Veelgestelde vragen

De extensie controleert de tekst in de invoervelden van de apps waarin BeeSensible helpt. Standaard gaat die tekst naar de eigen servers van BeeSensible bij Europese aanbieders, waar hij in het werkgeheugen wordt gecontroleerd en direct daarna wordt gewist. BeeSensible bewaart alleen aantallen, namelijk welk soort gegeven er werd gevonden, in welke app en wat ermee gebeurde.

BeeSensible blokkeert het verzenden niet. Terwijl je typt, krijgen gevoelige gegevens een markering, en jij kiest of je een gegeven maskeert, verwijdert of laat staan. Heeft je organisatie Maskeren bij verzenden aangezet, dan wordt wat bij het verzenden nog gemarkeerd is vervangen door een placeholder zoals [NAAM1]. De laatste controle houdt het bericht dan hooguit een paar tellen vast, en is die controle niet op tijd klaar, dan gaat het bericht weg zoals het er staat. Meer hierover lees je in Beleid > Maskeren.

Dat bepaalt je organisatie. Standaard toont de melding het toegestane alternatief, en kun je verder met de knop "Houd ingedrukt om toch door te gaan". Kiest je organisatie voor Medewerker kan niet doorgaan, dan toont de melding alleen het alternatief en de knop Terug. Zie Meldingen bij AI-tools.

De detectie werkt met modellen en patronen, waardoor tekst die op een gevoelig gegeven lijkt ook een markering kan krijgen. Komt dezelfde onterechte markering vaak terug, dan kan de beheerder dat gegevenstype in het detectieprofiel op Standaard zetten of uitzetten.

Een beheerder kan niet zien wat iemand heeft getypt. Het dashboard toont aantallen per gegevenstype, app en actie, maar nooit de inhoud. Er is ook geen weergave per medewerker, en bij detecties, documenten en waarnemingen van AI-tools legt BeeSensible niet vast van welke gebruiker ze komen.

Gebruikscijfers verschijnen pas wanneer je organisatie vijf actieve gebruikers heeft, dat wil zeggen leden die zich in de extensie of de desktop-app hebben aangemeld. Welke AI-tools er gezien zijn en welke nieuw zijn, blijft wel altijd zichtbaar, zodat de Inbox vanaf de eerste waarneming werkt. Zie Organisatie-instellingen.

Je registreert alleen de tools die je toestaat. Een tool die je in de Inbox toestaat of beperkt toestaat, komt vanzelf in het AI-register. Daar vul je de usecases, de verantwoordelijken, de documenten en een datum voor herbeoordeling aan. Zie Het AI-register.

Zolang jullie niets besluiten, verandert er niets voor de tool. Hij staat op Nog geen besluit en blijft in de Inbox zolang hij wordt gebruikt, en medewerkers merken er standaard niets van. Beheerders krijgen elke ochtend één mail wanneer er nieuwe tools bij zijn gekomen. Zie Inbox: tools zonder besluit.

De risicoscore is geen juridisch oordeel. De score over zes dimensies en de indeling volgens de AI-verordening zijn een inschatting van BeeSensible en geen juridisch advies. Jullie beoordelen de tool en nemen het besluit zelf. Zie Catalogus en risico.

Onderbouwing is geen nalevingsverklaring. De pagina laat zien wat jullie met de bestaande metingen kunnen aantonen, en legt per wettelijke bepaling uit wat de wet vraagt, wat BeeSensible daaraan bijdraagt en wat erbuiten valt. Er staat nergens een nalevingsstatus, omdat de beoordeling bij de verwerkingsverantwoordelijke blijft. Zie Onderbouwing.

Vraag je collega eerst om in de map met ongewenste mail te kijken. Staat de mail daar niet, kies dan in de ledenlijst onder Organisatie bij dat lid Uitnodiging opnieuw versturen.

Klik in Chrome of Edge op het puzzelstukje in de werkbalk en zet BeeSensible vast. Het icoon staat daarna naast de adresbalk.

Documenten anonimiseren is een aparte module van je abonnement. Staat die module uit, dan ontbreekt Documenten in het dashboard, in de extensie en in de desktop-app. Wil je de module toevoegen, mail dan naar [email protected].

Naast pdf's kun je standaard ook Word, Excel, PowerPoint, OpenDocument, RTF, platte tekst, Markdown, CSV, scans en afbeeldingen anonimiseren, en elk bestand krijg je terug in hetzelfde formaat. Je beheerder kan de extra formaten uitzetten onder Beleid > Maskeren (Meer bestandsformaten bij documenten). De desktop-app werkt alleen met pdf. Zie Documenten anonimiseren.

Dat stel je in onder Beleid > Detectieprofielen. Per profiel kies je welke gegevenstypen worden gemarkeerd en op welk niveau (Standaard is geel, Kritiek is rood), en onder Applicaties en documenten waarvoor het profiel geldt. Op het tabblad Eigen termen voeg je termen toe die alleen voor je organisatie gevoelig zijn, zoals projectnamen, klantnamen en codes. Zie Detectieprofielen.

De aantallen achter de dashboards bewaart BeeSensible maximaal 24 maanden, en een dagelijkse opschoning verwijdert wat ouder is. Getypte tekst slaat BeeSensible nooit op. Het AI-register en de besluiten blijven bewaard zolang de organisatie bestaat.