Usecases, ook onder de AI-verordening
Waarvoor jullie een tool gebruiken: gemeten usecases, gereguleerde usecases met een indicatie onder de AI-verordening, en eigen usecases.
Een usecase is waarvoor jullie een tool gebruiken. Hij staat op het tabblad Usecases van de toolpagina in het AI-register, met per usecase de afdelingen en de vraag of er persoonsgegevens worden verwerkt. Zonder minstens één usecase staat een registratie bij Nog aanvullen.
Het woord is bewust usecase, zoals in de AI-verordening. Dat is ook de reden dat ze per tool worden vastgelegd: de verplichtingen onder de verordening hangen mede af van waarvoor je een tool gebruikt.
Drie soorten
Gemeten door BeeSensible. De zeven soorten gebruik die BeeSensible in prompts herkent. De eerste prompt van een gesprek wordt ingedeeld en meteen gewist; alleen het label telt. Leg je zo'n usecase vast, dan zie je in de kolom Gemeten hoeveel prompts erbij horen.
| Usecase | Wat eronder valt |
|---|---|
| Communicatie opstellen | Een nieuw bericht of document opstellen: e-mail, brief, rapport, voorstel. |
| Marketing & content | Posts voor sociale media, advertenties, blogs, nieuwsbrieven en andere promotietekst. |
| Samenvatten | Een bestaande tekst, vergadering of document samenvatten tot de kern. |
| Herschrijven & corrigeren | Een bestaande tekst herformuleren, van toon veranderen, inkorten of verbeteren. |
| Vertalen | Tekst vertalen van de ene taal naar de andere. |
| Coderen & technisch | Code, queries, scripts of spreadsheetformules schrijven, herstellen of uitleggen. |
| Analyse & kennis | Gegevens duiden, opties vergelijken, een onderwerp uitzoeken of iets laten uitleggen. |
Gereguleerde usecases. Usecases waarbij AI meespeelt in een besluit over mensen en die onder de AI-verordening kunnen vallen. BeeSensible meet ze niet; je legt ze vast omdat ze om een eigen beoordeling vragen. Ze staan per domein in de lijst, met het label AI-verordening.
| Domein | Voorbeelden | Wat BeeSensible erbij zegt |
|---|---|---|
| HR en werk | Cv's screenen, Kandidaten vergelijken, Medewerkers beoordelen, Medewerkers monitoren | Kan vallen onder Annex III, punt 4 van de AI-verordening (werkgelegenheid en personeelsbeheer): hoog risico. Vraagt een eigen beoordeling. |
| Onderwijs | Toelating of selectie, Niveau of prestaties beoordelen, Toezicht bij toetsen en fraude | Kan vallen onder Annex III, punt 3 (onderwijs en opleiding): hoog risico. Vraagt een eigen beoordeling. |
| Financiële dienstverlening | Kredietwaardigheid beoordelen, Lening of financiering, Verzekeringsrisico of premie bepalen | Kan vallen onder Annex III, punt 5 (toegang tot essentiële diensten, waaronder krediet en verzekering): hoog risico. Vraagt een eigen beoordeling. |
| Publieke sector | Recht op uitkering of voorziening, Prioritering van aanvragen, Risicoprofielen | Kan vallen onder Annex III, punt 5 (toegang tot overheidsvoorzieningen): hoog risico. Vraagt een eigen beoordeling. |
| Recht, handhaving en migratie | Juridische beslisondersteuning, Risico op criminaliteit of recidive, Migratie, asiel of visum beoordelen | Kan vallen onder Annex III, punt 6 tot en met 8 (rechtshandhaving, migratie en rechtspraak): hoog risico. Vraagt een eigen beoordeling. |
| Biometrie, emotie en profilering | Biometrische identificatie of indeling, Emotieherkenning, Gevoelige kenmerken afleiden, Social scoring | Kan vallen onder de verboden praktijken (artikel 5) of Annex III, punt 1 (biometrie en emotieherkenning). Laat dit eerst beoordelen. |
Eigen usecases. Staat jullie gebruik niet in de lijst, dan voeg je met Eigen usecase toevoegen een usecase in eigen woorden toe, bijvoorbeeld "Eerste selectie sollicitanten", met een korte toelichting: wie gebruikt het en hoe. Een eigen usecase wordt niet gemeten; dat staat erbij.
Usecases vastleggen
Kies uit de lijst
Met Usecases kiezen open je de lijst met de gemeten en de gereguleerde usecases. Vink aan wat jullie met de tool doen; wat al vastgelegd is staat als "al vastgelegd". Kies minstens één.
Of neem over wat BeeSensible al zag
Meet BeeSensible gebruik dat nog niet als usecase vastgelegd is, dan staat dat erbij: "Regelmatig gebruik dat op Samenvatten lijkt (42 prompts). Als usecase toevoegen?" Met Als usecase toevoegen neem je het over. Hetzelfde signaal staat op het tabblad Gemeten.
Vul de afdelingen aan
Per usecase kies je de afdelingen, of Hele organisatie. Zijn er nog geen afdelingen ingesteld, dan doe je dat eerst bij Organisatie.
Beantwoord de vraag over persoonsgegevens
"Worden er bij deze usecase persoonsgegevens verwerkt?" Voeren medewerkers hierbij gegevens in over herkenbare mensen, zoals namen, e-mailadressen of cv's? Kies Nog niet bekend, Ja, er worden persoonsgegevens verwerkt of Nee, er worden geen persoonsgegevens verwerkt. Bij Ja leg je in het veld Welke persoonsgegevens kort vast welke, bijvoorbeeld "cv's, contactgegevens van klanten".
Wat het antwoord over persoonsgegevens doet
Antwoord je Ja, dan kan een DPIA nodig zijn. Het register vraagt je dan vast te leggen hoe het daarmee staat, in de kaart Documenten: één DPIA voor de tool, die alle usecases dekt. Zolang die niet geregeld is, staat bij de tool onder Nog open "Er worden persoonsgegevens verwerkt en de DPIA is nog niet geregeld", en telt de tool mee in het filter Documenten open.
Om het antwoord te onderbouwen staat bij de vraag wat BeeSensible in de tool vond, bijvoorbeeld "De afgelopen 30 dagen 17 keer gevoelige gegevens gevonden in ChatGPT, vooral naam en e-mailadres. Dit geldt voor de hele tool." Detecties hangen aan de tool, niet aan een usecase, en bevatten nooit de inhoud. Het antwoord blijft van jullie.
Op het overzicht van de tool staat de uitkomst samengevat: "Persoonsgegevens bij 2 van 3 usecases" en, als het van toepassing is, "1 usecase kan onder de AI-verordening vallen".
Een gemeten usecase staat vastgelegd, maar het tabblad Gemeten zegt dat hij niet voorkomt
Dat signaal betekent alleen dat BeeSensible de usecase in de afgelopen periode niet in prompts heeft gezien. Dat kan kloppen, bijvoorbeeld bij gebruik dat zeldzaam is of in een tool waarin BeeSensible niet meet. Laat de usecase staan als jullie hem nog gebruiken; bij de herbeoordeling loop je de lijst opnieuw na.
Elke wijziging aan een usecase, ook het antwoord over persoonsgegevens, komt in de geschiedenis van de tool. In de CSV-export staat elke usecase op een eigen regel, met de soort erbij: gemeten, gereguleerd of eigen.
