Inbox: tools zonder besluit
Elke AI-tool die is gebruikt of opgegeven en nog geen besluit heeft, met de vier knoppen, de badges Nieuw en Opgegeven en de dagelijkse mail.
De Inbox toont elke AI-tool zonder besluit die in de afgelopen 30 dagen in jullie organisatie is gebruikt, of die een beheerder heeft opgegeven. Een tool blijft staan tot jullie beslissen, ook als hij al langer in gebruik is. De teller op Inbox in het menu is hetzelfde getal als de regel "tools wachten op een besluit" op Home.
Elke tool begint op Nog geen besluit. BeeSensible neemt het besluit niet namens jullie: de risicoband staat erbij als informatie, geen knop staat voorgeselecteerd en er staat geen advies.
Inbox in het dashboardMet een teller in het menu zolang er tools wachten.Wat een rij toont
Per tool de naam en het domein, het aantal bezoeken in 30 dagen, de risicoband uit de catalogus en de vier knoppen. Twee badges kunnen erbij staan:
- Nieuw: in deze periode voor het eerst gezien.
- Opgegeven: een beheerder heeft de tool aangevinkt (bijvoorbeeld op de kaart "Gebruiken jullie deze?" tijdens de proefperiode) en BeeSensible heeft hem nog niet zelf gezien. In plaats van bezoeken staat er "nog niet gezien", en de tool telt nergens mee in de cijfers.
Staat de tool nog niet in de catalogus, dan toont de risicokolom Nog niet beoordeeld. BeeSensible beoordeelt hem (leverancier, land, wat hij met invoer doet, een risico-inschatting); tot die tijd zie je wat de extensie zag: het adres, de bezoeken in 30 dagen en wanneer hij voor het laatst is gezien. Beslissen kan nu al.
Klik op de rij en je opent dezelfde analyse als in de catalogus: eigenschappen, risico-opbouw, incidenten en alternatieven. De naam is een link naar de toolpagina.
De vier knoppen
| Knop | Wat er gebeurt |
|---|---|
| Toestaan | De tool krijgt het besluit Toegestaan en komt in het AI-register. Bovenaan verschijnt wat de registratie nog mist, met de knop om die af te maken. |
| Beperkt toestaan | Eerst vraagt het venster "Waarbinnen mag deze tool gebruikt worden?" om de voorwaarde die medewerkers te zien krijgen; er liggen veelgebruikte zinnen klaar. Daarna krijgt de tool het besluit Beperkt toegestaan en staat hij in het register. |
| Niet toestaan | Het besluit Niet toegestaan. Wie de tool opent ziet de melding uit Beleid > Meldingen, met het alternatief dat jullie aanwijzen; het paneel bovenaan biedt Alternatief kiezen meteen aan. Stond de tool al in het register, dan gaat hij buiten gebruik; registratie en geschiedenis blijven bewaard. |
| Later beslissen | Zet de tool op In beoordeling in het register: hij gaat uit de Inbox, nog zonder besluit. |
Elk besluit neem je per tool; de Inbox heeft geen bulkactie. Dat is bewust: toestaan is registreren, en een registratie afmaken doe je per tool. Meerdere tools tegelijk een besluit geven kan in de catalogus.
Na elk besluit staat bovenaan Laatste besluit: welke tool, welk besluit, wat eruit volgt, en de knop Ongedaan maken.
Een tool die er gisteren stond zie ik niet meer
Dan heeft een collega een besluit genomen; ook Later beslissen telt. Kijk in het register onder In beoordeling, of op de toolpagina bij Geschiedenis. Een tool die 30 dagen niet is gebruikt en niet is opgegeven valt ook uit de Inbox; hij komt terug bij het eerstvolgende bezoek.
De dagelijkse mail
Elke ochtend om 07:30 krijgt elke organisatiebeheerder één mail als er nieuwe tools in de Inbox zijn gekomen: tools die in de afgelopen zeven dagen voor het eerst zijn gezien, nog geen besluit hebben en niet eerder zijn gemeld. Is er niets nieuw, dan komt er geen mail. Leden krijgen hem niet, want alleen een beheerder kan beslissen.
In de mail staat:
- hoeveel tools nieuw zijn en hoeveel er in totaal op een besluit wachten (dezelfde telling als de Inbox);
- per nieuwe tool de naam en het risiconiveau uit de catalogus (Kritiek, Hoog, Middel of Laag; een tool buiten de catalogus heeft er geen);
- per nieuwe tool de bezoeken in de afgelopen zeven dagen, alleen als jullie boven de privacydrempel van 5 actieve gebruikers zitten;
- één knop, naar de Inbox.
De mail vraagt om een besluit en stelt er geen voor. Er staat geen advies in en geen standaardbeleid.
Wat niet in de mail komt: tools die alleen via de desktop-app bekend zijn (die hebben geen sitebezoek en gelden niet als nieuw; in de Inbox staan ze wel), organisaties zonder de module AI of zonder lopend abonnement of proefperiode, en demodata.
Afmelden
| Waar | Hoe |
|---|---|
| Account | Kaart Meldingen per mail, schakelaar Nieuwe AI-tools in de Inbox |
| De mail zelf | De afmeldlink onderaan, of de afmeldknop van je mailprogramma; de link werkt 180 dagen, daarna gebruik je de accountpagina |
Afmelden geldt alleen voor jou; een tweede beheerder blijft de mail krijgen.
