Het AI-register: besluit en status
Toestaan is registreren. De vier besluiten, waar je ze neemt, wat er daarna in het register staat en wat de toolpagina laat zien.
Sta je een AI-tool toe, of beperkt toe, dan staat hij vanaf dat moment in het AI-register. Dat is het eigen dossier van je organisatie: per tool het besluit, waarvoor jullie hem gebruiken, wie erover gaat, welke documenten erbij horen, welk detectieprofiel geldt, wanneer de herbeoordeling is en wat er sinds het besluit is veranderd. De catalogus (weergave Alle tools) is wat BeeSensible over een tool weet; het register is wat jullie erover besloten en vastlegden.
AI-register in het dashboardBovenaan in het menu, met de Inbox eronder zolang er tools op een besluit wachten.De vier besluiten
Elke tool begint op Nog geen besluit. BeeSensible neemt nooit een besluit namens jullie en zet geen knop alvast klaar; de risicoband en de feiten uit de catalogus zijn informatie, het besluit is van de organisatie.
| Besluit | Wat het betekent |
|---|---|
| Toegestaan | Medewerkers kunnen de tool gebruiken. Ze zien geen melding. |
| Beperkt toegestaan | Toegestaan binnen een voorwaarde die jullie zelf schrijven, zoals "Algemene vragen zijn prima, geen persoons- of klantgegevens." Die zin zien medewerkers als ze de tool openen. Er liggen een paar veelgebruikte zinnen klaar; kort en concreet werkt het best. |
| Niet toegestaan | Jullie willen liever dat mensen iets anders gebruiken. Wie de tool opent ziet een melding met het aangewezen alternatief. |
| Nog geen besluit | De organisatie heeft nog niets besloten. Een gebruikte tool zonder besluit staat in de Inbox. |
In beoordeling is geen vijfde besluit, maar een geparkeerd besluit: je haalt de tool met Later beslissen uit de Inbox zonder iets vast te leggen. Hij wacht dan in de weergave In beoordeling tot jullie beslissen.
Waar je beslist
Hetzelfde besluit neem je op drie plekken, met dezelfde knoppen: Toestaan, Beperkt toestaan, Niet toestaan en Later beslissen.
- In de Inbox, per tool.
- In de catalogus, de weergave Alle tools, per tool of voor een selectie tegelijk.
- Op de toolpagina, in de kaart Besluit. Daar wijzig je het besluit in de status zelf, met Wijzigen.
Na een besluit staat onderin "Besluit vastgelegd", met Ongedaan maken. Dat draait het besluit terug naar de stand ervoor. Een registratie die het besluit zelf heeft aangemaakt en die nog niemand aanvulde, gaat dan weer uit het register; een aangevulde registratie blijft.
Bij elk besluit legt BeeSensible vast wie het nam en wanneer. In de kaart Besluit kun je een Motivatie toevoegen: intern, waarom de organisatie dit besloot. Die komt in de geschiedenis. Bij een besluit van vóór het register staat "Beslisser niet vastgelegd".
De weergaven
Het register is één lijst met vier weergaven, elk op een eigen adres:
| Weergave | Wat erin staat |
|---|---|
Toegestaan (/register) | Elke tool die toegestaan of beperkt toegestaan is, met de registratie. |
In beoordeling (/register/under-review) | Tools waarover jullie nog beslissen; ze wachten hier, niet in de Inbox. |
Niet toegestaan (/register/not-allowed) | Tools die jullie niet toestaan, met de bezoeken van de laatste 30 dagen, wanneer er besloten is en het aangewezen alternatief. |
Alle tools (/catalog) | De catalogus van BeeSensible, zie Catalogus en risico. |
Kolommen en filters
De weergave Toegestaan toont per tool de kolommen Tool, Status (In gebruik, In beoordeling of Buiten gebruik), Usecases, Detectieprofiel, Verantwoordelijken en Herbeoordeling. Erboven staan zoeken, Exporteren (CSV) en Tool toevoegen.
| Filter | Wat je ziet |
|---|---|
| In gebruik | Tools die jullie nu gebruiken. |
| Nog aanvullen | Registraties zonder usecase of zonder verantwoordelijke. |
| Toe aan herbeoordeling | Tools waarvan de herbeoordeling over datum is of binnenkort valt. |
| Documenten open | Tools waar de verwerkersovereenkomst of de DPIA nog niet geregeld is. |
| Buiten gebruik | Tools met een einddatum. |
| Vraagt aandacht | Alles uit de vier filters hierboven bij elkaar, met per tool de reden: Herbeoordeling verlopen, Herbeoordeling binnenkort, Usecase ontbreekt, Verantwoordelijke ontbreekt, Verwerkersovereenkomst open of DPIA open. |
Dezelfde tellingen staan op Home onder "Te doen in AI Governance".
Registratie aanvullen
Toestaan maakt de registratie aan, maar vult hem niet in. Na het besluit staat er een melding: "{tool} is toegestaan en staat in het AI-register", met de knop Registratie aanvullen. Jij staat er al bij als verantwoordelijke en de eerste herbeoordeling is over een jaar.
- Usecases: waarvoor gebruiken jullie deze tool? Kies de usecases, of neem over wat BeeSensible al zag. Zie Usecases.
- Verantwoordelijken: wie is er verantwoordelijk? Jij staat er al bij; voeg toe wie er nog bij hoort.
- Documenten: welke stukken horen erbij? Leg vast wat er is; de rest kan later. Zie Verantwoordelijken en documenten.
Je kunt na elke stap afronden; de registratie staat dan bij Nog aanvullen tot er minstens één usecase en één verantwoordelijke in staan.
In gebruik en buiten gebruik
De stand van een tool in het register staat los van het besluit. Een tool die jullie niet meer gebruiken zet je met Buiten gebruik zetten op Buiten gebruik: hij krijgt een einddatum en de geschiedenis blijft bewaard. Een tool gaat nooit uit het register. Met Weer in gebruik nemen draai je het terug. Een tool buiten gebruik krijgt geen herinnering voor de herbeoordeling meer; wordt hij toch nog bezocht, dan zie je dat op het tabblad Gemeten.
De toolpagina
Elke tool met een besluit heeft een eigen pagina (/register/tool?website=...), ook een tool die niet (meer) in het register staat. Vijf tabbladen; een tool zonder registratie heeft er vier (geen Usecases):
| Tabblad | Wat erop staat |
|---|---|
| Overzicht | De kaart Besluit (besluit, beslisser en datum, motivatie, voorwaarde, aangewezen alternatief, risico), de stand, en als kaarten: usecases in het kort, Verantwoordelijken (wie erover gaat, met een rol), Documenten (verwerkersovereenkomst, DPIA en andere stukken, met status, datum en link), Herbeoordeling, en "Over de tool": leverancier, land, soort tool, verwerkersovereenkomst bij de leverancier, hosting en regio, traint op invoer, certificeringen en de indeling onder de AI-verordening, uit de catalogus en hier niet te wijzigen. |
| Beleid | Wat de medewerker ziet bij het openen, het detectieprofiel dat geldt, en of maskeren in deze tool afwijkt van de organisatie. Zie Beleid per tool. |
| Usecases | Waarvoor jullie de tool gebruiken, met afdelingen en of er persoonsgegevens worden verwerkt. |
| Gemeten | Wat BeeSensible van de tool zag, naast wat jullie vastlegden. |
| Geschiedenis | Elke wijziging, met wie en wanneer. |
Gemeten: vastgelegd naast gezien
Het tabblad Gemeten zet wat BeeSensible de afgelopen 30 dagen van de tool zag naast wat jullie vastlegden. Klopt het, dan staat er "Geen signalen: wat jullie vastlegden klopt met wat BeeSensible ziet." Wijkt het af, dan staat er per signaal wat er vastgelegd is, wat er gezien is en een knop naar het onderdeel waar je het bijwerkt.
| Signaal | Wanneer het verschijnt |
|---|---|
| "{usecase} komt voor, maar is niet vastgelegd" | BeeSensible meet een soort gebruik dat niet als usecase in de registratie staat. |
| "{usecase} is vastgelegd, maar komt niet voor" | Een gemeten usecase staat vastgelegd, maar is in de periode niet gezien. |
| "Er worden persoonsgegevens gevonden" | Bij geen usecase staat dat er persoonsgegevens worden verwerkt, of er zijn nog geen usecases vastgelegd. |
| "Persoonsgegevens gevonden, DPIA niet geregeld" | Er worden persoonsgegevens gevonden en de DPIA staat nog open. |
| "Kritieke gegevens verzonden zonder aanpassing" | Gegevens die in jullie detectieprofiel als kritiek staan, zijn verzonden zonder dat de medewerker ze aanpaste. Voor standaardgegevens heet het signaal "Gevoelige gegevens verzonden zonder aanpassing". |
| "Buiten gebruik gezet, maar nog steeds bezocht" | Een tool met een einddatum wordt nog gebruikt. |
Daaronder staan de feiten: het gebruik (bezoeken), waarvoor (de gemeten soorten gebruik naast jullie usecases), wat is gedetecteerd in prompts en in documenten die bij deze tool zijn geanonimiseerd, en wat ermee gebeurde: aangepast voor verzenden, niet aangepast en niet verzonden, of verzonden zonder aanpassing. Alles in aantallen, nooit wie of wat er stond. Voor een tool waarin BeeSensible niet helpt staat er "BeeSensible helpt niet in deze tool, dus er zijn geen gegevens over de invoer." Gebruikscijfers verschijnen vanaf 5 actieve gebruikers.
Geschiedenis
Het tabblad Geschiedenis is een tabel met Datum, Wie, Wat, Van en Naar. Erin staat elke wijziging van het besluit, de voorwaarde, het voorkeursalternatief en de motivatie, en van de registratie: verantwoordelijken, usecases, documenten, detectieprofiel, buiten gebruik, de afgeronde herbeoordeling met opmerking, en een afwijking van het maskeerbeleid voor deze tool. Wat BeeSensible zelf deed, bijvoorbeeld de registratie aanmaken bij het toestaan, staat op naam van "systeem".
Kijk je met demodata, dan zegt het register dat boven de lijst, en wordt niets bewaard. Het register is als CSV en als pdf te exporteren; zie Het register als pdf en CSV. De herbeoordeling staat in Herbeoordeling.
