met Signalen nagelopen.
Afronden
Een samenvatting "Nagelopen en gewijzigd" laat per onderdeel zien wat je deed: nagelopen zonder wijziging, of hoeveel er is toegevoegd, gewijzigd of verwijderd. Kies de datum van de volgende herbeoordeling, voeg eventueel een Opmerking toe en kies Herbeoordeling afronden.
Over datum en binnenkort
Het register laat zien welke herbeoordelingen aandacht vragen, nog voor de mail komt:
- In de kolom Herbeoordeling staat de volgende datum, met "over datum" als die voorbij is.
- Onder Nog open staat bij de tool "De herbeoordeling is over datum." of "De herbeoordeling is binnen 9 dagen."
- Het filter Toe aan herbeoordeling toont alleen deze tools; onder Vraagt aandacht staat de reden erbij: "Herbeoordeling verlopen" of "Herbeoordeling binnenkort".
- Op Home telt "Te doen in AI Governance" ze mee als "toe aan herbeoordeling".
Ik wil een tool eerder herbeoordelen dan gepland
Dat kan altijd: Herbeoordeling starten wacht niet op de datum. Wil je alleen de datum naar voren halen, kies dan Datum of persoon wijzigen.
Een herbeoordeling verandert het besluit niet. Wil je een tool na de herbeoordeling niet meer toestaan, dan doe je dat in de kaart Besluit op het overzicht; de tool gaat dan op Buiten gebruik en de geschiedenis blijft.
