Verantwoordelijken en documenten
Wie per tool verantwoordelijk is en met welke rol, en welke stukken erbij horen, zoals verwerkersovereenkomst en DPIA, met status, datum en link.
Een registratie in het AI-register heeft minstens één verantwoordelijke en kan een lijst documenten dragen. Allebei staan ze als kaart op het tabblad Overzicht van de toolpagina: Verantwoordelijken en Documenten. BeeSensible bewaart geen document; het register houdt bij wat er is, in welke staat, van wanneer en waar het staat.
Verantwoordelijken
Wie een tool toestaat, staat er automatisch bij als verantwoordelijke met de rol Eigenaar, en als verantwoordelijke voor de herbeoordeling. Daarna voeg je toe wie er nog bij hoort.
Kies een persoon
Met Persoon toevoegen kies je een lid van je organisatie uit de lijst, of je kiest Iemand anders (geen lid) en typt een naam. Een lid krijgt, net als de beheerders, een mail als de herbeoordeling eraan komt; bij een losse naam kan dat niet.
Geef een rol
Elke persoon krijgt een rol: Eigenaar, IT, Privacy of Security. Past geen van de vier, kies dan Andere rol en vul de naam van de rol in.
Sla op
Geef elke persoon een naam en een rol; zonder minstens één verantwoordelijke kun je niet opslaan. De wijziging komt in de geschiedenis van de tool.
Haal je de laatste verantwoordelijke weg, dan staat de tool bij Nog aanvullen met de reden "Verantwoordelijke ontbreekt". Wie verantwoordelijk is voor de herbeoordeling kies je apart, bij Herbeoordeling.
Documenten
Per tool leg je vast welke stukken erbij horen. Met Document toevoegen kies je de soort, geeft het document een titel en legt de status vast; datum en link zijn optioneel. Een link begint met https://. Met Openen ga je later naar het document, met Wijzigen werk je status, datum of link bij.
| Soort document | Statussen |
|---|---|
| Verwerkersovereenkomst | Nog niet bekend, Aanwezig, Ontbreekt, Niet nodig |
| DPIA | Nog niet bekend, Uitgevoerd, Nodig, nog niet gedaan, Niet nodig |
| Interne beoordeling | Nog niet bekend, Uitgevoerd, Nog te doen, Niet nodig |
| Gebruiksafspraken of AI-beleid | Nog niet bekend, Aanwezig, Ontbreekt, Niet nodig |
| Contract met de leverancier | Nog niet bekend, Aanwezig, Ontbreekt, Niet nodig |
| Ander document | Nog niet bekend, Aanwezig, Ontbreekt, Niet nodig |
Verwerkersovereenkomst en DPIA zijn er één per tool; de DPIA dekt alle usecases. Zolang ze nog niet vastgelegd zijn, staan ze op het tabblad met "Nog niet vastgelegd" en de knop Vastleggen.
De verwerkersovereenkomst bij de leverancier
Naast jullie eigen registratie staat op het tabblad wat BeeSensible uit de catalogus weet: "Verwerkersovereenkomst bij de leverancier: Beschikbaar" of "Niet beschikbaar". Dat zegt of de leverancier er een aanbiedt, niet of jullie hem getekend hebben. Dat laatste leg je zelf vast bij de soort Verwerkersovereenkomst.
Nog open
Twee stukken bewaakt het register actief:
- Is de verwerkersovereenkomst nog niet geregeld, dan staat bij de tool onder Nog open: "De verwerkersovereenkomst is nog niet geregeld."
- Staat bij een usecase dat er persoonsgegevens worden verwerkt en is de DPIA nog niet geregeld, dan staat er: "Er worden persoonsgegevens verwerkt en de DPIA is nog niet geregeld." Dat signaal zie je ook op het tabblad Gemeten, als BeeSensible persoonsgegevens in de tool vindt.
Zulke tools vallen onder het filter Documenten open en tellen op Home mee als "met een document open". Zet je de status op Aanwezig, Uitgevoerd of Niet nodig, dan verdwijnt de melding.
De leverancier biedt een verwerkersovereenkomst, maar het register zegt dat hij nog open staat
Beide kloppen. "Beschikbaar" komt uit de catalogus en gaat over het aanbod van de leverancier. Nog open gaat over jullie registratie: leg bij de soort Verwerkersovereenkomst vast dat hij Aanwezig is, met de datum en een link.
Elke wijziging aan een document komt in de geschiedenis van de tool, en bij de herbeoordeling loop je de documenten als stap na.
