Snel aan de slag voor beheerders
Hoe je een nieuwe organisatie inricht en een eerste groep met BeeSensible laat werken, van de wizard tot een eerste besluit, profiel en document.
In dit artikel lees je hoe je een nieuwe organisatie inricht en een eerste groep medewerkers met BeeSensible laat werken. Open het dashboard naast deze pagina en meld je aan met het account waarmee je de organisatie hebt aangemaakt. Home houdt bij welke stappen je al hebt gedaan, zodat je later kunt verdergaan waar je was gebleven.
Doorloop de inrichtingswizard
Een nieuwe organisatie begint met de wizard Richt je organisatie in. Je kiest daarin een naam en de modules die je wilt gebruiken (Realtime privacy, Documentredactie en AI, minstens één). Daarnaast geef je aan of AI-coaching en teaminzichten aanstaan en of je meteen teamleden uitnodigt. Tijdens de proefperiode van 14 dagen staan alle modules aan.
Coaching gaat alleen aan als je minstens één AI-tool toestaat, omdat BeeSensible nooit zelf iets toestaat namens jullie organisatie. Alles wat je in de wizard kiest, kun je later wijzigen onder Organisatie.
Kies op Home hoe BeeSensible op de apparaten komt
Na de wizard kom je op Home. In het blok Aan de slag staat de vraag Hoe komt BeeSensible op de apparaten?, met de keuzes Via Intune, Via Group Policy en Iedereen installeert zelf. Home toont daarna de stappen die bij die route horen. Je antwoord geldt voor alle beheerders van je organisatie. Gebruikt je organisatie meer dan één route, bijvoorbeeld Group Policy op terminalservers en een handmatige installatie op laptops, dan kies je die later naast elkaar onder Organisatie > Centrale uitrol.
Bij een beheerde uitrol installeert de extensie zichzelf en melden medewerkers zich aan met hun werkaccount. De console onder Organisatie > Centrale uitrol levert de scripts, beleidswaarden en downloads die je daarvoor nodig hebt, en Beheerd uitrollen beschrijft elke stap.
Ben je klaar met uitrollen, dan haal je het blok weg met Uitrolstappen sluiten. Wil je het later terugzien, dan zet je het weer aan onder Organisatie > Centrale uitrol.
Nodig een pilotgroep uit
Klik op Home bij Nodig je team uit op Teamleden uitnodigen, of open Organisatie en kies Leden uitnodigen. Plak de adressen in het venster, kies de rol Lid en verstuur de uitnodigingen. Begin bij voorkeur met een team dat veel met gevoelige gegevens werkt, omdat je van hun ervaringen het meest leert voordat je breder uitrolt. Meer hierover lees je in Je team uitnodigen.
Laat het team installeren en aanmelden
De uitnodigingsmail bevat de downloadlinks voor Chrome en Edge. Je collega's melden zich daarna aan met Google, Microsoft, hun werkaccount of een inloglink die ze per mail ontvangen.
Iemand blijft op In afwachting staan
Kies in de ledenlijst Acties > Stuur installatieherinnering. Dat kan per lid één keer per 24 uur. Komt de mail helemaal niet aan, vraag de IT-afdeling dan om mail van BeeSensible door te laten.
Neem een eerste besluit over een AI-tool
Klik op Home op Open de Inbox. Daar staan de AI-tools die in de afgelopen 30 dagen zijn gebruikt en waarover nog niets is besloten. Elke tool begint zonder besluit, en jij kiest per tool Toestaan, Beperkt toestaan, Niet toestaan of Later beslissen.
Een tool toestaan betekent dat je hem registreert: hij komt dan in het AI-register. Welke tools er gezien zijn, zie je meteen. Gebruikscijfers verschijnen pas wanneer je organisatie vijf actieve gebruikers heeft. Zie verder Inbox: tools zonder besluit.
Maak een detectieprofiel
Een detectieprofiel bepaalt wat BeeSensible als gevoelig herkent en hoe streng dat gebeurt. Je zet per gegevenstype het niveau op Kritiek (rood), Standaard (geel) of uit. Alles waarvoor je geen eigen profiel maakt, volgt BeeSensible-standaard. Wil je dat de detectie voor bepaalde apps of voor documenten anders werkt, klik dan op Home op Profiel maken. Zie Detectieprofielen.
Wat de extensie doet wanneer iemand tekst plakt, een bestand bijvoegt of een bericht verzendt, stel je apart in onder Beleid > Maskeren.
Anonimiseer een eerste document
Klik op Home op Document anonimiseren, of open Documenten in het menu. Kies een bestand, kijk na wat de detectie heeft gevonden en download de geanonimiseerde kopie, die je terugkrijgt in hetzelfde formaat als het origineel. Zie Documenten anonimiseren.
Na de eerste week
Na de eerste week kun je in het dashboard bekijken hoe het gebruik verloopt, als je organisatie minstens vijf actieve gebruikers heeft. Inzichten > Gebruik laat zien hoeveel mensen AI gebruiken, in welke tools en waarvoor. Inzichten > Gevoelige gegevens toont welke markeringen er zijn geweest en wat medewerkers ermee deden voordat ze iets verzonden. Met die cijfers kun je je profielen en besluiten bijstellen voordat je BeeSensible in de rest van de organisatie uitrolt.
Laatst bijgewerkt:
